 |
Деловая речь и ее грамматические особенности.
|
|
|
|
Тема 6. Общие основы деловой корреспонденции.
Цель изучения: изучение особенностей составления и оформления служебных документов; знакомство с особенностями языка и стиля служебных документов.
Вопросы для изучения:
1. Служебная переписка на предприятии.
2. Деловая речь и ее грамматические особенности.
3. Логическое построение документов.
Служебная переписка на предприятии.
Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.
Подготовка письма включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса;
- сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
- подготовка проекта письма;
- согласование проекта (при необходимости);
- подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.
Письмо должно имеет реквизиты:
|
|
|
Наименование организации и ее справочные данные;
дата, регистрационный номер;
ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
адресат;
заголовок к тексту (отвечающий на вопрос "о чем?");
текст;
отметка о наличии приложений;
подпись;
отметка об исполнителе.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:
от первого лица единственного числа (прошу);
от первого лица множественного числа (просим);
от третьего лица единственного числа (организация просит);
от третьего лица множественного лица (трудовой коллектив просит);
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
- "Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия № 3 телевизоров "Sony", в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от... №...)...".
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».
Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем
(4) Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
|
|
|
Просим оказать содействие…
Прошу Вас…
Просим принять участие…
Прошу довести до сведения…
Просим выслать в наш адрес…
Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:
Просим предоставить…
Просим отразить следующие вопросы…
Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:
Прошу высказать Ваше мнение о…
Прошу Вас дать поручение разработать…
Просим Вас выразить письменную поддержку…
Надеемся на плодотворное сотрудничество…
Сопроводительное письмо - сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:
Направляем информацию…
Представляем на утверждение…
Посылаем литературу…
Высылаем план…
Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:
Оплату гарантируем…
Качество услуг гарантируем…
Предприятие гарантирует…
Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».
Эти письма начинают так:
Подтверждаем…
Организация подтверждает…
С благодарностью подтверждаем…
Письмо-извещение – сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:
Сообщаем…
Доводим до вашего сведения…
Ставим Вас в известность…
Письмо–напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:
Напоминаем, что…
Напоминаем Вам, что…
Письмо-приглашение и письмо–поздравление - может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:
Просим принять участие…
Приглашаем Вас на …
Просим направить представителя…
|
|
|
Поздравляем Вас…
Сердечно поздравляем Вас…
Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.
Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.
Деловая речь и ее грамматические особенности.
При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.
Деловую речь отличают, прежде всего, ясность, точность, краткость, систематичность.
Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном.
Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз.
Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений.
Систематичность - логическая последовательность изложения документов.
Деловая речь имеет соответствующую терминологию, различную для разных отраслей народного хозяйства, формирующую официально-деловой стиль. В коммерческой практике термином официально-деловой стиль принято называть язык служебных, в первую очередь организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.). Язык коммерческих документов в сравнении с другими имеет резкое сужение диапазона используемых речевых средств: высокую степень повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документа.
Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу.
Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений.
|
|
|
Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов. Личный субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются синонимические средства языка, прежде всего, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (имена существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия).
Недопустимо использование разговорных, просторечных, жаргонных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов. Однако это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть всегда объективно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, может быть предъявлено требование (иногда в категорической форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
(5)В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость слов (служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.)
Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т.п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.
В деловой речи следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. Не следует увлекаться иностранными словами, обитающими в коммерческой терминологии (менеджмент, маркетинг, конъюнктура, коносамент, консигнация, клиринг, дистрибьютор и др.). Эти и другие термины хороши тогда, когда они известны и понятны адресату. При этом составитель письма обязан грамотно написать каждое употребляемое им иностранное слово. В сомнительных случаях необходимо пользоваться орфографическим словарем.
В деловой речи и тем более в служебной переписке не рекомендуется употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова, заимствованные из лексикона прежнего бюрократического аппарата и частной коммерческой практики.
|
|
|
Например: сей, посему, надлежит, учинить, таковой, коих и др. Их следует заменять на слова современного стиля - этот, поэтому, следует, произвести, такой, которых. Большое внимание следует уделять правильному сочетанию слов в предложении, так как может получиться бессмыслица, например: "Незаконное хищение государственной собственности" - очевидно, что законного хищения не может быть; "Организован обмен имеющимся опытом", разумеется, что если опыта нет, то нечем и обмениваться.
Употребление отглагольных существительных (обнаружение, непредоставление, составление и др.) затемняет смысл речи. Поэтому отглагольные существительные необходимо заменять глаголами, например: "В случае обнаружения при доставке товара недостачи возникает необходимость составления приемного акта". После замены отглагольных существительных на глагол получим более четкую фразу: "Если при доставке товара обнаружена недостача, необходимо составить приемный акт".
В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций.
|
|
|
