 |
Информационные коммуникации. В управлении персоналом. 12. 1. Информация в управленческой деятельности
|
|
|
|
ГЛАВА 12
ИНФОРМАЦИОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ
В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ
| Чем меньше мы знаем, тем больше подозреваем. Генри Уиллер Шоу |
12. 1. Информация в управленческой деятельности
Термин «информация» происходит от латинского infomatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции философии информация – это отражение реального мира с помощью сведений (сообщений).
Сообщение – это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков, таблиц и т. д. В широком смысле информация – это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Одной из разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта – связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных ресурсов и услуг.
Понятие экономической информации совпадает с понятием управленческой информации, если управление ограничивается организационно-экономическими аспектами. Без подобных ограничений понятие управленческой информации становится значительно более широким, ибо оно включает помимо экономической еще социальную и техническую информацию (конструкторскую, технологическую и др. ), необходимую для управления производством как в части его подготовки, так и осуществления производственных процессов. Поэтому часто синонимом управленческой информации служит понятие технико-экономической информации. В данном случае управленческая информация будет рассматриваться, как информация, связанная с реализацией функций организационно-экономического и социального управления.
|
|
|
Управленческая информация является одним из важнейших инструментов управления персоналом, и руководитель использует ее, передает, получает обратные сигналы и таким образом организует, руководит и мотивирует подчиненных.
Управленческую информацию можно классифицировать по ряду признаков, представленных на рисунке 12. 1, которые соответствуют ее основным свойствам.
Рис. 12. 1. Основные признаки информации.
1. Целевое назначение. Информация имеет определенную цель для пользователя. К целевому назначению управленческой информации на экономическом объекте (в организациях, на предприятиях или в учреждениях) можно отнести:
· принятие решений;
· планирование;
· оперативное управление;
· контроль;
· поиск и т. д.
2. Ценность информации. Под ценностью информации, или ее потребительной стоимостью, понимают тот материальный эффект, который дает ее использование.
Одни и те же сведения могут быть очень ценными и бесполезными, что зависит от многих факторов: времени, места, условий. Решающее значение имеет отношение получателя к определенным данным. Ценность информации, как правило, не является величиной постоянной: данные стареют и могут под влиянием фактора времени превратиться из полезных в бесполезные.
Ценность информации может быть определена с учетом степени обеспечения ею решения управленческих задач. Кроме того, следует отметить, что нельзя получить ценную управленческую информацию, если среди представленных данных находятся бесполезные или мало полезные сведения. Таким образом, если информация удовлетворяет потребностям управления, то она является ценной, причем ее ценность тем выше, чем надежнее, качественнее, быстрее, экономичнее обеспечивается достижение цели управления.
|
|
|
3. Истинность информации. По признаку истинности выделяют следующие виды информации:
| Достоверная | Истинная управленческая информация объективно отражает экономические и социальные процессы и операции, показывает правильное направление развития предприятия или организации. |
| Недостоверная | Информация ложна в силу преднамеренных или непреднамеренных действий. Оперирование недостоверной информацией приводит к неверному представлению о деятельности предприятия, к ошибочным управленческим решениям, к злоупотреблениям и т. д. |
4. Полнота информации. Признак полноты носит конкретный характер, он прямо связан с содержательной стороной управленческой информации. Определяется не просто объем необходимых данных, а потребность в информации соответствующего содержания. Полнота может быть установлена не только для определения перспективности решения управленческих задач, но и с целью оценки полезности данных.
По признаку полноты управленческая информация подразделяется на достаточную, избыточную и недостаточную.
Достаточным считается минимально необходимый объем полезной информации, позволяющий полностью выполнять любую управленческую работу как в целом, так и отдельных составных ее элементов.
Избыточной управленческой информацией называется та ее часть, которая либо дублирует полезную информацию, либо охватывает неиспользуемые данные. Решение управленческих задач может быть произведено без избыточной информации, что и осуществляется на практике. Однако она используется в качестве средства контроля, для повышения надежности, а иногда сохраняется на случай возможной потребности в ней. Избыточность возникает и при распространении информации, когда она копируется без достаточных оснований. Поэтому различается избыточная информация следующих видов:
· дублирующая информация. Ее наличие продиктовано необходимостью организации особо тщательного контроля, несовершенной организацией управленческой деятельности и т. д.;
· неиспользуемая информация, которая подлежит полному исключению. Все лишние данные, не используемые в целях контроля или в каких-либо иных целях, должны быть изъяты и уничтожены. Для этого необходим научный анализ потребностей управления в информации, четкое определение информационной обеспеченности каждой задачи управления, улучшение организации управления в целом.
|
|
|
По поводу избыточности информации можно привести ироничный пример ученого Бенджамена Франклина о шляпочнике, пригласившем своих друзей для обсуждения проекта вывески с нарисованной шляпой и надписью: «Джон Томпсон, шляпочник, делает и продает шляпы за наличные деньги».
