 |
Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии денежных средств и финансовых вложений
|
|
|
|
Контроль и ревизия денежных средств и финансовых вложений
Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии денежных средств и финансовых вложений
Контроль и ревизия кассы
Контроль и ревизия операций по счетам в банках
Контроль и ревизия финансовых вложений
Задачи, последовательность и источники контроля и ревизии денежных средств и финансовых вложений
Основными задачами контроля и ревизии денежных средств и финансовых вложений являются определение состояния хранения, сохранности, законности и выявление обоснованности и правильности учета денежных средств и финансовых вложений. В ходе ревизии устанавливается соответствие организации кассового хозяйства, сохранности и расходования денежных средств, формирования и использования финансовых вложений действующему порядку, на основании чего определяются степень соблюдения кассовой дисциплины, установленного порядка наличных и безналичных расчетов, обоснованность финансовых вложений.
Контроль и ревизию денежных средств и финансовых вложений осуществляют в следующей последовательности:
- выявляют фактическое наличие денег и ценных бумаг в кассе путем ее инвентаризации;
- проверяют соблюдение действующего порядка ведения кассовых операций, правильность и целесообразность их совершения;
- проверяют операции по расчетным и другим счетам организации
- проверяют операции, связанные с финансовыми вложениями;
- обобщение целевого использования денежных средств как по кассе, так и по счетам в банках, а также обоснованность каждого вида финансовых вложений.
Источниками контрольных данных служат кассовые и расчетные документы, записи в кассовой книге, регистрах аналитического и синтетического учета по счетам 50, 51, 52, 55, 57, 58, соответствующие данные бухгалтерской отчетности, а также результаты инвентаризаций кассовой наличности и сверок с выписками банков.
|
|
|
2. Контроль и ревизия кассы
Основным нормативным актом, регулирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе являются Положение правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное решением Совета директоров Банка России от 19.12.97 № 47, и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России 22.09.93 № 40. Эти нормативные документы имеют универсальный характер и распространяются на коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности и организационно-правовых форм функционирования. В них содержатся правила хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, ревизия кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины. В соответствии |с последним положением должна регулярно проводиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. В ходе осуществления контроля и ревизии денежных средств необходимо прежде всего выявить фактическое наличие денег в кассе путем ее инвентаризации, по результатам которой составляется промежуточный акт. При выявлении излишков, на их сумму немедленно составляется приходный кассовый ордер. В бухгалтерском учете эта операция отражается в следующем порядке: дебет счета 50 кредит счета 91. Выявленная в ходе инвентаризации недостача денег должна быть немедленно погашена. Отражается в учете следующими проводками:
1. дебет счета 94 кредит счета 50;
2. дебет счета 73 кредит счета 94
|
|
|
3. дебет счета 50 кредит счета 73
Вопрос о возможности использования кассира на этой должности в таких случаях решается непосредственно в ходе ревизии кассы. При мелких недостачах кассир сразу не отстраняется от работы, и решение этого вопроса передается на последующее рассмотрение администрации предприятия. При злоупотреблениях и большой недостачи денежных средств кассир немедленно отстраняется от работы и в случае необходимости материалы передаются в следственные органы для привлечения его к уголовной ответственности.
Закончив инвентаризацию кассовой наличности контролеры проверяют соблюдение установленного Порядка ведения кассовых операций. Вначале устанавливают правильность документального назначения кассира на работу и его материальной ответственности.
Если такой договор в личном деле кассира не имеется, то контролеры предлагают через администрацию проверяемого предприятия медленно оформить этот договор, о чем делается соответствующая запись в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки.
Затем следует проверить, не передоверяет ли кассир выполнение порученной ему работы другим лицам, что действующим порядком категорически запрещено. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (с этим работником заключается письменный договор о полной материальной ответственности в общеустановленном порядке. Если в хозяйстве к выдаче заработной платы, премий и иных выплат привлекаются другие лица, кроме кассира, то требуется приказ о возложении на них этих функций и заключения с ними письменного договора о полной материальной ответственности.
Тщательной проверке подлежат кассовые операции, под которыми понимают наличие и движение денежных средств в кассе хозяйства. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций для всех организаций предусмотрен обязательный порядок хранения их денежных средств только в кредитных организациях, из которых они могут получать наличные деньги для расходования по строго целевому назначению и хранить их в кассе лишь в пределах установленных лимитов. Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, необходимо установить, ведется ли в хозяйстве по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Затем проверяется ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. При этом необходимо установить, действительно ли только одна кассовая книга ведется в данном хозяйстве, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.
|
|
|
При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению правильности и полноты оприходования наличных денег, имея в виду что прием наличных денег всеми организациями при осуществлении указанных расчетов проводится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, оснащенных фискальной памятью и зарегистрированных в установленном порядке в налоговых органах.
Рекомендуется в любом случае проверку или ревизию приема наличных денег в кассу проводить в сплошном порядке, охватывая все без исключения приходные кассовые ордера и приложенные к ним документы. В качестве основных приемов контроля используются проверка документов и встречная сверка документов и записей.
