 |
Объекты управления проектами: определение, характеристики, признаки, классификация.
|
|
|
|
Понятие «Управление проектами» (УП). Системная модель УП: субъекты, объекты, процессы, стадии, функции.
Управление проектом (Project Management) - Использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.
Управление проектом представляет собой планирование, организацию, мониторинг и контроль всех аспектов проекта, а также мотивацию всех его участников с целью полного достижения целей проекта в заданный промежуток времени и в рамках заданных характеристик (определение из ICB).
Управление проектом в более широком понимании это профессиональная, творческая деятельность, ориентированная на получение эффективных результатов путем успешного осуществления проектов, как целенаправленных изменений.
Управление проектом включает:
1. Полный набор задач, организацию, методы руководства и руководящие меры по обеспечению выполнения проекта.
2. Создание системы мотивации и стимулирования всех участников проекта для успешного достижения целей проекта в рамках установленных ограничений и требований.
Принципиальная системная модель управления проектом состоит из трех взаимосвязанных основных блоков:
Субъекты управления:
3. Ключевые участники проекта:
1. инвестор;
2. заказчик (владелец);
3. генконтрактор;
4. генподрядчик;
5. исполнитель;
6. прочие участники.
4. Команда управления проектом:
7. управляющий проектом;
8. функциональные менеджеры проекта — члены команды проекта.
Объекты управления
· Системы (социально-экономические, отраслевые, региональные и др.)
· Проектно-ориентированные организации.
· Программы.
· Проекты.
· Фазы жизненного цикла объекта управления.
|
|
|
Процесс управления осуществлением проекта реализуется посредством прямой и обратной связей между субъектами и объектами управления и содержит:
5. Стадии процесса управления, включающие:
9. инициацию — организацию и запуск проекта и его отдельных фаз;
10. планирование проекта;
11. организацию и контроль выполнения работ проект;
12. анализ и регулирование хода работ проекта;
13. закрытие проекта и его частей.
6. Функции управления, включающие:
14. управление предметной областью проекта;
15. управление проектом по временным параметрам;
16. управление стоимостью и финансами в проекте;
17. управление качеством в проекте;
18. управление рисками в проекте;
19. управление персоналом в проекте;
20. управление коммуникациями в проекте;
21. управление поставками и контрактами в проекте;
22. управление изменениями в проекте; и пр.
Объекты управления проектами: определение, характеристики, признаки, классификация.
ü Системы (социально-экономические, отраслевые, региональные и др.)
ü Проектно-ориентированные организации.
ü Программы.
ü Проекты.
ü Фазы жизненного цикла объекта управления
1. Система (System) — целостное образование, состоящее из множества элементов, взаимосвязанных между собой и взаимодействующих друг с другом для достижения единой цели. Свод знаний
Системы могут быть как относительно небольшими и простыми, так и большими и сложными, например, компании, фирмы, социально-экономические системы, системы образования, здравоохранения, системы информации и управления, человеко- машинные системы и др. Большинство проектов и программ относится к числу больших и сложных систем.
Управление системами - использует основные элементы современной системотехники, включая: Системный анализ, Системное проектирование и инжиниринг, Развитие систем и др.
|
|
|
Создание, функционирование и развитие систем, а также их экономика находится в компетентности системообразующей организационной структуры («родительской организации»), В результате функционирования систем должна быть получена определенная выгода от вложенных в нее инвестиций, поэтому созданные системы постоянно инспектируются и поддерживаются. Процессы реновации, реорганизации и ликвидации больших и сложных систем сами по себе являются проектами.
Предварительная, расчетная и практически ожидаемая продолжительность жизненного цикла систем, подсистем и их компонентов определяется совместно заказчиком и командой проекта. Менеджер проекта должен знать положения Управления системами и Концепции поддержки функционирования, реновации и других изменений системы. Эти концепции должны быть доступны менеджеру проекта и использованы им для оптимизации проекта. Принимаемые проектные решения должны быть пригодны для использования при совершенствовании функционирования, поддержки и развития сис- тем (т.е. должны быть гибкими, экономичными, безопасными для людей и системы и способствовать внесению необходимых изменений). Этим системам предстоит функционировать в окружении внеш- них и внутренних условий, все многообразие которых более или менее предсказуемо.
Можно выделить следующие важные аспекты систем:
- жизненные циклы и предполагаемую продолжительность жизни систем, подсистем и их компонентов;
- основные понятия разработки и управления системам: использование, экономика, выгодность, живучесть, будущие изменения, совместимость, расширение, реновация, замещение;
- менеджмент и экономика подсистем и компонентов.