Один из друзей заметил, что слова «за наличные деньги» излишни и оскорбительны для покупателей. Другой нашел излишним слово «продает», т. к. и так понятно, что шляпочник продает шляпы, а не раздает их даром. Третьему показалось, что слова «шляпочник» и «делает шляпы» представляют собой ненужную тавтологию. Четвертый предлагал выкинуть и слово «шляпочник», т. к. нарисованная шляпа и так говорит, кто такой Джон Томпсон. Наконец, пятый уверял, что для покупателей безразлично, будет ли шляпочник называться Джоном Томпсоном или иначе. Таким образом, в конце концов, на вывеске не осталось ничего, кроме рисунка шляпы.
Конечно, если бы люди не пользовались избыточными сообщениями, то все информационные формы – книги, доклады статьи – были бы предельно краткими, но проиграли бы в доходчивости и красоте.
Недостаточной является та информация, использование которой, не обеспёчивает возможностей решения управленческих задач. Если при наличии избыточной информации цель управления достигается, хотя экономически это не выгодно, то недостаток информации препятствует выполнению управленческих функций или, при попытке воспользоваться такой информацией, ведет к ошибочным решениям.
Сказанное позволяет сделать вывод о том, что следует стремиться к оперированию в управленческой деятельности только достаточной информацией, допуская лишь в разумных пределах, обусловленных конкретной обстановкой решения управленческих задач, избыточную дублирующую информацию.
5. Стабильность информации. Признак стабильности определяется по следующим направлениям:
|
|
|
· Период сохранения единицами информации своих значений. С этой точки зрения различается информация:
| Постоянная | Практически никогда не меняет своего значения. К постоянной информации принадлежат данные отчетности, другие отчетные сведения, нормативные и регламентирующие акты и т. д. |
| Условно-постоянная | Это данные, значения которых отличаются устойчивостью. Условно-постоянная информация остается неизменной или подвергается незначительным изменениям в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления. Часто одна и та же условно-постоянная информация используется для решения разных задач управления, поэтому целесообразно создавать централизованный информационный фонд предприятия для удовлетворения всех информационных потребностей пользователей – работников аппарата управления. |
| Переменная | Отражает свойства и количественные характеристики различных операций и процессов объекта управления. Она используется в одном цикле обработки управленческих задач и существует лишь незначительный промежуток времени, затем обновляется уже с другим значением. Следовательно, для того чтобы оперативно управлять экономическим объектом, необходимо вовремя ее уловить, зафиксировать. |
· Период сохранности данных. По этому направлению различают информацию кратковременного и долговременного хранения, часто также выделяется информация постоянного хранения.
Период стабильности для управленческой информации различен: месяц, квартал, год или любой другой отрезок времени.
6. Отношение к объекту управления. Управленческая информация может быть подразделена по признаку ее отношения к объекту управления на две группы:
| Внутренняя | Информация возникает непосредственно в объекте управления. |
| Внешняя | Поступает со стороны, из внешней среды, роль которой выполняют организации вышестоящего и нижестоящего уровня управления, сторонние организации, финансово-кредитные органы, государственные органы и т. д. |
7. Характер представления информации. Разнообразие форм отражения информации имеет большое значение в информационном обеспечении управления. По характеру представления информацию можно подразделить на следующие виды:
| Визуальная | В виде графиков, таблиц, характеризуется повышенной скоростью восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, отражает тенденции и зависимости. В результате использования наглядных форм отображения информации совершенствуется информационное обеспечение управления. |
| Аудиоинформация | Воспринимается на слух. В современных условиях очень важны формы фиксирования и передачи аудиоинформации – использование звукозаписи, получаемой с помощью портативных магнитофонов и диктофонов. |
| Аудиовизуальная | Совмещает в себе информацию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью специализированных технических средств, получающих в настоящее время большое распространение в процессе управления. |
|
|
|
8. По форме представления можно выделить следующие виды информации:
| Цифровая | Играет важную роль в процессе управления. Цифры более емки в информационном отношении, они вносят точность в предоставляемую информацию. Но в процессе управления невозможно все свести к цифровым формам предоставления информации. |
| Буквенная | Помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, содержательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления. |
| Комбинированная | Совмещает в себе буквенно-цифровые данные и позволяет содержательно пояснить представленный цифровой материал. |
При использовании любого вида информации руководителю следует учитывать, что иногда краткое сообщение из одной-двух фраз может нести неизмеримо больше информации для конкретного работника, чем текст из многих страниц. Кроме того, из двух источников равного объема можно извлечь совершенно различную информацию. Это вызвано тем, что различное понимание того или иного аспекта может сильно изменить смысл передаваемого сообщения, т. к. восприятие человеком окружающей среды зависит от многих факторов, в частности от общей суммы накопленного им опыта, уровня образования, эмоционального состояния и т. д.
Работа руководителя предприятия или учреждения окажется неэффективной, если он не будет следить за тем, чтобы передаваемая им информация воспринималась точно, и не будет стремиться по возможности минимизировать влияние субъективного подхода к восприятию сообщений среди подчиненных и других лиц.
Многое зависит от способности руководителя передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие передаваемых сведений тем, кому они предназначены.
В реальной жизни вряд ли возможна ситуация, когда человек может рассчитывать на полностью адекватную информацию. Всегда присутствует некоторая степень неопределенности. От степени адекватности информации реальному состоянию объекта или процесса зависит правильность принятия решений человеком.
Адекватность информации может выражаться в трех формах, представленных на рис. 12. 2.
|
|
|
