 |
Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.
|
|
|
|
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться [21, с. 10].
По моему мнению, было бы эффективным распространение требований к работникам организаций по знанию правил и порядка оформления и работы с документами, основам делопроизводства. Так, в должностные инструкции не только работников служб ДОУ, кадровых служб, секретарей, но и работников других, в том числе производственных подразделений, предлагаю включать обязанности по овладению знаниями и навыками по оформлению документов, работе с ними в текущем делопроизводстве в соответствии с действующими государственными и локальными (в рамках конкретной организации) нормами.
22. Нормативно-методическая база службы ДОУ.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
3. правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
4. правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
|
|
|
5. правовые акты нормативного и инструктивного характера,
6. методические документы по делопроизводству учреждений,
7. организаций и предприятий;
8. государственные стандарты на документацию;
9. унифицированные системы документации;
10. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
11. Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
12. нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
13. нормативные документы по организации архивного хранения документов.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
1. государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ);
2. применяемые в установленном порядке международные
3. (региональные) стандарты;
4. правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
5. общероссийские классификаторы технико-экономической
6. и социальной информации;
7. стандарты отраслей;
8. стандарты предприятий;
9. стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Единую государственную систему стандартизации -- иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
1. ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации;
2. ГОСТ с требованиями по оформлению документов. Установил максимальный набор реквизитов, используемых для оформления любого управленческого документа, определил правила их записи и расположение на листе.
|
|
|
3. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации (УСД). Требования к построению формуляра-образца. Установлены форматы бумаги от А3 до А6 с альбомным и книжным расположением текста, служебные поля -- левое -- не менее 20 мм, нижнее и правое -- не менее 10 мм. Размеры букв -- на пишущей машинке -- чуть меньше 14 размера шрифта Times New Roman.
4. ГОСТ 6.10.4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемые средствами вычислительной техники.
5. ГОСТ Р 511141-98 (1). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
23. Нормативные и нормативно-методические документы, регламентирующие порядок составления инструкции по документационному обеспечению управления организации.
24. Анализ и организация документооборота.
Регистрация документов
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);
каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;
порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.
|
|
|
Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:
объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;
структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;
режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов – оперограммы. Схемы позволяют установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с документами в организации.
Маршрутные схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
Пример маршрутной схемы (оперограммы) будет приведен ниже. Здесь дадим лишь принципиальные схемы документооборота для малых и крупных организаций.
Принципиальная схема документооборота малого предприятия
|
|
|
25. Объем документооборота.
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:
В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.
Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.
26. Система управления документами. Характеристика и этапы внедрения.
http://ru.wikipedia.org/wiki/%D1%E8%F1%F2%E5%EC%E0_%F3%EF%F0%E0%E2%EB%E5%ED%E8%FF_%E4%EE%EA%F3%EC%E5%ED%F2%E0%EC%E8
27. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение документов.
Документопотоки
Все документы организации делятся на три документопотока:
§ входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
§ исходящие (отправляемые) документы;
§ внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
|
|
|
