Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Состав реквизитов документа. Порядок оформления реквизитов. Составные части документа. Бланк документа




 

Объектом делопроизводства является документ, т.е. деловая бумага, составленная, оформленная Документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве. В переводе с латинского слово «документ (dokumentum)» означает «поучительный пример», «способ доказательства», «свидетельство». Все документы состоят из отдельных элементов, или реквизитов (от лат. Requisitum - требуемое, необходимое).

 

Документ включает обязательные реквизиты, к которым относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью компьютерной техники и образуют официальный бланк документа.

 

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица предусматриваются общий бланк, бланк письма или бланк конкретного вида документа.

 

Государственный стандарт Российской Федерации о порядке оформления документов - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», действующий в настоящее время, устанавливает: состав реквизитов документов, требование к оформлению реквизитов документов, требование к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, создаваемые любыми, как государственными, так и негосударственными организациями. В качестве приложения к стандарту приводятся схемы расположения реквизитов и границ зон, а также образцы бланков документов.

 

Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного размера под размещение информационных элементов документа называют формуляром. Формуляр документа - это набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

 

Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, и представляющим собой модель документа, называется формуляром-образцом.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет схемы расположения реквизитов документов и границы зон в формате А4 на угловом и продольном бланках.

 

Площадь формата делится на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов бланка и рабочее поле документа.

 

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения (папках, скоросшивателях и т. п.).

 

Поле для размещения реквизитов бланка располагается в левом верхнем углу формата при угловом расположении реквизитов или в верхней части формата при продольном расположении реквизитов бланка.

 

Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа. Информационные элементы документа в делопроизводстве, как было сказано выше, называют реквизитами документа. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты - это реквизиты, наносимые при составлении документа или бланка документа.

 

Переменные реквизиты - это реквизиты, наносимые при составлении документа или работе с ним.

 

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

 

- Государственный герб Российской Федерации;

 

- герб субъекта Российской Федерации;

 

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

 

- код организации;

 

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

 

- Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

 

- код формы документа;

 

- наименование организации;

 

- справочные данные об организации;

 

- наименование вида документа;

 

- дата документа;

 

- регистрационный номер документа;

 

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

 

- место составления или издания документа;

 

- адресат;

 

- гриф утверждения документа;

 

- резолюция;

 

- заголовок к тексту;

 

- отметка о контроле;

 

- текст документа;

 

- отметка о наличии приложений;

 

- подпись;

 

- гриф согласования документа;

 

- визы согласования документа;

 

- оттиск печати;

 

- отметка о заверении копии;

 

- отметка об исполнителе;

 

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

 

- отметка о поступлении документа в организацию;

 

- идентификатор электронной копии документа.

 

Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документа в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 25.ю часть I, ст. 5021). Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Код организации (04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (07). Наименование организации (08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

 

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

 

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, указывают на двух языках.

 

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

 

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного наименования или за ним.

 

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

 

Справочные данные об организации (09) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

 

Наименование вида документа (10), составленного или изданного организацией должно быть определено уставов (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

 

Датой документа (11) является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 3 марта 2003 г. следует оформлять 03.03.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 3 марта 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.03.03.

 

Регистрационный номер документа (12) состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в самом документе.

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

 

Место составления или издания документа (14) указывает в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и«Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

 

В качестве адресата (15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже,

 

например:

 

ГОУ УКСИВТ

 

Заочное отделение

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже,

 

например:

 

Директору ГОУ УКСИВТ

 

С.З. Кунсбаеву

 

или

 

ГОУ УКСИВТ

 

директору

 

С.З. Кунсбаеву

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно,

 

например:

 

Директорам ССУЗов

 

Республики Башкортостан

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке,

 

например:

 

Главному бухгалтеру

 

ГОУ УКСИВТ

 

И.В. Кондратьеву

 

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

 

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

 

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес,

 

например:

 

ГОУ УКСИВТ

 

Ул. Кирова, д. 65, г. Уфа, 450005

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,

 

например:

 

Иванову И.И.

 

Ул. Ленина, д. 1, кв. 1,

 

г. Уфа,

 

Республика Башкортостан,

 

 

Гриф утверждения документа (16). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения,

 

например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Директор ГОУ УКСИВТ

 

________________ С.З, Кунсбаев

 

«___» ______________ 200 ___ г.

 

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительной самой длинной строки,

 

например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Директор ГОУ УКСИВТ

 

________________ С.З, Кунсбаев

 

«___» ______________ 200 ___ г.

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

 

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера,

 

например:

 

УТВЕРЖДЕН

 

решением общего собрания

 

собрания трудового коллектива

 

от 01.10.2004 № 12

 

или

 

УТВЕРЖДЕНО

 

протоколом заседания

 

методического Совета колледжа

 

от 01.10.2004 № 15

 

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

 

Резолюция (17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,

 

например:

 

Ивановой И.И.

 

Петровой П.П.

 

Прошу подготовить проект

 

договора со строительной фирмой

 

ООО «Мастер окон» к 10.10.2004

 

__________________

 

«___» _____________ 200 ___ г.

 

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

 

Заголовок к тексту (18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

 

Заголовок может отвечать на вопросы:

 

о чем (о ком)?,

 

например:

 

(приказ) о создании экспертной комиссии;

 

чего (кого)?,

 

например:

 

должностная инструкция секретаря учебной части.

 

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

 

Отметка о контроле за исполнением документа (19) обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

 

Текст документа (20) составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

 

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

 

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

 

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

 

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) -решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть(например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; в письма, заявления - просьбу без пояснения).

