 |
Процедуры инициирования проектов
|
|
|
|
3.1.1. Инициирование проектов как средство решения стратегических задач.
Входом процесса инициирования проектов являются утвержденные Стратегией стратегические цели и задачи Компании. ССП производит их анализ, декомпозицию и формирование технических заданий на Программы проектов и отдельные проекты, для которых ССП выступает Заказчиком, либо согласовывает с соответствующими службами их роль в проекте в качестве Заказчика стратегических проектов.
3.1.2. Инициирование проектов как средство реагирования на изменения внешней среды или внутренних процессов Компании.
Ситуации, при которых может возникнуть необходимость в инициировании проектов такого рода:
Угроза/риск со стороны внешней среды, для ответа на который требуются определенные изменения в деятельности Компании.
Недостатки в работе Компании, для устранения которых требуются определенные изменения в ее деятельности.
Возможности во внешней среде, для использования которых требуются определенные изменения в деятельности Компании.
Возможности улучшений в работе Компании, для использования которых требуются определенные изменения в ее работе.
Любой сотрудник Компании, обнаруживший описанную выше ситуацию, может (а в случае, если это входит в его обязанности – должен) сформулировать описание ситуации и, если возможно, предложения по ее разрешению в письменном виде в свободной форме. Эти предложения он направляет по порядку подчиненности потенциальному заинтересованному в изменениях лицу через своего руководителя. Заинтересованное в изменениях лицо выступает потенциальным Заказчиком проекта.
В случае если таких лиц несколько, и нет определенности в том, кому из них быть Заказчиком, то потенциальный Заказчик проекта назначается вышестоящим руководителем.
|
|
|
3.1.3. В том случае, если сотрудник, сформулировавший проблему, обладает необходимыми полномочиями и заинтересован в разрешении проблемной ситуации, он может сам стать потенциальным Заказчиком проекта.
3.1.4. После получения предложений потенциальный Заказчик принимает решение о дальнейшей разработке идеи о предполагаемых изменениях.
3.1.5. В случае принятия потенциальным Заказчиком решения о необходимости дальнейшей разработки идеи о предполагаемых изменениях, ему необходимо идентифицировать, являются ли работы, направленные на эти изменения, проектом, либо они могут быть выполнены в рамках операционной деятельности Компании.
3.1.6. Идентификация предполагаемых работ, направленных на изменения, в качестве проекта - это процедура определения соответствия характеристик выполняемых или планируемых работ критериям и требованиям, описанным в пункте B).
Для идентификации работ как проекта необходимо выполнить следующие действия:
A) Сбор предварительной информации о предполагаемом проекте.
· Источники возникновения (инициализации) – в результате каких действий, фактов, условий, изменений возникла необходимость в данных работах, какие проблемы решатся в деятельности компании, какие изменения в ней произойдут после достижения установленных целей работ.
· Цели – необходимо определить все предполагаемые результаты выполнения работ – как основные, так и побочные. При оценке целей необходимо описать их значимость для Компании, степень их приоритетности, какими качественными характеристиками должны обладать результаты выполнения работ.
· Требуемые ресурсы – необходимо оценить все необходимые для выполнения работ ресурсы – человеческие, материальные, финансовые. Также нужно учесть, какие функциональные подразделения должны быть задействованы при выполнении работ.
|
|
|
· Длительность – при описании работ необходимо в первом приближении спрогнозировать длительность всего комплекса работ
B) Оценка данных
На основании собранных данных необходимо провести оценку предполагаемых работ на предмет соответствия этих работ основным критериям Проекта.
Работы идентифицируются как проект, если удовлетворяют в комплексе следующим условиям:
1. Для выполнения работ необходимо создание отдельной организационной структуры со своим механизмом управления.
2. Выявлена четкая целенаправленность работ, после достижения поставленных целей работы прекращаются.
3. В результате работ будут произведены изменения в деятельности Компании и/или во внешней среде.
4. Выполнение работ связано с необходимостью выделения определённых дополнительных ресурсов.
5. Комплекс работ ограничен во времени определенными сроками, не выполнение которых может негативно сказаться на результатах выполняемых работ.
6. Данные работы невозможно выполнить в рамках операционной деятельности Компании.
