 |
Тема 5. Информационные технологии
|
|
|
|
5.1. Понятие информационной технологии
Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.
Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта (рис. 1).
Рис. 1. Информационная технология как аналог технологии переработки материальных ресурсов
Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.
Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Цель технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.
Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
|
|
|
Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо и для технологии переработки информации.
Пример 1. Для выполнения контрольной работы по математике каждый студент применяет свою технологию переработки первоначальной информации (исходных данных задач). Информационный продукт (результаты решения задач) будет зависеть от технологии решения, которую выберет студент. Обычно используется ручная информационная технология. Если же воспользоваться компьютерной информационное технологией, способной решать подобные задачи, то информационный продукт будет иметь уже иное качество.
Для сравнения в табл. 1 приведены основные компоненты обоих видов технологий.
Таблица 1. Сопоставление основных компонентов технологий
| Компоненты технологий для производства продуктов | |
| материальных | информационных |
| Подготовка сырья и материалов | Сбор данных или первичной информации |
| Производство материального продукта | Обработка данных и получение результатов информации |
| Сбыт производственных продуктов потребления | Передача результатов информации пользователю для принятия на ее основе решений |
5.2. Новая информационная технология
Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: "новая", "компьютерная" или "современная".
|
|
|
Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. В табл. 2 приведены основные характерные черты новой информационной технологии.
Таблица 2. Основные характеристики новой
информационной технологии
| Методология | Основной признак | Результат |
| Принципиально новые средства обработки информации | Встраивание в технологию управления | Новая технология коммуникаций |
| Целостные технологические системы | Интеграция функций специалистов и менеджеров | Новая технология обработки информации |
| Целенаправленные создание, передача, хранение и отображение информации | Учет закономерностей социальной среды | Новая технология принятия управленческих решений |
Новая информационная технология - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.
Прилагательное "компьютерная" подчеркивает, что основным техническим средством ее реализации является компьютер.
Три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:
· интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;
· интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;
· гибкость процесса изменения как данных, так и постановок задач.
По-видимому, более точным следует считать все же термин новая, а не компьютерная информационная технология, поскольку он отражает в ее структуре не только технологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на других технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию.
|
|
|
5.3. Инструментарий информационной технологии
Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.
По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.
Инструментарий информационной технологии - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.
В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д.
Как соотносятся информационная технология и информационная система
Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой. На первый взгляд может показаться, что введенные в учебнике определения информационной технологии и системы очень похожи между собой. Однако это не так.
Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.
|
|
|
Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и передачи информации. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.
Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.
Пример 2. Информационная технология работы в среде текстового процессора Word 6.0, который не является информационной системой. Информационная технология мультимедиа, где с помощью телекоммуникационной связи осуществляются передача и обработка на компьютере изображения и звука.
Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. В умелом сочетании двух информационных технологий - управленческой и компьютерной - залог успешной работы информационной системы.
Ниже представлены более узкие, нежели введенные ранее, определения информационной системы и технологии, реализованных средствами компьютерной техники.
Информационная технология – совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по переработке информации на компьютере.
Информационная система – человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.
5.4. Составляющие информационной технологии
Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как норма, норматив, технологический процесс, технологическая операция и т.п., могут применяться и в информационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любой технологии, в том числе и в информационной, всегда следует начинать с определения цели. Затем следует попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий.
|
|
|
На рис. 2 технологический процесс переработки информации представлен в виде иерархической структуры по уровням:
Рис. 2. Представление информационной технологии в виде иерархической структуры, состоящей из этапов, действий, операций
· 1-й уровень – этапы, где реализуются сравнительно длительные технологические процессы, состоящие из операций и действий последующих уровней.
Пример 3. Как следует понимать этап информационной технологии. Технология создания шаблона формы документа и среде текстового процессора Word 6.0 состоит из следующих этапов:
этап 1 - создание постоянной части формы в виде текстов и таблиц;
этап 2 - создание постоянной части формы в виде кадра, куда затем помещается рисунок;
этап 3 - создание переменной части формы;
этап 4 - защита и сохранение формы.
· 2-й уровень – операции, в результате выполнения которых будет создан конкретный объект в выбранной на 1-м уровне программной среде.
