Порядок организации и учета денежных средств в кассе

 

В целях усовершенствования организации наличных расчетов Правлением НБУ утверждено Положение «О ведении кассовых операцийв национальной валюте в Украине», требования которого относительно осуществления субъек­тами хозяйствования операций с наличностью приведены в соответствие с требованиями действующего законодательства Украины, в том числе Гражданского и Хозяйственного кодексов. Требования этого положения распространяются на: юридических лиц независимо от организаци­онно-правовой формы и формы собственности и их обособ­ленные подразделения; представительства иностранных организаций и фирм, осуществляющих предпринима­тельскую деятельность; зарегистрированных в установленном порядке физи­ческих лиц, являющихся субъектами предприниматель­ской деятельности без создания юридического лица, которые осуществляют опера­ции с наличностью в национальной валюте.

Вся наличность, поступающая в кассу предприятия, должна своевременно и в полной сумме оприходоваться. Оприходованием наличности в кассе предприятия является осуществление предприятием учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений с оформлением этой операции в установленном порядке приходным кассовым ордером и отражением в кассовой книге в день получения предприятием наличных средств.

Наличная выручка предприятий может использоваться ими для обеспечения по­требностей, возникающих в процессе их функциониро­вания, а также для проведения расчетов с бюджетами и государственными целевыми фондами по налогам и сбо­рам (обязательным платежам). Предприятия, имеющие налоговый долг, осуществляют выплаты, связанные с оплатой труда (кроме выплат в связи с экстренными (не­отложными) обстоятельствами), исключительно за счет средств, полученных из учреждений банков.

Предприятия, имеющие текущие счета в учреждениях банков, получают наличность с этих счетов по денежному чеку (с четкой формулировкой сути операций, которые будут осуществляться) в пределах имеющихся средств и расходуют ее исключительно на цели, определенные в денежном чеке и не противореча­щие действующему законодательству Украины. Для своевременного получения в учреждении банка необходимой суммы наличности предприятия в установленные банком сроки должны преду­предить (письменно или устно) учреждение банка о необ­ходимой сумме средств в банкнотах и разменной монете.

Кассовые операции оформляются кассо­выми ордерами, расходными ведомостями, рас­четными документами, документами по операциям с применением платежных карточек и т.п., кото­рые должны подтвер­ждать факт продажи (возврата) товаров, пре­доставления услуг, получения (возврата) наличных средств. Типовые формы и порядок заполнения первичных документов по кассе утверждены приказом Министерства статистики Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций".

При приеме наличности в кассу предприятия оформляется приходный кассовый ордер, который подпи­сывает главный бухгалтер или лицо, упол­номоченное руководителем предприятия. О приеме предприятиями наличности в кассу по приходным кассовым ордерам выдается удос­товеренная оттиском печати этого предприятия квитанция (которая является отрывной частью приходного кассового ордера) за подписями главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем. При приеме наличности в кассу кассир предприятия должен руководствоваться Правилами определения платежности банкнот и монет.

При выдаче наличности из кассы предприятия оформляется расходный кассовый ордер. Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, ко­торый на это уполномочен руководителем. К рас­ходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и т.п. Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя, то подпись руководителя на расход­ных кассовых ордерах не обязательна. Для выведения остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подпи­сью получателя.

Выдача наличности лицам, которых нет в штат­ном расписании предприятия, осуществляется по расходным кассовым ордерам, которые выписыва­ются отдельно на каждое лицо, или по отдельной расходной ведомости.

В случае выдачи отдельному физическому лицу наличности по расходному документу кассир требует предъ­явить паспорт или заменяющий его документ, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном документе о получении наличности с указанием полученной суммы (гривен – словами, копеек – цифрами).

Выдачу наличности кассир проводит только лицу, ука­занному в расходном документе. Если выдача наличности производится по доверенности, оформленной в установлен­ном порядке согласно действующему законодательству, в том числе и лицу, которое не имеет возможности в связи с болезнью или по другим уважительным причинам поставить подпись собственноручно, то в тексте ордера после фами­лии, имени и отчества получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому поруче­но получить наличность. Если выдача наличности производится по ведомости, то перед подписью о получении денег кассир делает в ней надпись: "По доверенности". Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Прием в кассу полученной из банка наличности или выдача наличности из кассы для сдачи ее в банк оформляются приходным или расходным кассо­выми ордерами с отра­жением такой операции в кассовой книге. Документом, свидетельствующим о сдаче вы­ручки в банк, является квитан­ция на внесение наличности, которая выписывается к приходному документу банка и удостоверяется подписями ответствен­ных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка. Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк через инкассаторов, является копия сопро­водительной ведомости к сумке с наличностью, удостоверенная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика.

