Состав и назначение организационных документов, включенных в УСОРД

Состав организационных документов:

Учредительный договор

Устав организации

Положение об организации

Положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах

Регламенты работы, правила внутреннего распорядка, положение о персонале

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Инструкции по направлениям деятельности

Должностные инструкции работников

Памятки

Договора

Цели разработки и применения в ДОУ организационных документов:

Создание организации (предприятия, фирмы…)

Установление структуры организации

Определение штатной численности и

состава работников по должностям

Определение функций структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов

Установление режима работы

Осуществление организации труда и распределение обязанностей между работниками

Определение порядка реорганизации

и ликвидации организации

16. Законодательное регулирование документирования создания

Высшей правовой значимостью обладают законы Россий­ской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информа­ции, информатизации и защите информации» закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непре­рывного и документального учета всех хозяйственных опера­ций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об об­ществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значи­тельное внимание уделяют порядку документирования их дея­тельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 зако­на «Об обществах с ограниченной ответственностью» определя­ют обязанности обществ по хранению документов. Закон уста­новил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законода­тельства Российской Федерации об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах, которые установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по исте­чении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном норма­тивными документами.

17. Нормативно правовая база

ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники", утвержденный Государственным комитетом СССР по стандартам 9 октября 1984 г.

Пункт 2 ст. 1 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" // Российская газета. 12.01.2002. № 6.

Гражданский кодекс РФ устанавливает два условия, при наличии хотя бы одного из которых электронно-цифровая подпись и, соответственно, электронный документ могут быть использованы для заключения и реализации гражданско-правовых сделок, а именно: когда такая возможность прямо предусмотрена действующим законодательством РФ в широком смысле и/или когда такая возможность согласована сторонами.
Что касается первого условия, то как сам Гражданский кодекс РФ <*>, так и ряд подзаконных актов <**>, принятых в соответствии с ним и в развитие его положений, установили случаи, когда электронные документы могут быть использованы наравне с документами на бумажных носителях.

ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" предусмотрел возможность подтверждения юридической силы документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, электронной цифровой подписью <*>.

ФЗ "Об электронной цифровой подписи" впервые закрепил общее определение понятия "электронный документ", а именно электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме <*>.

Кон. Информация

Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 года № 188, включает:
1.Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3.Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.).
5.Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна).
6.Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации о них.

Сохранность документов

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в струк­турных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Дела располагаются на полках вертикально в последователь­ности, которая соответствует последовательности их расположе­ния в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоян­ного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внут­ренняя опись.

Внутренняя опись документов дела — это учетный доку­мент, содержащий перечень документов дела с указанием по­рядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.*

Порядок архивного хранения документов в организации регламентируется:

- Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" 1;
- «Положением о Федеральной архивной службе России» 2
- «Основными правилами работы архивов организаций» 3,
- Постановление Правительства Российской Федерации "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" 4;
- Постановление Правительства Российской Федерации "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" 5
и другими нормативными документами в области архивного дела.

21.

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: