 |
Чем отличается Microsoft Excel от Microsoft Access?
|
|
|
|
Два продукта Microsoft Office – Access и Excel – часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.
Понятие о Microsoft Excel и Microsoft Access
Microsoft Excel – программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.
Microsoft Access – реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.
Сравнение Microsoft Excel и Microsoft Access
Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel – в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access – с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.
Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access – реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.
Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений – Access.
|
|
|
Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.
Отличие Microsoft Excel от Microsoft Access
1. Excel работает с таблицами данных, Access – с табличными базами данных.
2. В Access выполняют более сложные запросы.
3. Excel – нереляционная совокупность данных, Access – реляционная.
4. Уникальный идентификатор Excel зависит от названий столбцов и строк, в Access идентификационный ключ автономен.
5. Access предназначена для работы с большими массивами данных.
6. Excel работает преимущественно с числовыми данными.
7. В Access доступна многопользовательская работа.
Объекты Microsoft Access
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным. Данный объект в базе данных является основным.
|
|
|
2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.
6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
|
|
|
7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).
Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 2.
Рис. 2 Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access
Поля и записи БД
В базе данных все представлено в виде таблиц, слудовательно поле - это столбец, а запись – строка. Поле — это простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений параметра реального объекта или процесса. Поле может характеризоваться следующими параметрами: имя, формат данных, тип оформления.
Запись базы данных - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.
|
|
|
