 |
Отметка о наличии приложения (реквизит 21)
|
|
|
|
Иногда документы имеют приложения, которые дополняют, разъяс няют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
В служебных письмах, справках, планах, отчетах, докладных записках отметка о наличии приложения оформляется таким способом: после тек ста служебного письма от левого поля (нулевое положение табулятора) пишется слово «Приложение» с заглавной буквы, ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложений несколь ко, то они нумеруются. Название приложения, если оно занимает не сколько строк, печатается через 1,0 межстрочный интервал. Следую щее название печатают под следующим номером, делая 1,5-2,0 меж строчных интервала, и т. д. Под словом «Приложение» ничего не печатают, чтобы оно выделялось, и при делопроизводственной обра ботке всегда контролируют, есть ли документы, которые прилагаются к основному документу.
Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или по полной форме. В том случае, если приложения подробно упомянуты в тексте документа, например: «Направляем на рецензию проект При мерной программы дисциплины "Делопроизводство", разработанный Московским политехникумом», отметку о наличии приложения офор мляют по краткой форме:
Приложение: на 20 л. в 1 экз.
Если в тексте документа о приложениях говорится без упоминания вида документа, его заголовка и т. д., например, «Направляем комплект учебно-методической документации по специальности 0201 "Право- ведение"», то отметку о наличии приложения следует оформлять по полной форме:
Приложение: 1. Проект учебного плана по специальности 0201
«Правоведение» на 1 л. в 1 экз.
2. Проект Примерной программы производствен ной (профессиональной) практики по специаль ности 0201 «Правоведение» на 50 л. в 1 экз.
|
|
|
3. Проект Примерной программы дисциплины «Де лопроизводство» на 20 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указыва ют, например:
Приложение: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения в 3 экз.
В этом случае, если документ, являющийся приложением, сам име ет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следую щим образом:
Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2005 г. № 155 и приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адре са, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.
По-другому оформляется отметка о наличии приложения в норма тивных актах или распорядительных документах. Как правило, прило жения или утверждаются этими документами, или вводятся в действие. В соответствующем пункте второй части текста распорядительного документа или нормативного акта будет информация о приложении, например:
1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной ко миссии колледжа (приложение 1).
На самом приложении - Положении о постоянно действующей экс пертной комиссии колледжа - на первом листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» (без кавычек) с указанием распорядитель ного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 1
к приказу директора Технического колледжа от 25.11.2006 г.
№135
Допускается слово «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать реквизит относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу директора Института государства и права РАН
От 15.11.2006 г. №135
Подпись (реквизит 22)
Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удо стоверения документа.
|
|
|
В состав реквизита 22 «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка дается без кавычек и ско бок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.
Должностные лица подписывают документы в пределах их компетен ции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зави симости от вида документа, содержания, способов принятия.
Документ, принятый на основе единоначалия, - приказ, распоряже ние, указание - всегда имеет одну подпись, как правило, руководителя организации, учреждения, предприятия, например:
1. Документ оформлен не на бланке организации:
| Директор Московского | личная | |
| политехникума | подпись | Л. А. Румынина |
2. Документ оформлен на бланке Московского политехникума: Директор личная подпись Л. А. Румынина
Допускается в реквизите 22 «Подпись» центровка наименования дол жности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
| Генеральный директор | личная | |
| компании «АМИК» | подпись | Н.А.Федосов |
Допускается также в реквизите 22 «Подпись» в наименовании дол жности лица указывать ученую степень и звание, например:
Зав. кафедрой теории госу
дарства и права МИИТ, доцент личная
кандидат юридических наук подпись К. Л. Кириллов
Если документ оформляется на должностном бланке, то наименова ние должности лица, подписывающего документ, не указывают.
Документ, принятый коллегиальным органом (советом, коллегией), - постановление, решение - имеет две подписи, например:
Председатель коллегии личная подпись И.И.Иванов
Ответственный секретарь личная
коллегии подпись К.И.Медведев
Две подписи на документе означают, что за его содержание несут ответственность лица, его подписавшие.
Две подписи проставляются на документах денежно-финансового характера. Это подписи руководителя организации и главного бухгал тера, расположенные одна под другой с 2,0-4,0-межстрочным интерва лом, например:
|
|
|
Директор личная подпись Л. А. Румынина
Главный бухгалтер личная подпись А. А. Андрианова
Если на документе две подписи и это подписи двух равных по долж ности лиц, то их располагают на одном уровне: первую подпись - от нулевого положения табулятора, вторую - от 4-5-го положения табуля тора, причем дается полное наименование должностей, так как такие документы составляются на чистом листе бумаге, а не на бланке, на пример:
Директор Медицинского Директор Лечебно-консульта- центра «Авиценна» тивного центра «Парацельс»
личная подпись А. А. Степанов личная подпись С. П. Филатов
Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии с указанием распределения их обязанностей в со ставе комиссии. Первой всегда идет подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии: личная подпись Р. К. Ламкин Члены комиссии: личная подпись И.А.Арефьев
личная подпись А. В. Лаптев
личная подпись М. М. Матвеева
личная подпись А. А. Яблокова
Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и бо лее экземпляров) подписывают, если документ представляет собой акт проверки, ревизии и т. д. - по количеству лиц или организаций, кото рым необходимо предоставить данный акт.
Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.
Документ должен быть подписан тем должностным лицом, чья рас шифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением ко сой черты или приписыванием ручкой букв «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.
В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фак тической должности и фамилии, например:
|
|
|
И.о. директора института -
зам. директора по науке личная подпись А. К. Аверкин
В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности ее применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
|
|
|