Пример.4. Как следует понимать операцию информационной технологии. Рассмотрим этап 2 (см. пример 4) технологии создания постоянной части формы документа в виде кадра в среде текстового процессора Word 6.0, который состоит из следующих операций:
операция I - создание кадра;
операция 2 - настройка кадра;
операция 3 - внедрение в кадр рисунка.
· 3-й уровень – действия - совокупность стандартных для каждой программной среды приемов работы, приводящих к выполнению поставленной в соответствующей операции цели. Каждое действие изменяет содержание экрана.
Пример 5. Как следует понимать действие информационной технологии. Рассмотрим операцию 3 (см. пример 4) - внедрение в кадр рисунка в среде текстового процессора Word 6.0, которая состоит из следующих действий:
действие 1 - установка курсора в кадре;
действие 2 - выполнение команды ВСТАВКА, Рисунок;
действие 3 - установка значений параметров в диалоговом окне.
· 4-й уровень - элементарные операции по управлению мышью и клавиатурой.
Пример 6. Как следует понимать элементарную операцию информационной технологии. Ею может быть: ввод команды, нажатие правой кнопки мыши, выбор пункта меню и т.п.
Необходимо понимать, что освоение информационной технологии и дальнейшее её использование должны свестись к тому, что вы должны сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элементарных операций в разных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию).
Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:
· обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;
· включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;
· иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.
ТЕМА 6. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
6.1. Компьютерные технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений в автоматизированных системах управления
Говоря о проблемах управления в научной среде, обычно вводят терминологию «Лицо, принимающее решения, или ЛПР» и рассматривают информационную систему как инструмент интеллектуальной поддержки управленческих решений ЛПР, которые должны опираться на объективную оценку объекта управления. Предметной областью интеллектуальной информационной технологии является процедура анализа, прогноза, принятия решений - наиболее сложная, интеллектуальная процедура выполняется человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями, альтернативных решений.
Говоря об автоматизированной системе управления (АСУ), имеют в виду компьютерную систему предприятия, в которой заложены определенные правила его работы. В основе интеллектуальной поддержки хозяйственной деятельности предприятия лежат методы анализа хозяйственной деятельности, бюджетирования, планирования, контроля, которые позволяют строить процессы деятельности с опорой на автоматизированные знания, то есть на заложенные в компьютерную систему причинно-следственные связи, а не просто на выборку информации из базы учетных данных.
Интеллектуальную поддержку предоставляют компьютерные программы, заключающие внутри себя механизмы логического вывода или дающие рекомендацию к практическим действиям на основе заложенного в них опыта экспертов, и правильная организация труда менеджера сегодня обязательно связана с применением таких систем. Она часто бывает реализована внутри автоматизированных систем управления и всегда - внутри систем поддержки принятия решений и экспертных систем.
Автоматизация управления необходима в тех случаях, когда физиологических и психологических возможностей персонала недостаточно для управления данным процессом, система управления находится в среде, опасной для жизни и здоровья человека, участие человека в управлении процессом требует от него слишком специализированной квалификации.
Автоматизированная система управления (АСУ) – комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для реализации функций управления процессами предприятия. Традиционный подход к построению автоматизированной системы управления заключается в применении целевых функций математического анализа к системе управляемого объекта и управляющих устройств, в которых часть функций управления выполняет человек. Цель применения АСУ - анализ данных предметной области на основе заложенных внутри АСУ знаний (семантики информации).
Если автоматизированное управление применяется для организации производства, тогда в нем реализуются принципы MIS (Management Information System, управляющих информационных систем), MES (Manufacturing Execution System, производственных исполнительных систем) и LIMS (Laboratory Information Management System, систем управления лабораторными потоками работ). Для реализации управления технологическим процессом применяются системы и принципы SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition, диспетчерского управления и сбора данных). Для управления ресурсами предприятия методологии – MRP, MRP2, ERP.
6.2. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров
При решении различных аналитических задач в управленческой практике часто приходится обрабатывать информацию в табличной форме с помощью офисного табличного процессора Microsoft Excel. Он позиционируется как программа для анализа данных и обладает современными аналитическими возможностями, расширяя возможности бизнеса современным математическим аппаратом, деловые процедуры мировыми международными правилами, единое информационное поле организации мировым экономическим и образовательным опытом. Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы. Диапазон возможных применений табличных процессоров весьма широк: от учета ресурсов до сложного операционного и финансово-экономического планирования, анализа и прогнозирования.
