Подготовка личного дела к сдаче в архив

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в архив в соответствии с НД.

Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу подлежат полному оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела их него удаляют металлические крепления, в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку в 4 прокола или в переплет.

Если в деле постоянного хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают.

Если в деле временного хранения есть документы постоянного хранения, то папку переформировывают. Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе-заверителе оформляется заверительная надпись, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и оговариваются все особенности нумерации (пропуски или ошибки в нумерации).

Расчет трудового стажа

Трудовой стаж- это продолжительность трудовой или общественной деятельности, которая исчисляется в установленном порядке. Согласно трудовому кодексу РФ установление и исчисление трудового стажа необходимо для получения гарантий и компенсаций, предусмотренных Правительством РФ.
В трудовой стаж так же могут быть включены периоды, когда гражданин по объективным причинам, которые государство признало уважительными, не мог осуществлять трудовую деятельность.

Расчёт трудового стажа

На сегодняшний для получения трудовой пенсии достаточно 5 лет стажа.
В общий страховой/трудовой стаж включаются все периоды трудовой или иной деятельности, предусмотренные федеральным законом РФ, вне зависимости от перерывов в работе по трудовому договору, и втечение которых выплачивались страховые взносы в Пенсионный Фонд РФ.

В трудовой стаж так же включаются периоды:

• прохождения военной службы, службы в органах внутренних дел, органах и учреждениях уголовно- исполнительной системы, и их семей;
• получения социального пособия ввиду временной нетрудоспособности;
• ухода одного из родителей за своим ребёнком, до достижения им возраста 1,5 лет (но не более трёх лет в общей сложности);
• получения пособия по безработице;
• переезда по направлению гос.службы занятости в другую местность для трудоустройства;
• когда гражданин участвовал в общественных работах;
• пребывания в местах лишения свободы или ссылке;
• когда гражданин был необоснованно привлечён к уголовной ответственности;
• когда гражданин был репрессирован, но впоследствии реабилитирован;
• ухода трудоспособным лицом за инвалидом I группы, ребёнком- инвалидом, а также период гражданином, достигшим 80 лет.

Периоды деятельности, которые включаются в страховой стаж Подтверждающие документы Периоды работы на индивидуальных предпринимателей до возникновения у ИП права на ведение трудовых книжек Трудовой договор Периоды работы у отдельных граждан по договорам (домашние работницы, няни, секретари, машинистки и др.) за время до заключения трудовых договоров Периоды деятельности индивидуального предпринимателя, индивидуальной трудовой деятельности, трудовой деятельности на условиях индивидуальной или групповой аренды А) За период до 1 января 1991 года - документ финансовых органов или справки архивных учреждений об уплате платежей на социальное страхование;
Б) За период с 1 января 1991 года по 31 декабря 2000 года, а также за период после 1 января 2003 года - документ территориального органа Фонда социального страхования Российской Федерации об уплате платежей на социальное страхование Периоды деятельности в качестве члена крестьянского (фермерского) хозяйства Периоды деятельности в качестве члена родовой, семейной общины малочисленных народов Севера Периоды работы члена колхоза, члена производственного кооператива, принимающего личное трудовое участие в его деятельности А) Периоды деятельности в качестве священнослужителя Периоды привлечения к оплачиваемому труду лица, осужденного к лишению свободы, в течение которых им выполнялся установленный график работы Периоды иной деятельности Документы о периоде этой деятельности