 |
II. Работа с ежемесячными расходами.
|
|
|
|
Занятие 4: Инструментарий Excel и создание таблиц.
A. Инструментарий Excel.
B. Выполнение сложных функций в Excel.
C. Отслеживания расходов и создание сводных таблиц.
D. Создание счёта-фактуры и декларации о доходах в виде таблиц Excel.
Примечание: В этих упражнениях используются меню приложения Excel, которые автоматически показывают все свои команды. Для того чтобы включить эту настройку, выполните следующее:
a. В меню “Сервис” выполните щелчок левой кнопкой мыши на пункте “Настройка…”, затем выполните щелчок на вкладке “Параметры”.
b. Поставьте отметку в поле “Всегда показывать полные меню”.
A. Инструментарий Excel.
1. Изучить новые (отличные от Word) элементы главного окна Excel: строку функций, строку листов, кнопку АВТОСУММИРОВАНИЕ и другие.
2. Создать таблицу, удалить/вставить новые элементы, занести в ячейки числа, текст, изменить разрядность чисел, задать цвет чисел и фона. Очистить отдельные ячейки, удалить отдельные строки, столбцы, переместить таблицу или выделенную её часть, удалить таблицу.
3. Создать таблицу, занести в неё числа, подсчитать суммы чисел по строкам и столбцам различными способами, выполнить сортировку по столбцам.
4. По команде Правка /Копировать занести таблицу в буфер обмена, затем перейти в Word и по команде Правка /Вставить вставить таблицу в документ Один.
B. Отслеживания расходов и создание сводных таблиц.
I. Краткое ознакомление с таблицей ежемесячных расходов.
1. Откройте файл Расходы.xls и ознакомьтесь с информацией о ежемесячных расходах, которая в нем содержится (категории, месяцы и итоговые суммы).
2. Обратите внимание на то, что этот документ открывается в виде “ Обычный ”, который обычно используется для работы с электронными таблицами. В меню “ Вид ” щелкните на пункте “ Масштаб …” и измените увеличение на такое, которое для Вас наиболее удобно. Эта функция увеличивает только изображение на экране. Изменения фактического размера шрифта содержимого электронной таблицы не происходит.
|
|
|
3. В меню “ Файл ” щелкните на пункте “ Предварительный просмотр ”. Этот вариант просмотра используется для вывода на экран документа в том виде, в котором он будет распечатан. Закройте окно предварительного просмотра, чтобы вернуться к обычному виду документа.
4. Обратите внимание на то, что электронная таблица имеет столбцы и строки. Столбцы маркированы буквами. Строки - цифрами.
5. Базовый блок этой электронной таблицы называется ячейкой —пересечение строки и столбца. Ячейка обозначается сочетанием соответствующих обозначений столбца и строки — например, B4.
6. Щелкните на любой ячейке. Посмотрите на поле имени слева вверху экрана, где указывается ссылка на ячейку. Определите:
a. В какой ячейке указывается Арендная плата за декабрь.
b. В какой ячейке указывается Итоговая арендная плата за период с октября по декабрь.
c. В какой ячейке указываются Итоговые месячные расходы за ноябрь.
7. Обратите внимание на то, что некоторые ячейки в этой электронной таблице содержат числа, а другие содержат текст. Некоторые ячейки также отформатированы так, что текст в них имеет цвет, написан полужирным шрифтом или курсивом. Вверху экрана найдите панель инструментов форматирования, где индицируется размер шрифта, имеются кнопки полужирного шрифта, курсива, границ ячейки и цвета заполнения.
8. Найдите в верхней части экрана поле формул, где на экран выводится содержимое ячейки. Перемещение от одной ячейки к другой осуществляется с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре или с помощью щелчков мышью, а содержимое каждой ячейки показывается в поле формул.
|
|
|
9. Найдите ячейку, где содержится Итоговая арендная плата. Щелкнув на этой ячейке, Вы можете установить, что содержимое ячейки является формулой, посмотрев поле формул. Все формулы начинаются со знака “=”. Запишите уравнение, используемое для этой ячейки.
10. Найдите ячейку, содержащую Итоговые расходы за октябрь. Формула для этой ячейки показывает встроенную функцию “СУММ()” используемую для сложения содержимого ряда ячеек. Запишите уравнение, используемое для этой ячейки.
11. Найдите Итоговую арендную плату за период с октября по декабрь и Итоговые месячные расходы за октябрь. Оба значения зависят от Арендной платы за октябрь. Измените Арендную плату за октябрь на 1000, набрав [1000], а затем нажав клавишу Enter. Просмотрите изменения в расчетах, которые имеют в своей основе этот элемент! После выполнения этого пункта, нажмите “ Отменить …”, чтобы вернуть арендную плату к изначальному значению [600].
12. Попробуйте выбрать группу ячеек:
a. Выберите данные расходов за октябрь [ячейки с B5 по B10]
b. Выберите расходы на аренду за месяц [ячейки с B5 по D5]
c. Имеющаяся формула для Итоговой арендной платы: = B5 + C5 + D5. Запишите другую формулу для этого пункта, используя функцию суммы СУММ().
II. Работа с ежемесячными расходами.
1. В электронной таблице “ Ежемесячные расходы ” выберите ячейку E6, где Вы будете рассчитывать итоговые расходы на телефон.
2. В этой ячейке наберите формулу =B6+C6+D6 и нажмите клавишу Enter. Электронная таблица выполняет расчет и выводит на экран итоговое значение.
3. Используйте аналогичную формулу для расчета итогового значения для расходов на электричество. Не забывайте нажимать Enter!
4. Другим способом добавления ряда соседствующих друг за другом ячеек является использование функции “Сигма” или “Автосумма”, функции (∑). Найдите ее вверху на панели инструментов.
5. Рассчитайте итоговое значение по категории “Продукты”, с помощью функции “Сигма”. Выберите ячейки расходов на продукты [ячейки с B8 по D8] и щелкните на знаке ∑ вверху, на панели инструментов. Появится итоговое значение. Посмотрите на формулу итогового значения в поле формул.
6. С помощью аналогичного способа рассчитайте итоговые значения по категориям “Одежда” и “Автотранспорт”.
|
|
|
7. С помощью функции “Сигма” рассчитайте оставшиеся итоговые значения расходов за месяц и “Общий итог”.
Совет: Быстрый способ подсчета итогового значения по вертикальным ячейкам заключается в том, чтобы щелкнуть на ячейке, где будет помещено итоговое значение, и выполнить двойной щелчок мышью на знаке ∑.
8. Сохраните Ваш документ в памяти.
Совет: Относительные ссылки позволяют Вам копировать и вставлять в ячейки формулы, такие как формулы для подсчета итоговых значений.
Как работает эта функция:
a. Выполните щелчок правой кнопкой мыши на ячейке E5 и щелкните на пункте “Копировать”.
b. Выберите ячейки с E6 по E11. Выполните щелчок правой кнопкой мыши на выбранных ячейках, затем щелкните на пункте “Вставить”.
c. Убедитесь в том, что формула была скопирована, и вставленные формулы используют ссылки на ячейки согласно тем строкам, где эти ячейки находятся
|
|
|