Порядок выдачи банками средств на заработ­ную плату осуществляется в соответствии с нор­мативно-правовыми актами Украины, которыми среди других требо­ваний установлены требования относительно сро­ков и периодичности выплаты заработной платы. Выплаты, связанные с оплатой труда, осуществляются кассиром предприятия по рас­ходным кассовым ордерам на каждого получателя либо по расходным ведомостям. На титульной странице расходной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче на­личности за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководите­лем, с указанием сроков выдачи наличности и суммы (гривен – словами, копеек – цифрами). Аналогично может оформляться и одноразовая выдача на­личности на оплату труда (в случае отпуска, болезни и т.п.), а также выдача депонированных сумм и наличности под отчет на расходы, связанные со служебными командировками. Одноразовые выдачи наличности на оплату труда отдельным лицам проводятся, как правило, по расходному кассовому ордеру.

По истечении установленных сроков выплат по платежным ведомостям, кассир обязан:

– в платежной ведомости напротив фамилии лиц, кото­рым не осуществлена выплата, поставить штамп или сделать надпись: "Депонировано";

– составить реестр депонированных сумм;

– в конце ведомости указать фактически выплаченную сумму и неполученную сумму выплат, подлежащую депо­нированию, сверить эти суммы с общим итогом по платеж­ной ведомости и заверить надпись своей подписью. Если наличные средства выдавались не кассиром, а другим ли­цом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "На­личность по ведомости выдал (подпись)";

– осуществить соответствующую запись в кассовой кни­ге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную сумму по ведомости.

Бухгалтерия предприятия делает проверку пометок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и осуществляет подсчет вы­данных и депонированных сумм. Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются со­ставлением общего расходного кассового ордера.

Если предприятие оказывает держателям платежных карточек услу­ги по выдаче наличности при помощи платеж­ного терминала (импринтера), то на основании квитанций платежного терминала (слипов) та­ким предприятием составляется расходный кассовый ордер на общую сумму осуществлен­ных операций за день и производится соответ­ствующая запись в кассовой книге.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные документы должны заполняться бухгалтером. В них указывается основание для составления и перечисляются приложенные документы. Выдача приходных кассовых ордеров и расходных документов на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещается.

Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может осуществляться только в день их составления. Исправления в кассовых ордерах и расход­ных ведомостях запрещаются.

При получении приходных кассовых ордеров или расходных документов кассир обязан проверить:

– наличие на документах и подлинность подписи главно­го бухгалтера, а на расходном документе – разрешитель­ной надписи руководителя предприятия или уполномочен­ных им лиц;

– правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;

– наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления. Приходные кассовые ордера или расходные документы сразу же после получения или выдачи по ним наличности под­писываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится штамп или надпись "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

Кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистра­ции приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании расходных ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, регистрируются после осуществления этих выплат.

Кассовые документы после составления кассиром отчета и обработки этого отчета комп­лектуются в хронологическом порядке, нумеруют­ся, переплетаются в отдельные папки и хранятся в течение трех лет после окон­чания календарного года материально ответственным лицом, на которое возложена обя­занность хранения документов, в отдельном сей­фе или специальном помещении, которое переда­ется под охрану. Выносить из помещения предприятия кас­совые документы разрешается только при наличии письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера. В этом случае до конца рабочего дня указанные документы обязательно должны быть возвращены в помещение предприятия.

Справки по кассовым документам (подписанные ру­ководителем и главным бухгалтером) выдаются соответству­ющим органам по их требованиям в случаях, предусмотренных действующим законодательством Украины. Кассовые документы могут изыматься в случаях, предусмотренных действующим законодательством Украины.

В целях обеспечения осуществления расчетов наличностью предприятие должно иметь специальное помещение – кассу, а руководитель должен обеспечить надлежащее обустройство этой кассы и надежное хранение наличных средств в ней. Если по вине руководителя не были созданы надлежащие ус­ловия для обеспечения сохранности средств во время их хранения и транспортировки, то он несет за это ответственность в установленном законодательством Украины порядке. Хранение в кассе наличности и других ценностей, которые не принадлежат этому предприятию, запрещается.