 

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

 

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

 

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

 

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

 

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

 

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили», «постановили»).

 

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

 

В письмах используют следующие формы изложения:

 

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

 

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

 

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», Минобразования считает возможным»).

 

Отметка о наличии приложения (21), названного в тексте, оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, указывают его наименование, число листов и число экземпляров: при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими,

 

например:

 

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

 

в 1 экз.

 

2. Правила подготовки и оформления докуметов Управления

 

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, что число листов не указывают.

 

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом,

 

например:

 

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему,

 

всего на 3 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом,

 

например:

 

Приложение: на 3л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,

 

например:

 

Приложение № 2

 

к приказу Росархива

 

от 05.06.2003 № 319

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной его строки,

 

например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

 

к приказу Минздрава России

 

от 05.06.2003 № 251

 

В состав реквизита подпись (22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия),

 

например:

 

Вице-президент Ассоциации

 

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

 

или на бланке:

 

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

 

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

 

Например:

 

Исполнительный директор

 

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

 

При подписании документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,

 

например:

 

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

 

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне,

 

например:

 

Заместитель директора

 

по научной работе

 

Личная подпись Ю.Г. Демидов Заместитель директора

 

по научной работе

 

Личная подпись К.И. Игнатьев

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением,

 

например:

 

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

 

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

 

Личная подпись А.С. Красавин

 

Личная подпись О.И. Рысков

 

Гриф согласования документа (23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

 

например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Ректор Финансовой академии

 

при Правительстве Российской Федерации

 

Личная подпись А.Г. Грязнова

 

Дата

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф солгласования оформляют следующим образом,

 

например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Российской академии

 

Медицинских наук

 

От 05.06.2003 № 430-162

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол заседания Правления

 

Российской государственной

 

Страховой компании «Росгосстрах»

 

От 05.06.2003 № 10

 

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (24), далее «виза», включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания,

 

например:

 

Руководитель юридического отдела

 

Личная подпись А.С. Орлов

 

Дата

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом,

 

например:

 

Замечания прилагаются

 

Руководитель юридического отдела

 

Личная подпись А.С. Орлов

 

Дата

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

 

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

 

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

 

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

 

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

 

25. Оттиск печати (25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

 

Документы заверяют печатью организации.

 

26. При заверении соответствия копии документа (26) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,

 

например:

 

Верно

 

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

 

Дата

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

 

27. Отметка об исполнителе (27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,

 

например:

 

В.А. Жуков

 

924 45 67

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; номер дела, в котором будет храниться документ.

 

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

Отметка о поступлении документа в организацию (29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

 

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

 

Идентификатором электронной копии документа (30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

Настоящий перечень реквизитов является максимальным, т.е. при оформлении организационно-распорядительных документов другие реквизиты использоваться не могут, в то же время в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать. При подготовке конкретного документа учитываются требования к реквизиту.

 

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая сила), так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Ряд документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, имеют состав реквизитов документов, установленный в законодательных и нормативных актах. Например: паспорт, трудовая книжка, акты гражданского состояния и т. д.

 

Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные. Однако одни и те же реквизиты в одном случае могут быть дополнительными, а в другом - обязательными, постоянными и переменными.

 

Постоянный реквизит - это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

 

Переменный реквизит - это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

 

Под длиной реквизита понимается число знаков, необходимое для записи его на документе.

 

Площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений, является служебным полем документа. Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров (форматов), соответствующего качества.

 

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

 

Заголовочная часть - начало документа, содержащее сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01 - 17).

 

Содержательная часть - главная часть документа, содержащая основной смысл и назначение документа (18 - 21).

 

Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 22 - 25). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 26 - 30).

 

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов; А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С - дополнительными.

 

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

 

Исходным форматом является формат АО, площадь которого равна 1 м2, с габаритными размерами 842 х 1189 мм. Последующие форматы получают путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

 

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

 

A3 (297 мм х 420 мм) - для схем, диаграмм, больших таблиц и т. п.

 

А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм х 210 мм) - для организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и т. п.), допускается использование бланков формата А6 по ГОСТ 9327.

 

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить средствами вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, изготовление которых осуществляется по заказам органов государственной власти полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

 

Для каждого формата устанавливаются два варианта расположения реквизитов - угловое и продольное.

 

Стандарт устанавливает следующие размеры, мм, полей:

 

20 - левое

 

10 - правое

 

20 - верхнее

 

20 - нижнее.

 

Левое поле предназначено для подшивки документа, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранения текста), нижнее поле - для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать документы со сроком хранения до трех лет) нужно, чтобы размер левого поля был 10 мм, правого - 20 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменений.

 

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей, мм, не менее: левое - 30, правое - 10, верхнее - 15, нижнее - 20. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.

 

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.

 

Для каждого конкретного вида документа применяют не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют только документам данного типа и являются обязательными исходя из юридических требований.

 

В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных формуляром-образцом.

 

Текст документа, предназначенный для оформления на бланке формата А4, готовят на средствах ЭВТ и печатают четким, контрастным шрифтом без помарок на пишущих устройствах (включая пишущие машинки) через 1,2-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

 

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

 

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

 

Название вида документа оформляют прописными буквами.

 

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (исключая текст документов) - 28 знаков.

 

Однако не следует забывать, что главным в любом документе, бесспорно, является текст, его содержание. Вот почему исключительно важно, чтобы содержание документа правильно и точно освещало излагаемые факты. При составлении документа необходимо соблюдать требования закона, представлять аргументированные выводы и формулировки.

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...