Рекомендации по организации аналитического этап PR-кампании

На аналитическом этапе PR-кампании происходит сбор, обработка, анализ всей информации, необходимой для проведения задуманной акции. Структура аналитической части PR-кампании содержит подробный перечень негативных и позитивных факторов, действующих в рамках ситуации (что работает в пользу данной PR-кампании, а что противодействует ее реализации).

Первый этап начинается с оценки ситуации и определения оснований для проведения PR-акции, а именно оценки проблем и возможностей ансамбля «Садко». К примеру, перед ним может стоять проблема несоответствия существующего имиджа дальнейшим творческим планам или может возникнуть кризисная ситуация, негативно влияющая на отношения со зрительской аудиторией. При этом среди возможностей, которые открываются перед «Садко», можно назвать увеличение финансового, кадрового, потенциала, выход на новых зрителей, создание нового репертуара, поиск новых спонсоров.

После того как определены и сформулированы проблемы и возможности рекомендуется определиться с целью и задачами использования PR-кампании. Собственно говоря, определение цели представляет собой перевернутую формулировку проблем и возможностей.

К примеру, если проблема ансамбля «Садко» формулируется как отсутствие у массовой зрительской аудитории представления о его новом репертуаре, то и основную цель PR-кампании можно сформулировать следующим образом: «Сформировать у массовой зрительской аудитории представление о новом репертуаре ансамбля «Садко»».

Цели можно классифицировать следующим образом: простейшая цель – установка начальных отношений общения со зрительской аудиторией; промежуточная цель – укрепление доверия к имиджу ансамбля «Садко»; главная цель – изменение поведения и побуждение целевой аудитории.

На аналитическом этапе происходит исследование элементов процесса коммуникации, для этого рекомендуется использовать первые лица – директора музыкальной школы на базе которой существует ансамбль, художественного руководителя.

Далее рекомендуется серьезно подойти к процессу исследования сообщений которые в ходе кампании «Садко» адресует целевым аудиториям. При анализе сообщений выявляются их жанровые особенности, сила и действенность используемых выразительных средств, соответствие лексики культурно-образовательному уровню целевых зрительских аудиторий и в целом – сильные и слабые стороны, усиливающие или ослабляющие воздействие. Исследование каналов заключается в выборе средств, с помощью которых сообщения доставляются до целевых аудиторий.

Анализ целевых аудиторий предполагает определение групп, которые являются получателями PR-сообщений, поскольку именно на формирование или изменение сознания и поведения этих аудиторий, собственно, и направлена PR-кампания.

Исследование целевых аудиторий является одним из наиболее важных компонентов аналитического этапа процесса разработки и реализации PR-кампании, поскольку неточная, неполная или неправильная информация о зрителях не позволит достичь ожидаемого эффекта запланированных PR-действий.

В процессе реализации PR-кампании важное значение приобретает способ доставки PR-обращения: любой канал распространения информации при всех достоинствах всегда имеет свои технические лимиты и ограничения. В качестве возможных каналов рекомендуется использовать средства массовой информации, визуальные средства (например, наружная реклама), Интернет, специальные мероприятия (участие в презентациях, праздничные акции), распространение информации через предмет (например, календари и сувениры с фотографиями ансамбля «Садко»). Необходимо использовать и такое средство как личный канал (например, телефонные переговоры, личные встречи).

Средства массовой информации в настоящее время – это самый массовый канал, охватывающий громадную аудиторию. Поэтому большинство учреждений культуры стремятся сотрудничать со СМИ. Масс-медиа со своей стороны тоже проявляют интерес к культуре.

Художественному руководителю ансамбля «Садко» обязательно нужно сообщить о себе широкой общественности, для этого рекомендуется предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.; отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги; следить за сообщениями печати, радио и телевидения об ансамбле «Садко» и оценивать результаты; принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, делая заявления или выступая с соответствующими опровержениями.

Для этого рекомендуется использовать наиболее распространенные формы подачи информации в СМИ, такие как пресс-релиз – сообщение, содержащее важную новость, например, о премьере. Он готовится в таком виде, чтобы его можно было целиком или фрагментарно опубликовать, рассылается за некоторое время до события. Пресс-пакет – подборка ряда материалов с приложениями и фотографиями. Пресс-пакеты готовятся по поводу очень крупных событий (победа на международном конкурсе детского эстрадного творчества, круглая юбилейная дата и т. п.).

Работа со СМИ дает результаты только в том случае, если она ведется последовательно и объемно, и чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем он эффективнее.

Также рекомендуется использовать и другие способы распространения информации, такие как: личный канал – устное слово нередко считают наиболее универсальным средством PR; визуальный канал – все, что человек воспринимает глазами: плакаты, афиши с информацией о предстоящих выступлениях или гастролях; Интернет.

3.1. Рекомендации по организации планирования PR-кампании

После того как определены цели PR-кампании и целевые аудитории, выбраны источники коммуникации и каналы, можно переходить к этапу планирования, на котором:

- формируется объединенная программа, при надлежащем исполнении которой общие усилия приводят к достижению конкретных целей;

- обеспечивается содействие менеджмента и всех подразделений учреждения культуры, от которых зависит успех PR-кампании;

-создается возможность для активной деятельности.

Планирование позволяет увидеть ситуацию в целом, оптимизировать ресурсы и бюджеты. На этом этапе закладываются критерии для оценки эффективности PR-кампании. Поэтому необходимо максимально точно определить качественные и количественные цели для каждого мероприятия и действия, включенного в план.

Можно использовать различные виды планов PR-кампании: стратегический; оперативный; ситуативный; текущий план-график.

Стратегический, или долгосрочный, план предусматривает мероприятия на длительную перспективу (несколько лет) и содержит перечень целей воздействия на зрителей. Такой целью может быть, например, постоянное поддержание в общественном мнении представления о готовности ансамбля «Садко» к постоянному, неуклонному обновлению своего творческого репертуара. Кроме того, стратегический план намечает средства эффективного достижения поставленных целей (участие в долгосрочных благотворительных программах, ежегодные гастроли творческого коллектива по стране и за рубежом и пр.).

Если PR-кампания ансамбля «Садко» направлена на несколько групп зрительской аудитории, то имеет смысл составить план для каждой из них.

К основным видам затрат на PR-кампанию относят: затраты на предварительный анализ и исследование; организацию событий; рекламную поддержку. Так как детский ансамбль не крупный коммерческий проект и у него нет постоянного финансирования, то на этом этапе художественному руководителю ансамбля «Садко» рекомендуется заняться поиском меценатов и спонсоров и их привлечением к финансированию ансамбля.

C момента одобрения общего плана PR-кампании появляется возможность приступить к следующим ее этапам: реализации – практическому воплощению разработок, сделанных на первых двух этапах; оценке эффективности – анализу соответствия достигнутых результатов тем задачам, которые были определены на этапе планирования PR-кампании.