Все поступления и выдачу наличности в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге (типовая форма КО-4). Каждое предприятие (юридическое лицо), которое имеет кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделении).

Листы кассовой книги должны быть пронумеро­ваны, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге удостоверяется подпися­ми руководителя и главного бухгалтера предпри­ятия. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шари­ковой ручкой. Первые экземпляры, которые явля­ются неотрывной частью листа кассовой книги – "Вкладные листы кассовой книги", остаются в кас­совой книге. Вторые экземпляры, которые являют­ся отрывной частью листа кассовой книги – "Отчет кассира", являются документом, по которому кас­сиры отчитываются о движении денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера. Исправления в кассовой книге не допускаются. Если исправления все же сделаны, то они удостоверяются подписями кассира и глав­ного бухгалтера или лица, которое его замещает.

Записи в кассовой книге осуществля­ются кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ор­деру и расходной ведомости в день ее поступ­ления или выдачи. При отсутствии движения наличности в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день могут не осуществляться. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытожива­ет операции за день, выводит остаток наличных в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию как отчет кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кас­совыми ордерами под роспись в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов кассовую книгу можно вести в электронной форме при помощи компьютера. После окончания календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения в течение 3 лет в архив предприятия. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или уполномоченное руководителем лицо.

Контроль за правильным ведением кассо­вой книги возлагается на главного бухгалтера. Руководитель предприятия в случае зачисления на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и ознакамливает его под подпись с требованиями Положения о ведении кассовых операций. В соответствии с законодательством Украины кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Учитывая, что поступление налич­ности в банки является важным ресурсом для бан­ковской системы, предприятия самостоятельно определяют, а затем согласуют с банками соответ­ствующие сроки сдачи наличности для ее зачис­ления на счета.

Лимит кассы устанавливается предприятиям, имеющим счета в учреждениях банков и осуществляющим операции с наличностью. Такие предприятия могут хранить в своей кассе наличность на конец дня в пределах утвержденного лимита кассы. Если лимит кассы предприятием вообще не установлен, то вся имеюща­яся наличность в его кассе на конец дня должна сдаваться в банк (независимо от причин, вследствие которых лимит кассы не установлен).

Предприятия имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в учреждении банка для выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, дивиден­дов (дохода), свыше установленного лимита кассы в тече­ние трех рабочих дней, включая день получения наличнос­ти в учреждении банка.

В случае осуществления предприятием наличных расчетов с другими предприятиями свыше установленной предельной суммы, средства в размере превышения установленной суммы расчетно прибавляются к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня плательщика наличности одноразово в день осуществления этой операции с дальнейшим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным лимитом кассы.

Установление лимита кассы осуществ­ляется предприятиями самостоятельно на ос­новании расчета установления лимита остатка наличности в кассе, который подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия (или уполномоченным им лицом). В расчет принимается срок сдачи пред­приятием наличности для ее зачисления на счета в банках, определенный соответствующим договором банковского счета. Для каждого предприятия и его обособленного под­разделения составляется отдельный расчет установления лимита остатка наличности в кассе. Установленный лимит кассы утверждается внутренними приказами (распоряжениями) предприятия.

Положение о ведении кассовых операций установило ряд штрафных санкций:

1) за превышение установленного лимита остатка кассы штраф налагается в двукратном размере суммы выявленной сверхлимитной наличности;

2) если предприятие не установит себе лимит остатка наличности в кассе, то штраф составит 50 необлагаемых минимума доходов граждан за каждый выявленный факт;

3) в случае отсутствия подписи лица-получателя на расходном документе также налагается штраф в двукратном размере за день, в котором оформлен этому расходный документ;

4) за неоприходование или несвоевременное оприходование средств в кассу штраф налагается в пятикратном размере не оприходованной суммы;

5) за расходование наличности из выручки от реализации продукции (работ, услуг) и других кассовых поступлений налагается штраф в размере осуществленных выплат;

6) за превышение сроков использования подотчетных сумм штраф составляет 25% выданной под отчет суммы;

7) за неиспользование полученных в банке наличных средств – в размере не израсходованной наличности.

 

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: