 |
Тема: «Обработка информации средствами Microsoft Access. Назначение и интерфейс»
|
|
|
|
Лекция 7
Тема: «Обработка информации средствами Microsoft Access. Назначение и интерфейс»
Лекция 8
Тема: «Работа с базой данных. Создание запросов. Составление отчетов средствами Microsoft Access»
Цель занятия: формирование навыков обработки информации средствами Microsoft Access и приобретение навыков работы с СУБД Access.
Задачи занятия:
- изучение основных понятий Microsoft Access;
- определение свойств полей БД;
- изучение основ заполнения и редактирования БД;
- изучение создания базовых таблиц;
- изучение создания межтабличных связей;
- изучение создание запросов;
- изучение создания составной формы, состоящей из основной и подчиненной форм;
- изучение создания отчетов.
Ход лекции
Рассмотрим один из способов запуска СУБД Microsoft Access. Нажав кнопку Пуск, получаем доступ к главному меню, которое тут же раскроется, а через это меню выполняем команду Программы и выбираем необходимую программу - Microsoft Access. Программа будет загружена, на панели задач появится новая кнопка, на экране будет открыто окно Microsoft Access.
1. Основные понятия Microsoft Access
База данных (БД) – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче.
Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.
СУБД (Система Управления Базами Данных) – программное обеспечение для работы с базами данных. Большинство современных СУБД предназначены для работы с реляционными базами данных.
Данные – это все, что вы хотите сохранить и к чему намерены обращаться неоднократно. В Microsoft Access данными могут быть тексты, числа, даты и картинки. Если, например, вы продаете книги, то можете хранить их названия, изображения обложек, координаты авторов, количество пачек на складе, цены на них, даты продаж.
|
|
|
Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.
Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство объекта. Каждое поля имеет имя. Внутри имени поля нельзя использовать пробелы. Для связки между словами можно ставить знак подчеркивания.
Первичный (главный) ключ БД – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.
Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: " да" – " нет" или " истина" – " ложь".
Таблица базы данных – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или категории объектов.
2. Свойства полей БД:
§ имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой;
§ тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
§ размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
§ формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
§ маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
§ подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство имя поля );
§ значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически;
|
|
|
§ условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой, денежный или тип даты);
§ сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;
§ обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
§ пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым);
§ индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется.
3. Заполнение и редактирование БД
После запуска СУБД Microsoft Access, появится окно, в котором необходимо отметить соответствующее действие: создать новую или открыть старую базу данных.
Для начала работы с уже созданной базой данных требуется открыть файл, где она хранится. Все таблицы, входящие в состав БД, хранятся в одном файле. Для ввода и редактирования записей БД в СУБД есть два режима: таблица и форма.
Режим таблицы позволяет просматривать и редактировать данные, организованные в виде строк и столбцов. Каждый столбец таблицы соответствует одному полю, а каждая строка – одной записи. В режиме таблицы на экран выводится сразу несколько записей БД. Его удобнее использовать для просмотра и удаления записей, а также для ввода информации в таблицы, состоящие из небольшого количества полей.
Режим формы удобно использовать для ввода данных в таблицы с большим числом полей. В этом режиме в большинстве СУБД поля таблицы можно расположить в любом месте экрана, для чего существует специальный Конструктор форм. В более простых СУБД существует одна стандартная форма, в которой каждое поле занимает одну или несколько строк. В этом режиме на экран обычно выводится только одна запись таблицы базы данных.
|
|
|
