 |
Составление и оформление описи дел
|
|
|
|
Формирование дел и экспертизы ценности документов
ПК -профессиональная компетенция осуществляет подготовку дел передачи на архивное хранение.
Формирование дел- это неотъемлемая часть текущего хранения документов исполнение которых заверено.
Формирование дел -это процедуры группировки исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой.
В зависимости от особенностей делопроизводства формирование дел или документов производства.
1) Децентрализовано -т.е. непосредственно в структурных подразделениях формируются документы т.е. которые появляются в структурных подразделениях.
2) Централизовано -т.е. службы ДОУ, канцелярии, секретариата.
Ответственными за организацию работы по формированию дел являются лица ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, работники службы ДОУ или канцелярии.
В структурных подразделениях дела формируются по профилю т.к. дела во время их исполнения хранятся у исполнителя в специально заведенных помещениях, ежегодно в конце года формируются в дела,но не скрепляют.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
1)Распределяют исполненные документы по делам в соответствии с номенклатурой дел.
2)Расположение документов внутри дела.
3)Оформление обложки дела.
Формирование дел начинается с начала года на каждое названное номенклатуре дела заводится скоросшиватель.
Если на обложки дела была составлена, то при окончательном оформлении она может дополняться и уточняться.
При группировки документов в дела, документы распределяют по признакам:
1) Номинальный –указывает на вид документа.
2) Авторский –в заголовках документа после вида указывается автор.
|
|
|
3) Корреспондентский –определяют по реквизиту адресат.
4) Хронологический –за иной период сгруппированы документы.
5) Географический –если в дело формируются объединенные документы.
Для дел содержащих особо ценные документы и дел личных дел, составляют внутреннею опись.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1)дела группируют в документах одного календарного года, исключение составляют личные дела и переходящие. Документы комиссии, групп
2)Документы постоянного и временного хранения группируются раздельно
3)В дело включается один подлинный экземпляр исполнения документов как листа заверителя разрешается оставлять копии на которых имеются резолюции или являются основному документу.
4)Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТА
5)Не допускаются разобщение запросов и ответов, сопроводительных писем без приложений, обычно это документ –ответ а за ним документ-запрос
6)Дело не должно содержать 250 листов, если более 250 листов формируют второе дело или том.
7)Приложение подшивают вместе с документами к которым они относятся
8)Размещение документа внутри дела производится в хронологической последовательности.
На предприятии могут быть документы которые не подходят не в одно дело, их формируют в дело по различным вопросам.
Оформление дел
Оформление дел условно разбито на два этапа:
1) Первичное оформление- это заполнение реквизитов обложки положение и формирования листа заверителя.
2)Проводится окончательное оформление,особое внимание уделяется постоянному хранению, временному свыше 10 лет.
Дела временного хранения до 10 лет хранятся в скоросшивателе без нумерации и листа заверителя.
Окончательное оформление это:
1).нумерация листов
Листы большого формата нельзя подшивать до середины. Фотографии, иллюстрации нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу
|
|
|
Конверты с положениями нумеруются с начала конверта, листы каждого тома нумеруют отдельно
Листы имеют литерные номера,после нумерации заполняют нумерительную надпись
2)Составление внутренней описи документа
Дела временного хранения свыше 10 лет переплетают после согласования описи закрепленными комиссиями
3)Проверка полноты и правильности оформления представители архивной службы обретают внимание на правильность заполнения обложки надписи, внутренней описи.
Подготовка передаче дел в архив и составление и оформление описи дел
Составление и оформление описи дел
В архив как правило передаются дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, дела по личному составу.
Прежде чем передать дело в архив предприятия проводят экспертизу ценностей.
Экспертиза ценности –это комплекс мероприятий по изучению дел на основании отбора,в качестве определенных сроков экспертиза проводиться ежегодно.
Выделенные дела передаются в архив на основании номенклатуры дел путем просмотра. На делах должна быть отметка ЭПК. Дела временного хранения до 10лет остаются в структурных и могут быть уничтожены по срокам их истечения.
На те дала которые передаются в архив организации по резолюции экспертизы составляют описи дел. На каждую группу дел составляют отдельные описи, описи составляют на документе одного года, каждое дело в описи получает свой порядковый архивный номер, который за тем проставляется на обложке дела.
В конце каждой описи включают количество включенных дел.
Описи составляют в трех экземплярах:
1)Передают в ведомственный архив
2)Прилагают протокол заседания экспертной комиссии
3)Остается в организации
Описи передаются в архив в течении года обычно после заявления дел, делопроизводства. Описи которые остаются в организации являются оставлением для составления сводной описи дел. На основании сводной описи подготавливают дела передачей на постоянное хранение.
В момент передачи дел на постоянное хранение проводят проверку правильности оформления дел включающую в опись и номенклатуру.
|
|
|
Дела указывают по возрастанию номеров на обе стороны
Прием каждого дела производят по единично в присутствии работника который передают дела. В описи делают отметку о наличии дел в обоих экземплярах.
В каждом экземпляре цифрами указывают:
1)количество фактически принятых дел
2)номенклатуру отсутвующих дел
3)дата приема передачи
4)описи приема передачи дел
После передачи документа разрешается проводить уничтожение документа основанием является об уничтожении дел.
В каждом структурном подразделении организации по окончанию делопроизводства года составляют описи.
Описи выполняют три основные функции:
1)Применяют систематич дел путем присвоения каждому делу индивид. Номер
2)Обеспечение учета и сохранности документа
3)Раскрывает состав содержания документа
Порядок составления описи должен быть четко изложен по инструкции делопроизводства ответственность за качественное и своевременное составление описи несет руководитель структурного подразделения.
При составлении описи соблюдать следующие правила:
1)Дела системат.в описи так же КНК номенклатуры дел
2)каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером
3)Грифы описи заполняются в соответствии обложкой дела.
4)В примечании исполнены не только отметки о нарушении изъятии дел,но и о физическом состоянии документа
5)Если вносятся бланки с заголовком на одно дело пишется полностью все остальные обозначаются словами «ТОЖЕ»
6)Описи дел имеют годовые разделы соответствующие номенклатуре дел, нумерация таких описей может продолжится и на следующий год соответственно опись продолжиться годовыми разделами до включения 1000 дел,затем заводят другую опись.
7)В организациях с небольшим объемом документооборотом в опись можно включать до 200 дел постоянного хранения и опись считается законченной.
8)В организациях с большим объемом документооборотом дела постоянного хранения в сводную опись могут носиться до 4 значной цифры заголовки и только потом новая опись.
|
|
|