- Проект представляет собой мероприятие, для которого людские, материальные и финансовые ресурсы организуются каждый раз новым способом для выполнения работ проекта. При этом время и затраты на выполнение проекта строго ограничены, а сам он имеет стандартный жизненный цикл (6).
Проект представляет собой комплекс взаимосвязанных работ обеспечивающих достижение конкретным лицом или организацией заданных целей проекта в рамках составленного расписания и выделенного бюджета, а также соблюдения прочих условий и ограничений.
|
|
|
Другими характеристиками проекта (project attributes) являются новизна, комплексность, юридические условия его выполнения, необходимость выполнения работ в смежных областях деятельности, распределение работ.
В самом широком понимании, проект - это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией.
Многообразие осуществляемых проектов чрезвычайно велико. Они могут сильно отличаться по сфере приложения, конфигурации предметной области, масштабам, длительности, составу участников, степени сложности, влиянию результатов и т.п.
Для удобства анализа и синтеза проектов, а также систем управления проектами множество разнообразных проектов может быть классифицировано по различным основаниям:
Класс проекта - по составу и структуре проекта и его предметной области проекты подразделяются на монопроекты, мулътипроекты, мегипроекты.
Тип проекта - по основным сферам деятельности, в которых осуществляется проект, выделяют: технические, организационные, экономические, социальные и смешанный проекты
Вид проекта - по характеру предметной области проекты подразделяются и 1085 на: инвестиционные, инновационные, научно-исследовательские, учебно- образовательные, смешанные.
Масштаб проекта - по размерам самого проекта, количеству участников и степени влияния на окружающий мир проекты делят на: мелкие проекты, средние проекты, крупные проекты, очень крупные проекты.
Длительность проекта - по продолжительности периода осуществления проекта они подразделяются на: краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.
Сложность проекта - по степени сложности: простые, сложные, очень сложные.
- Программа (Program) - Группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения.
Свод знаний
Программа также как и проект является объектом управления. Однако в отличие от отдельного проекта, программа требует специальных методов координации и мультипроектного управления, обеспечивающих достижение общей цели программы при соблюдении заданных ограничений и условий ее выполнения.
|
|
|
Программа может быть представлена как совокупность проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами, временем на ее выполнение, технологией, организацией и др.
В дальнейшем мы будем рассматривать программы как совокупности проектов.
Выполнение отдельного проекта в составе программы может не давать ощутимого результата (дохода), в то время как осуществление всей программы обеспечивает максимальную эффективность (прибыль).
Программы могут носить макроэкономический характер и затрагивать интересы значительной части населения. Это требует тщательной подготовки программ и специальных методов координации и управления при их осуществлении.
По своему содержанию программы могут быть: экономическими, социальными, организационными, техническими или смешанными.
В рамках программ рассматриваются мегапроекты и мультипроекты.
Мегапроекты - это целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами и отпущенным на их выполнение временем. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, региональными, межотраслевыми, отраслевыми и смешанными. Как правило, программы формируются, поддерживаются и координируются на верхних уровнях управления: государственном (межгосударственном), региональном, муниципальном и т.д.
Мультипроекты - это комплексные программы или проекты, осуществляемые в рамках крупных организаций, компаний и фирм. Такие программы связаны с определением концепций и направлений стратегического развития организаций и предприятий и превращением их в прибыльные, конкурентоспособные фирмы.
Мультипроекты включают как изменения, касающиеся трансформации существующих или создания новых организаций и фирм, так и изменений, связанных с созданием системы внутрифирменного управления при выполнении множества проектов в рамках производственной программы фирмы.
Многопроектное управление координирует все множество проектов, выполняемых в организации. Разделение проекта на множество подпроектов является частью типового подхода к управлению проектами.
Управление программой (Program control) требует использование дополнительных средств и создание специальных структурных подразделений таких как:
1. руководящий комитет (steering committee);
2. центральный координатор проектов (central project controller);
3. бюро проектов, директор проектов (project office, projects director);
|
|
|
4. группа руководителей проектов (project manager circle);
5. Жизненный цикл объекта управления
4.1 ЖЦ проекта (англ. Project Life Cycle) — последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом.
В рамках методологии Института управления проектами (англ. Project Management Institute) жизненный цикл проекта имеет 5 фаз:
ü Инициация (англ. Initiating);
ü Планирование (англ. Planning);
ü Выполнение (англ. Executing);
ü Контроль и мониторинг (англ. Controlling and Monitoring);
ü Завершение (англ. Closing).