C) Результаты идентификации проекта
По результатам проведенных оценок потенциальный Заказчик проекта принимается решение об идентификации комплекса работ как проекта. В Проектный офис на согласование направляется Обоснование открытия Проекта по установленной в Приложении 1 форме, где излагаются причины, по которым данные работы идентифицируются как проект с указанием результатов проведенной идентификации.
3.1.7. Проектный офис согласовывает Обоснование открытия Проекта, заносит информацию о предполагаемом Проекте в Реестр проектов Компании с указанием Заказчика, рекомендует необходимость проведения предпроектных исследований.
3.1.8. После идентификации работ как проекта, Заказчик проекта, в случае, если это необходимо, инициирует проведение предпроектных исследований (ППИ) как это описано в п.3.2.
3.1.9. В случае необходимости в финансовом обосновании проекта и отсутствии необходимости в предпроектных исследованиях, Заказчик подготавливает технико-экономическое обоснование (ТЭО) Проекта. ТЭО подготавливается в упрощенной форме сметы, согласно п.3.4.3. В нем приводятся известные на момент инициализации Проекта данные о предполагаемых затратах и сроках работ. В случае, если эти данные неизвестны, Заказчиком Проекта проводятся дополнительные работы по получению экспертных оценок затрат и длительности предполагаемых работ.
|
|
|
3.1.10. После проведения ППИ или без них, на основании упрощенной формы ТЭО, либо утвержденного/согласованного Заказчиком в ходе ППИ ТЭО и отчета о ППИ, Заказчик формирует Техническое задание на Проект и Приказ ГД об открытии Проекта, согласует их со всеми заинтересованными подразделениями, и направляет на утверждение Генеральному директору. В случае если Отчет о ППИ и ТЭО не утверждается Генеральным директором - Заказчик направляет их на доработку аналогично п. 3.2.10. либо Проект прекращается.
3.1.11. В техническом задании на Проект должна содержаться следующая информация (см. Приложение 2):
· Основание для открытия Проекта.
· Наименование Проекта.
· Заказчик Проекта.
· Руководитель Проекта.
· Координатор Проекта.
· Описание целей Проекта.
· Описание Продукта проекта, получаемого в результате реализации – состав, основные количественные и качественные характеристики Продукта.
· Требования к основным показателям Проекта, вес показателей Проекта для оценки его эффективности (см. п.6.2).
· Прочие требования к Проекту.
· Состав команды Проекта.
· Основные этапы и сроки Проекта.
· Задачи этапа планирования Проекта.
· Состав и требования к документации по Проекту.
· Состав и требования к Бизнес-плану Проекта и другой документации на этапе планирования.
· Другая информация, необходимая для выполнения Проекта.
3.1.12. Приказ ГД об открытии Проекта должен содержать следующую информацию:
· Наименование Проекта.
· Указание об утверждении Эскизного ТЭО либо результатов ППИ и ТЭО и закрытии этапа ППИ.
· Указание об открытии этапа планирования Проекта.
· Заказчик Проекта.
· Руководитель Проекта.
· Описание целей Проекта.
|
|
|
· Состав команды Проекта.
· Срок подготовки КРП и бюджета этапа планирования и (при необходимости) всего этапа и ответственные лица.
· Утверждение прилагаемой проектной документации либо сроки ее подготовки и ответственные за это.
· Указание об открытии финансирования проекта в случае наличия бюджета проекта.
· Лицо, контролирующее исполнение приказа.
3.1.13. К Приказу об открытии Проекта, в случае необходимости, прилагается дополнительная документация.
3.1.14. Руководитель Проекта назначается приказом ГД об открытии Проекта исходя из предварительно согласованного Заказчиком представления с ним и его непосредственным руководителем.
3.1.15. Зачисление сотрудников в команду Проекта обязательно согласуется Руководителем Проекта с руководителями подразделений, в которых работают данные сотрудники, с обоснованием загрузки сотрудника по Проекту. Порядок действий по формированию Команды Проекта описан в п.п. 7 и 8.2
3.1.16. В том случае, если необходимо начать выполнение работ этапов реализации сразу после утверждения Приказа об открытии проекта, не дожидаясь окончания этапа планирования, Приказ на открытие Проекта и ТЗ на Проект должны содержать указания об открытии этих этапов и требования к ним. Этап планирования, при этом, ведется параллельно с этими необходимыми этапами реализации. Однако такой подход к ведению проекта не является типичным и требует обоснования.
|
|
|