При ревизии приема наличных денег, полученных в обслуживающем банке, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. Техника такой сверки заключается обычно в отметках точками или «галочками» сумм в выписках банка, оприходованных по кассе. Неотмеченные в этом случае суммы будут свидетельствовать о расхождениях в записях по кассовой книге и выписках банка, что подлежит особому изучению для выявления причин этих расхождений. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскания с них причиненного хозяйству материального ущерба. Все замеченные нарушения следует зафиксировать в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки и рекомендовать главному бухгалтеру хозяйства незамедлительно устранить их. В частности, все чековые книжки должны храниться только в кассе, они должны быть зарегистрированы на специальном забалансовом счете № 006 «Бланки строгой отчетности». Выписываемые для получения в банке наличных денег чеки должны быть заполнены до выезда кассира из хозяйства. Главный бухгалтер предприятия обязан систематически осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка получения, хранения и учета чековых книжек, выписки чеков и оприходования наличных денег по кассе, регулярно производить сверку сумм, значащихся в выписках банка, с записями в кассовой книге. Все это должно быть установлено до начала проверки или ревизии кассовых операций и проведено непосредственно в процессе ее осуществления.
|
|
|
Поступление денег в оплату коммунальных услуг и пользование квартирами и общежитиями проверяется путем встречной сверки кассовых документов с ведомостями квартиросъемщиков и извещениями о платежах за эти услуги. Причем особо следует проверять полноту оприходования поступивших от квартиросъемщиков денег, для чего могут практиковаться запросы отдельных квартиросъемщиков с предъявлением ими расчетных книжек за коммунальные услуги или квитанций об их оплате.
В таком же порядке выявляется своевременность и полнота оприходования денежных средств, поступивших от родителей за содержание их детей в детских дошкольных учреждениях, находящихся на балансе проверяемой организации. При этом, если прием указанных взносов производится непосредственно бухгалтером или заведующим детским дошкольным учреждением, следует рекомендовать руководителю и главному бухгалтеру хозяйства осуществлять указанные расчеты через кассу предприятия и в свою очередь сверить поступившие суммы с журналом посещаемости детей, отчетами заведующего детским дошкольным учреждением, выборочными данными фактического опроса родителей.
При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания, законности и целесообразности расходования наличных денег по кассе хозяйства. Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда, в связи с чем в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и составленные на оформление списания выданных по ним сумм расходные кассовые ордера (их заменяющие штампы).
|
|
|
Указанная проверка осуществляется путем выявления правильности оформления этих документов, их подлинности, арифметической правильности, законности и реальности данных хозяйственных операций. Особое внимание обращается на использование типовых форм расчетно-платежных ведомостей, наличие на них разрешительной надписи о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера хозяйства с указанием сроков этой выдачи и суммы прописью. При неполучении теми или иными работниками зарплаты следует проверить наличие в расчетно-платежных ведомостях штампов или отметок от руки «Депонировано» против фамилии лиц, не получивших деньги по данной ведомости, и наличие реестра депонированных сумм, правильность подсчета итогов по этим документам как фактически выплаченной, так и неполученной суммы заработной платы. В ходе этой проверки или ревизии необходимо установить, производит ли бухгалтерия хозяйства проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и контрольный подсчет выданных и депонированных по ним сумм, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.
При разовых выдачах наличных денег по отдельным кассовым ордерам проверяют обоснованность операции и реальность лица - получателя, что выявляется изучением характера операции, расписок в получении денег, запросов в необходимых случаях сведений о получателе по месту его жительства и т.д.
Взносы наличных денег в обслуживающий банк сверяют по записям в кассовой книге, расходных кассовых ордерах и выписках банка путем отметок каждой суммы по аналогии с проверкой получения из банка денежных средств.
Особому контролю следует подвергать расходование наличных денег на хозяйственные нужды и операционные мероприятия, выявляя законность и целесообразность этих операций, их реальность, обоснованность отнесения на те или иные счета бухгалтерского учета. При необходимости в этих случаях делаются запросы соответствующих организаций, отдельных должностных лиц хозяйства и т.д. При этом выявляется соблюдение действующего порядка выдачи и использования авансов подотчетными лицами.
Во всех случаях выдачи наличных денег обращают внимание на необходимость обязательной подписи расходных кассовых документов руководителем и главным бухгалтером хозяйства (либо на расходных кассовых ордерах, либо на прилагаемых к ним документах, но с обязательной подписью при этом расходных кассовых ордеров главным бухгалтером). Кроме того, при наличноденежных расчетах с лицами проверяется соблюдение предельного размера таких платежей в рамках каждой сделки, установленного Банком России (в настоящее время такой предел составляет 60 тыс. руб.).
Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют также с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены бухгалтерией чернилами или шариковыми ручками, не допускаются какие-либо подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается осуществлять по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами или подписями «получено» (приходные документы) и «оплачено» (расходные документы) с указанием даты (числа, месяца, года), что также должно быть установлено в ходе ревизии или проверки кассовых операций.
Обеспечение надлежащего порядка хранения, приема и выдачи наличных денег зависит прежде всего от организации постоянного контроля за соблюдением кассовой дисциплины непосредственно в самом хозяйстве. Особая роль в этом деле принадлежит главному бухгалтеру, который обязан организовать регулярное проведение внезапной ревизии кассы в сроки, установленные руководителем хозяйства, а также при смене кассира (при наличии ревизионной комиссии или службы внутреннего контроля такие ревизии могут осуществлять указанные органы). Главный бухгалтер хозяйства должен также обеспечить предварительный и текущий контроль за правильным совершением кассовых операций путем такой организации учета и контроля, которая предупреждала бы возможность образования недостач, растрат и незаконного расходования наличных денег.
В целом ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира хозяйства, для чего должны быть обеспечены в полном объеме все необходимые меры, предусмотренные вышеуказанным нормативным актом. Обслуживающие банки призваны систематически проверять соблюдение их клиентами Порядка ведения кассовых операций, а учредители, вышестоящие организации (в случае их наличия) и аудиторские фирмы при проведении документальных ревизий и проверок должны осуществить ревизию кассы и проверить соблюдение кассовой дисциплины.
По выявленным фактам нарушений порядка ведения кассовых операций в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки устанавливаются характер этих нарушений и виновные лица.
|
|
|