4.2 Жи́зненный цикл организа́ции — совокупность стадий развития, которые проходит фирма за период своего существования.
Эта теория рассматривается в рамках менеджмента и подразумевает прохождение организацией нескольких этапов развития (аналогия с живыми существами): становление, рост, зрелость, смерть. Но последний этап не совсем применим к организации, так как не всякое искусственное создание обязательно должно умереть.
Жизненный цикл имеет следующий вид: зарождение и становление, рост, когда фирма активно заполняет выбранный ею сегмент рынка, зрелость, когда фирма пытается сохранить имеющуюся долю рынка под своим контролем и старость, когда фирма быстро теряет свою долю рынка и вытесняется конкурентами. В дальнейшем организация либо ликвидируется, либо вливается в более крупную, либо разбивается на более мелкие организации, которые в зависимости от ситуации могут оказаться на стадии роста или зрелости (реже — других стадиях).
4.3 Жизненный цикл информационной системы (ПО) — период времени, который начинается с момента принятия решения о необходимости создания программного продукта и заканчивается в момент его полного изъятия из эксплуатации[1]. Этот цикл — процесс построения и развития ПО.
5. Проектно-ориентированная организация (Projectized Organisation)
Любая организационная структура, в которой менеджер проекта имеет полномочия для определения приоритетов и для руководства работой лиц, привлеченных для работы в рамках данного проекта.
72. Субъекты управления проектами: состав участников проекта, команды проекта, управляющий проектом.
Участники проекта (Project Stakeholders) — Физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.
Свод знаний
Состав участников проекта, их роли, функции, полномочия, обязанности и ответственности зависят:
1) от типа, вида, масштаба и сложности проекта;
2) от того, на какой стадии/фазе жизненного цикла находится проект в данный момент времени.
Как правило, основными (ключевыми) участниками проекта являются:
Заказчик - главная сторона, заинтересованный в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к проекту, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, заключает контракты с основными исполнителями проекта и несет ответственность по этим контрактам, управляет процессом взаимодействия между всеми участниками проекта или делегирует основному исполнителю эту функцию, несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом и т.п.
Клиент - индивидуум или организация, которая будет использовать продукты проекта. Это могут быть также группы клиентов.
Спонсор - индивидуум или группа в исполняющей организации, которая обеспечивает финансовые, материальные и человеческие и другие ресурсы для осуществления проекта.
Управляющий (главный менеджер) проекта - физическое лицо, которому делегируются полномочия по руководству всеми работами по осуществлению проекта: планированию, контролю и координации работ всех участников проекта. Он является индивидуально ответственным за осуществление проекта.
Команда проекта -специфическая организационная структура, совокупность физических и юридических лиц и их групп, объединенных целевым образом для осуществления проекта. Создается на период осуществления проекта. Главная задача команды проекта - осуществление функций координации действий и согласование интересов всех участников проекта для достижения целей проекта.
Команда управления проектом - специфическая организационная структура, возглавляемая управляющим (главным менеджером) проекта и создаваемая на период осуществления проекта. Главная задача команды управления проектом - осуществление функций управления проектом для эффективного достижения целей проекта.
Возможными участниками проекта могут быть:
Инициатор - сторона, являющаяся автором главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта, но деловая инициатива по осуществлению проекта в конечном счете должна исходить от обретенного проектом заказчика.
Инвестор- сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Цель инвесторов - максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации
проекта. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.
Контрактор (генеральный контрактор) - сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту - это может быть весь проект или его часть.
Субконтрактор - вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.
Проектировщик - юридическое лицо, выполняющее по контракту проектно- изыскательские работы в рамках проекта. Вступает в договорные отношения с генконтрактором проекта или непосредственно с заказчиком
Генеральный подрядчик - юридическое лицо, чье предложение принято заказчиком. Несет ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом. Подбирает и заключает договоры с субподрядчиками на выполнение отдельных работ и услуг.
Поставщики - субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе - материалы, оборудование, транспортные средства и др.
Лицензоры/Лицензирующие организации - организации, выдающие лицензии на право владения земельным участком, ведение торгов, выполнения определенных видов работ и услуг и т.п.
Органы власти - сторона, удовлетворяющая свои интересы путем получения налогов от участников проекта, выдвигающая и поддерживающая экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.
Владелец земельного участка - юридическое или физическое лицо, являющееся владельцем участка земли, вовлеченного в проект.