Справочная система описывает функции современного табличного процессора MS Excel 2007. К ним относится настройка, специальные возможности использования сочетаний клавиш, преобразование файлов и решение вопросов совместимости, управление книгой, ввод и изменение данных, выделения и переходы, копирование и перемещение данных, форматирование данных и чисел, управление листами, использование структурированных ссылок, создание и удаление таблиц (в прошлых версиях Excel - списков), преобразование таблиц в диапазоны данных, создание итогов в таблице, создание, изменение и удаление вычисляемого столбца в таблице, добавление и удаление строк и столбцов, включение и отключение заголовков, печать таблицы, экспорт данных в SharePoint, проверка орфографии, работа с формулами и именами, использование функций, фильтрация, сортировка и условное форматирование данных, суммирование, объединение и структурирование данных, проверка данных, импорт данных, создание сводных таблиц и сводных диаграмм, анализ и прогнозирование, работа с XML, использование диаграмм, управление безопасностью и конфиденциальностью, использование макросов, использование Веб-гиперссылок, программирование объектов, использование другого языка, использование надстроек, работа с графическими объектами, публикация с помощью служб Excel на сервере SharePoint Server, функции совместной работы.
Табличный процессор Excel позиционируется как программа для анализа данных, поэтому функции анализа данных и прогнозирования необходимо рассмотреть более подробно.
Встроенные средства анализа позволяют получить несколько значений результата, обусловленные изменением отдельных исходных данных. Это формулы, переменные и массивы в формулах, ссылки на ячейки, именованные объекты, функции и операторы, таблицы данных. Таблицы данных предоставляют способ создания сценариев «что-если» для анализа быстрого расчета нескольких вариантов в рамках одной операции и способ просмотра и сравнения результатов различных вариантов расчета на одном листе.
При проведении сложного статистического или инженерного анализа можно упростить процесс и сэкономить время, используя надстройку «Пакет анализа». Для анализа данных с помощью этого пакета следует указать входные данные и выбрать параметры; расчет будет выполнен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон. Надстройка «Пакет анализа» позволяет провести дисперсионный анализ, рассчитать корреляцию, ковариацию, описательную статистику, провести экспоненциальное сглаживание, F-тест для выявления равенства или различия дисперсий, анализ Фурье, рассчитать скользящее среднее, сгенерировать случайные числа, создать выборку из генеральной совокупности, проранжировать набор данных, провести регрессию, проверить равенство средних значений генеральной совокупности по выборке (T-тест) и проверить гипотезы о неразличии между средними двух генеральных совокупностей (Z-тест).
Если известен результат, который требуется вычислить при помощи формулы, но неизвестны значения, которые необходимо ввести для получения этого результата, можно воспользоваться средством «Подбор параметра». С его помощью можно, например, изменять процентную ставку в ячейке до тех пор, пока размер платежа в результатной ячейке не станет нужным.
Некоторые инструменты позволяют представить результаты анализа в графическом виде.
6.3. Информационная технология обработки данных
Характеристика и назначение
Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (см. рис. 3.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.
На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:
· обработка данных об операциях, производимых фирмой;
· создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
· получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.
Пример 7. Примеры рутинных операций:
· операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдастся заказ поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки;
· операция продажи товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции.
Пример контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.
Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.
Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:
· выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
· решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
· выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
· выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
· использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
· акцент на хронологию событий;
· требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.
Основные компоненты
Представим основные компоненты информационной технологии обработки данных (рис. 3) и приведем их характеристики.
Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.
Рис. 3. Основные компоненты информационной технологии обработки данных
Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:
· классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.
· сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
· вычисления, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
· укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.
Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.
Создание отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы или в связи с проведенной фирмой операцией так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.
6.4. Информационная технология управления
Характеристика и назначение
Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.
ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
· оценка планируемого состояния объекта управления;
· оценка отклонений от планируемого состояния;
· выявление причин отклонений;
· анализ возможных решений и действий.
Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.
Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.
И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.
Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.
Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:
· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.
Основные компоненты
Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 4.
Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.
Рис. 4. Основные компоненты информационной технологии управления
Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
6.5. Автоматизация офиса
Характеристика и назначение
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
Автоматизация офиса (рис. 5) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Рис. 5. Основные компоненты автоматизации офиса
Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса; текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.
Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.
Основные компоненты
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Пример 8. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.
Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследов
|
|
|
