 |
Обов'язкові реквізити
|
|
|
|
Зовнішня та внутрішня структура документа
Зовнішня побудова документа - це зовнішня конструкція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид.
Головним завданням зовнішнього вигляду документа (окрім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні інформації.
Для службового документа - це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його виготовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним.
Для картографічних видань основними елементами зовнішнього оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання тощо.
Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх елементів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою тощо.
Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, палітурка, книжковий блок, форзац, корінець, футляр тощо.
Музичний документ різниться складом зовнішніх елементів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка чи диск та його упакування: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; аркуші-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом тощо.
Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів та частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація об'єднує документ в одне ціле й підпорядковує його внутрішні компоненти один одному.
Склад внутрішніх структурних елементів та частин документа у більшості випадків визначається його видом.
Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру:
|
|
|
- заголовок з найменуванням автора;
- найменування документа (окрім офіційних листів);
- текст з додатками;
- підписи;
- позначки тощо.
Видання може містити наступні елементи та частини:
- вихідні відомості;
- зміст;
- передмова;
- вступна стаття;
- основний текст;
- післямова;
- додатки.
Діафільм, як різновид кінофотофонодокумента, може різнитися елементами, на яких розташовуються: вихідні відомості; відомості про кількість кадрів, їх колір та розмір; кількість роликів; тривалість демонстрації; вартість тощо.
Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів документів (реквізитів) належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
Реквізит службового документа — це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та (або) надання юридичної сили. Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.
Обов'язкові реквізити
Назва організації; Назва виду документа; Дата документа; Реєстраційний індекс документа; Текст документа; Підпис.
Якщо у документі відсутній або невірно оформлений один з цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.
|
|
|