Производитель конечной продукции проекта - осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную продукцию.
Потребители конечной продукции - юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями конечной продукции, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.
Взаимодействие участников проекта обеспечивается командой проекта в рамках созданной организационной структуры проекта.
Ключевое определение
Постоянная (Permanent Organization) или родительская (головная, материнская) организация (Parents Organisation) - Фирма или организация, внутри которой возник проект и в интересах которой он осуществляется.
Свод знаний
Жизненный цикл организаций, действующих на рынке, связан со спросом на предлагаемые ими продукты и услуги и может продолжаться десятилетия. Проекты осуществляются организациями с целью решения возникающих проблем, развития компании и адаптации ее деятельности к изменениям окружающей среды.
Многие проекты инициируются внутри компаний и для свого осуществления требуют привлечения внешних организаций и предприятий. При этом в большинстве случаев при реализации проекта для обеспечении надежного достижения его целей возникает необходимость в создании временной организационной структуры, объединяющей участников проекта.
При этом головная организация, рассматривает проект с точки зрения своего стратегического развития и играет роль родительской организации и /или владельца проекта.
В отличие от временной организационной структуры проекта, головная организация является постоянной организацией.
Владелец проекта - это организация, которая инициировала проект и будут владеть или использовать результаты проекта. Она определяет требования к проекту и условия его выполнения, обеспечивает финансирование проекта, извлекает выгоду из его результатов.
Цели владельца - получить оптимальный продукт за приемлемую цену.
В ходе реализации проекта владелец проекта вступает во взаимодействие с подрядчиками.
Подрядчики проекта - это лица или организации, которые непосредственно вовлечены в исполнение проекта. Они получают вознаграждение за участие в работах проекта, и, если они не конечные пользователи, то, выполнив свою задачу, выходят из проекта.
Построенная в ходе реализации проекта организационная система поддерживается головной организацией. Участвуя в работе команды проекта, сотрудники головной организации представляют интересы владельца проекта.
Управляющий (менеджер) проектом (11) может не являться сотрудником головной организации, но должен находится в непрерывной связи с родительской организацией и понимать, как она связана с организацией и выполнением проекта по таким важным аспектам как:
1. рабочие задания, полномочия, ответственность;
2. структура родительской организации;
3. процедуры и порядок принятия решений.
Это особенно важно, если инфраструктура постоянной организации изменяется в результате осуществления проекта. Проекты в области реконструкции производства, информационных технологий и организационные проекты оказывают влияние на функционирование постоянной организации. Для выполнения проекта очень важным является то, как воспринимают проект сотрудники головной организации, насколько они участвуют в определении и контроле получаемых результатов. Иначе в приведенных выше типах проектов трудно достичь удовлетворения клиента. Следовательно, управляющий проектом должен понимать принципы планирования и управления деятельностью постоянной организации, а так же свой вклад в создание хороших предпосылок для ее успешного функционирования.
Чем большим опытом работы в соответствующей прикладной области обладает управляющий проектом, тем успешнее он будет осуществлять управление проектом в интересах родительской организации.
Ключевое определение
Команда проекта (Project Team) — Специфическая организационная структура, совокупность отдельных лиц, групп и/или организаций, привлеченных к выполнению работ проекта и ответственных перед руководителем проекта за их выполнение. Создается целевым образом на период осуществления проекта. Включает также всех внешних исполнителей и консультантов.
Команда управления проектом (Project Management Team) - Специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем (главным менеджером) проекта и создаваемая на период осуществления проекта. В мелких проектах эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта.
Свод знаний
Следует делать некоторое различие между: команда проекта и команда управления проектом.
Команда проекта - совокупность индивидуумов и их групп, объединенных целевым образом для работы над проектом, специфическая организационная структура, создаваемая на период осуществления проекта либо одной из фаз его жизненного цикла. Задача команды проекта - осуществление полного комплекса работ по проекту для достижения его целей. В команду проекта входят лица, представляющие интересы различных участников проекта.
Главная задача команды проекта - осуществление функций координации действий и согласование интересов всех участников проекта для достижения целей проекта.
Команда управления проектом - члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом, включая представителей некоторых участников проекта и технический персонал. В небольших проектах организации эта команда может включать в себя практически всех членов команды проекта. Главная задача команды управления проектом - осуществление функций управления проектом для эффективного достижения целей проекта.
Место и роль команд в проекте определяется целями входящих в них лиц и представителей участников проекта, степенью участия команды в процессах проекта и ее ответственностью.
|
|
|
