Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Понятие документ и информация.их соотношение




БИЛЕТ №1 Основные задачи службы доу


  • обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;
  • разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хра­нения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с доку­ментами и контроль за применением;
  • совершенствование форм и методов работы с докумен­тами на основе применения информационных техноло­гий, унификации и стандартизации документов и про­цессов управления документами;
  • организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подраз­делениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выпол­няемые данным подразделением

  • .


Билет №2

Организационные и документ.функции секретаря

. А в обязанности входит: * учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; * оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п..; * подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; * оформление протоколов рассылок выписок из них; * анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; * подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам; * прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; * организация приемов посетителей; * прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности: * техническое обеспечение работы руководителя; * подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний; * организация риема работников и посетителей; * телефонное обслуживание; * подготовка командировок; * организация презентаций и специальных приемов гостей; * стенографирование; * контроль за праздничными и илейными датами; * обработка почты; * машинописные работы; * сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора; * сбор материалов для докладов и речей руководителя; * ведение табеля учета рабочего времени.Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими.



Билет №3


Характеристика развития делопроизводства в период приказного делопроизводства

Особенности приказного делопроизводства

Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьякаСистема видов документовВ приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями..Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например,.Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права — Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных

Лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.


Билет №11

Понятие документ и информация.их соотношение

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": " Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".Основным инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...