 |
Не могут быть отнесены к понятию конфиденциальных и сведения по проблемам, включенным законодательно в понятие государственной тайны.
|
|
|
|
В то же время к составу сведений, которые могут быть объявлены конфиденциальными, можно отнести:
1) сведения о структуре производства, производственных мощностях, типе и размещении оборудования, запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции;
2) сведения о применяемых оригинальных методах управления предприятием;
3) сведения о подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства по производственным, научно-техническим коммерческим, организационным и иным вопросам;
4) сведения о планах расширения или свертывания производства;
5) сведения о целях, рассматриваемых вопросах, результатах, фактах проведения совещаний и заседаний органов управления предприятия;
6) сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами;
7) сведения о подготовке и результатах проведения переговоров с деловыми партнерами предприятия;
8) условия коммерческих контрактов, платежей и услуг;
9) систематизированные сведения о внутренних и зарубежных партнерах деловых отношений, а также о конкурентах, которые не содержатся в открытой печати, и др.
Прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, должностные лица должны под расписку ознакомиться с этим перечнем сведений и списком документов, пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации и быть предупреждены об ответственности за ее утечку. При этом могут налагаться ограничения на контакты с прессой и с другими лицами, не владеющими той или иной конфиденциальной информацией. С сотрудников может быть взята подписка с обязательством не разглашать сведения конфиденциального характера и в течение определенного времени после увольнения из организации.
|
|
|
Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная, учитывающая ее специфику делопроизводственная инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера.
СОВЕТ: прежде чем получить доступ к конфиденциальным сведениям и документам, работники должны пройти инструктаж о сохранении конфиденциальной информации, быть предупреждены об ответственности за ее утечку.
Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и контроль всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно. Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:
1) фиксацию самого факта поступления или издания документа;
2) отслеживание местонахождения документа;
3) обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
4) предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, черновиков, редакций и приложений.
Для решения этих задач целесообразно вести, помимо общего учета всех входящих, а также созданных (исходящих и внутренних) документов, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией. В них, как и в бухгалтерских реестрах, не разрешается делать какие-либо подчистки, а исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая очередная запись, подписью специально уполномоченного на это должностного лица.
При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:
1) все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии);
2) черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;
3) документы, послужившие основанием для составления данного документа.
|
|
|
Выдача документов сотрудникам должна осуществляться с распиской за получение и возврат документов в учетной форме.
При пересылке конфиденциальных документов по внутриофисной компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.
Экспедиционная обработка конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.
B процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо:
1) не пропустить конфиденциальные документы других организаций, присланные по ошибке;
2) убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
3) удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;
4) предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;
5) исключить возможность ознакомления сотрудников фирмы с не предназначенными им конфиденциальными документами.
На конвертах, естественно, не ставится гриф конфиденциальности, поэтому предварительное рассмотрение и регистрацию поступающей корреспонденции следует поручать сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации и имеющим допуск к работе с ней (как правило, эту функцию выполняет секретарь).
Регистрационный номер (индекс) поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении, как правило, дополнительно проставляется количество листов как самого документа, так и приложений к нему. Приложения к поступающим распорядительным документам часто учитывают самостоятельно под собственными индексами.
|
|
|
Если документ поступил от адресата с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в том случае, если документ не входит в собственный перечень конфиденциальных сведений. Любая организация обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших с ней контакт.
В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются задачи:
1) исключения возможности вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки адресату;
2) ограничения возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;
3) подтверждения факта отправки документа и его учет;
4) исключения ошибочной отправки документа, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.
Распространена практика, при которой конфиденциальные документы упаковываются в два конверта: на внутреннем указывают гриф конфиденциальности, фамилию лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, внутренний пакет опечатывается по склейкам; на внешнем может проставляться пометка «Лично».
Доставка (передача) конфиденциальных документов сотрудниками лично, как правило, не допускается; разрешение на это должно исходить от руководства организации под их ответственность в форме записи в регистрационной форме.
СОВЕТ: пакеты с конфиденциальными документами должны пересылаться ценными отправлениями.
Передача документов курьером также фиксируется в специальной разносной книге или расписке.
Конфиденциальные документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, должны просматриваться на общих основаниях с целью определения степени их конфиденциальности. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа рекомендуется шифровать.
|
|
|
Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при действительной производственной необходимости в их дополнительных экземплярах.
Предназначенные для размножения документов технические средства (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений. Размножение конфиденциальных документов не должно производиться одновременно с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что не имеет отношения к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, используемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается.
При возникновении в процессе размножения листов брака они помешаются в специальную папку.
Разрешение на размножение документов могут давать, по усмотрению руководителя предприятия, руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руководителем службы безопасности предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, должен находиться в множительном подразделении.
Документы, поступившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения издавших их предприятий.
Размножение документов производится в форме изготовления дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов.
Если размножается документ, изданный данным предприятием, то в процессе размножения номер экземпляра документа, с которого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится. Учетный номер, присвоенный документу, сохраняется на размноженных экземплярах.
Подводя итоги: в ведении предприятия находятся управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Поэтому работа с такой информацией требует определенного подхода, и секретарю просто необходимо знать эти процедуры, так как очень большой поток такой информации проходит именно через него.
|
|
|
