Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Организация работы экспертных служб




В результат экспертизы ценности документов составляются описи и акты. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной ценности дел, оформление дел, обеспечение сохранности и передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов (ЭЦД) один из главных видов работ с документами; она представляет собой определение научно-исторической, социальной, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения.

Основными критериям, определяющими ценность документов, являются роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых функций, время и место образования документов, юридическая достоверность документов, особенности материальной основы документа и его физического состояния, подлинность/копийность.

ЭЦД проводится в соответствии с нормативными документами, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству, с указанием сроков хранения (перечни). Сохраняется основное правило: непосредственный просмотр и изучение каждого документа.

Если в дело сформированы документы различной ценности, то срок хранения дела устанавливается по документам наибольшего срока хранения.

При просмотре дел изымаются дуплетные экземпляры, черновики, неоформленные документы, копии, документы с временным сроком хранения. Особое внимание уделяется документам с отметкой «ЭПК». Это означает, что среди документов временного срока хранения некоторые документы могут храниться постоянно.

Составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Особое внимание уделяется документам, содержание которых поглощается составленными на их основании сводными документами (плановыми, отчетными, статистическими, бухгалтерского учета и отчетности). К ним относятся документы, содержащие сведения за короткие сроки, содержание которых поглощается сводными документами за более длительные сроки. При наличии годовых отчетов уничтожаются квартальные и месячные отчеты. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные отчеты, а месячные уничтожаются.

На основании первичных документов (справок, сводок), которые подготавливаются различными структурными подразделениями, могут быть составлены сводные документы. Если содержание первичных документов поглощается сводными, то первичные документы могут быть отобраны к уничтожению. Если их содержание несет важную информацию, не отраженную в сводных документах, то первичные документы оставляются.

Решение вопроса, в каких структурных подразделениях оставлять дуплетные документы, а в каких их можно уничтожать, где документ хранится постоянно, а где 3 года – это задача ЭК. Этот порядок закрепляется в НД.

При отсутствии подлинных документов оставляют копии.

ЭЦД проводится в 3 этапа:

1. Оценка документа в делопроизводстве с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Проводится ежегодно работниками СДОУ совместно с членами ЭК. Результат находит отражение в НД,

2. Проводится в ведомственном архиве. При передаче дел в архив осуществляется контроль за качеством ЭЦД в структурных подразделениях (на основании описи структурного подразделения составляется опись ведомственного архива и акт об уничтожении документов). Опись и акты рассматриваются на ЭК одновременно.

3. члены ЭК должны знать задачи, функции и круг вопросов деятельности организации, ее масштаб, взаимосвязи с другими организациями, владеть информацией о реорганизации и о постановке делопроизводства.

Организация работ по ЭЦД возлагается на ЭК организации, ЭК госархивной службы.

Система экспертных служб:

ü в органах госуправления, организациях, подчиненных правительству и им подведомственных, создаются ЦЭК, которые координируют и руководят деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. С целью контроля за их деятельностью на заседаний ЦЭК заслуживаются отчеты председателей ЭК подведомственных организаций. Если организация, входящая в подведомственную сеть, не передает документы на госхранение, то ЦЭК вышестоящей организации согласовывает представляемые ею НД и опись дел по личному составу.

ü В организациях, не имеющих подведомственную сеть создаются ЭК.

ü Организация работ по ЭЦД и контроль за ее результатами в гсоархивах, учреждениях государственной архивной службы возлагается на ЭПК в отделах по архивам и делопроизводству управлений юстиции облисполкомов.

В госархивах создается ЭМК.

ЭПК и ЭМК рассматривают описи дел, акты, НД и другие нормативно-методические документы по работе архивных служб организаций и принимают решение об их утверждении.

ЦЭМК создается в НА РБ, который является центром теоретического и методического решения вопросов ЭЦД. На заседаниях ЦЭМК рассматриваются и утверждаются основные методические документы, определяющие методику и организацию работ по ЭЦД. Решения ЦЭМК обязательны для всех архивов и негосударственных организаций.

И ЦЭК и ЭМК являются постоянно действующими совещательными органами.

ЭК должна быть создана в каждой организации, независимо от формы собственности. ЦЭК или ЭК создаются на основании приказа руководителя организации. В их состав включаются наиболее квалифицированные сотрудники СДОУ и других структурных подразделений. В ЭК должно быть не менее 3-5 человек (обязательно нечетное число. Членом ЭК обязательно является руководитель СДОУ, завархивом, работник кадровой службы и главный бухгалтер, юрист.

В состав ЦЭК или ЭК организации, передающей документы на госхранение, включаются представители ГАС.

С течением времени, когда происходят изменения в составе ЭК или ЦЭК, приказом руководителя в ее состав вносятся изменения.

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя, секретарем ЭК является руководитель СДОУ или завархивом. ЭК должна заседать не реже 1-2 раз в год. ЭК работает в соответствии с планом работ ЭК. Каждое заседание ЭК оформляется протоколом. Решения принимаются большинством голосов. Протокол заседания подписываются председателем и секретарем ЭК, который утверждается руководителем организации не позже 5 дней. Может оформляться выписка из протокола, которая заверяется флагово, не отступая от левой границы.

Деятельности ЦЭК или ЭК складывается из основных направлений:

ü Организация работ по обеспечению ежегодного отбора и подготовки документов к передаче на госхранение либо к последующему хранению.

ü Методическое обеспечение работ по о тбору документов (в т.ч. в подведомственных организациях).

ü Осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

Выполняя эти задачи, ЦЭК осуществляет следующие функции:

1. Рассматривает проекты НД организации и подведомственных организаций, не являющихся источником комплектования;

2. Рассматривает описи;

3. Рассматривает акты;

4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения документов определенный категорий (или об из определении), установленные действующими перечнями типовых документов, и выносит решение о представлении этих предложений на утверждение в архивные учреждения;

5. ЭК участвует в подготовке и рассмотрении перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и других методических пособий по работе архива организации;

6. Осуществляет инструктаж и контроль за исполнением ЭК подведомственных организаций своих обязанностей;

7. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений по согласованию описей, НД, актов;

8. Осуществляет контроль за организацией уничтожения документов (непосредственный контроль за этим процессом осуществляется работниками СДОУ).

После рассмотрения документов на заседании обязательному утверждению либо согласовании ЭПК или ЭМК госархива подлежат описи, акты, предложения об изменении сроков хранения, перечни.

Свою деятельность ЦЭК или ЭК осуществляют на основе положения об ЭК, которое должно быть разработано в каждой организации. Положение утверждается руководителем организации и согласовывается с госархивом (для организаций, передающих документы на госхранение) или с ЦЭК вышестоящей организации. В положении отражается специфика работ, определяется количественный состав ЦЭК.

 

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...