 |
II . Анализ управленческой деятельности предприятия
|
|
|
|
2.1 Принятие решений
 |
В виде идеи в коммуникационном процессе могут выступать управленческие решения. С одной стороны, они являются актами, которые предшествуют управленческому воздействию., а с другой выступают как процесс, включающий анализ ситуации в управляемой системе и разработку мер для ее целесообразного изменения. В этом качестве принятие решения выступает уже как предмет труда, который требует организации и управления, и это та основная форма управленческой деятельности, в которой выступает содержание труда руководителя. Решение — это альтернатива (необходимость выбора между двумя или несколькими, исключающими друг друга возможностями).
2.2 Краткая характеристика предприятия
Рассматриваемым предприятием в данной курсовой работе является Брянский филиал Федерального государственного учреждения «Территориальный фонд геологической информации по Центральному федеральному округу» (далее – филиал).
Данный филиал был образован 4.10.2000 г.. Филиал является обособленным подразделением Федерального агентства по недропользованию(далее – Роснедра). Филиал осуществляет свою деятельность от имени Роснедра. Ответственность за деятельность филиала несет Роснедра. Филиал в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, приказами Роснедр и иными нормативными актами.
Основной целью деятельности филиала является реализация на территории Брянской области целей и видов деятельности Роснедр, в том числе:
- информационное обеспечение геологического изучения недр и недропользования на территории Брянской области
|
|
|
- информационное обеспечение государственного учета и ведения государственного реестра работ по геологическому изучению недр, участков недр, предоставленных для добычи полезных ископаемых, а также в целях, не связанных с их добычей, и лицензий на пользование недрами
- ведение территориального баланса запасов полезных ископаемых
- ведение учета, систематизация и анализ материалов геологической изученности в Брянской области.
Структура управления
Федеральное агентство по недропользованию (Роснедра) г. Москва
Федеральное государственное учреждение «Территориальный фонд геологической информации по Центральному федеральному округу»
Брянский филиал федерального государственного учреждения «Территориальный фонд геологической информации по Центральному федеральному округу»
Руководитель филиала
Заместитель руководителя Главный бухгалтер
Начальник отдела Кассир
 |  |
Ведущий инженер Инженер I категории
2.3 Природа процесса принятие решений
Принятие решений имеет место в повседневной жизни и даже в самой элементарной производственной системе, состоящей из трех компонентов: человек, орудие, предмет труда. Перед тем, как начать воздействовать при помощи орудия труда на предмет труда, человек мысленно определяет для себя цель и способ действий, т.е. принимает решение; в процессе работы непрерывно следит за соответствием своих действий выбранному способу, результат сравнивает с поставленной целью. При необходимости меняет программу действий (принимает новое решение). Цикл повторяется. Такие процессы самоуправления протекают на рабочих местах. Они состоят из трех фаз: 1) определение цели и программы действия в каждый данный момент управления — процесс принятия решения; 2) целенаправленное, обдуманное воздействие на предмет труда - выполнение принятого решения; 3) постоянное наблюдение за совершаемым процессом — сбор информации для последующего принятия решения.
|
|
|
Там, где работает группа людей, наблюдается более сложный трудовой процесс, который состоит из нескольких индивидуальных трудовых процессов. Для того чтобы соединить их в едином трудовом процессе, подчиненном общей цели, требуется общее управляющее воздействие, способное обеспечить взаимодействие и кооперацию между индивидуальными работниками. Здесь необходима более высокая организация производства. Этому уровню организации соответствует производственный участок. Цель, расчет затрат, потребность в средствах производства, организация производственного процесса, определение форм разделения и кооперации труда, маршрутов передвижения предметов труда, т. е. составление программы - это фаза принятия решения. Дальше программу воплощают в жизнь. Для этого подбирают исполнителей, распределяют обязанности, уточняют сроки, осуществляют контроль, собирают информацию о выполнении производственных операций, учитывают материальные и трудовые затраты, устанавливают соответствие всех этих показателей программе. При отклонении от программы принимается новое решение.
В более крупных организационных формах производства, таких, как цех, завод, фирма, управление осуществляет группа людей, принимающих множество решений. Но независимо от уровня процесс управления представляет собою цикл последовательно совершающихся фаз: принятие решения (определение цели и программы действий организация исполнения (целенаправленное воздействие на элементы и связи системы); сбор и обработка информации (наблюдение, контроль, учет) для последующего принятия решения.
В цикле управления принятие решения является наиболее ответственной фазой. От качества принятого решения зависит успех его исполнения. Принимая решение, менеджер выбирает направление действий не только для себя, но и для организации и других работников. Управляющие крупными организациями часто принимают решения, которые могут оказывать сильное влияние на жизнь многий людей. Менеджеры любого ранга имеют дело с собственностью, принадлежащей другим людям, и через нее влияют на жизнь самих собственников.
|
|
|
Принятие решения - это часть ежедневной работы менеджера, которая, как и коммуникации, отражается на всех направлениях управленческой деятельности. Выбрать альтернативу — это по сути дела ответить на ряд вопросов. Все управленческие функции связаны с несколькими решениями, определяющими жизнедеятельность организации.
Решения, которые принимает руководитель в рамках выполнения своих должностных обязанностей, называются организационными решениями. Их целью является продвижение на пути к выполнению задач организации. Наиболее ценными организационными решениями являются те, которые позволяют организации в кратчайшее время и с наименьшими затратами приблизиться к поставленной цели.
Организационные решения делятся на запрограммированные и незапрограммированные.
Запрограммированные решения являются результатом заранее предусмотренных действий в повторяющихся ситуациях. Незапрограммированные решения—это решения в новых ситуациях и связанные с неизвестными факторами. Они требуют разработки процедуры принятия решений. Примерами незапрограммированных решений могут быть: как улучшить Качество продукции, как улучшить структуру предприятия. На решение могут повлиять многие факторы, а руководитель сталкивается с множеством вариантов выбора.
Запрограммированных решений до такой степени, чтобы исключить инициативу руководителя, очень мало. Динамизм производства и внешней среды приводит к постоянно меняющимся ситуациям. А это требует принятия незапрограммированных организационных решений.
В силу того, что организационные решения принимаются относительно системы, они не могут иметь только положительные результаты. Если решение затрагивает все предприятие - для какой-то его части оно будет иметь о трицательные последствия. Поэтому организацию следует всегда рассматривать с позиции системного подхода, а' возможные последствия принимаемого решения — для всех ее частей. решения следует рассматривать как компромиссы. Хороший руководитель - это тот, который принимает решения с наименьшими отрицательными последствиями.
|
|
|
Выбранная альтернатива имеет недостатки, но принимается в силу того, что удовлетворяет с точки зрения конечного эффекта. Принимая решение, человек выбирает направление действий. В этом не бывает затруднений. Трудно выбрать хорошее решение.
Принятие решения - это психологический процесс. Человеком могут двигать и логика и чувства. Психологическое состояние зависит от социальных установок, накопленного опыта и личностных ценностей. Они определяют и поведение человека в принятии решений. Решения принимаются под воздействием на человека комплекса факторов. Но все же они носят или интуитивный, основанный на суждениях, или рациональный характер.
Для интуитивных решений не требуется анализа ситуаций. Руководитель делает выбор с ощущением того, что выбранное им направление действий правильно. Увеличение информации положительно сказывается на правильности принятия решений руководителями среднего звена. Решения же руководителей высшего эвена управления в значительной мере основаны на интуиции.
Большинство решений руководителей низового и среднего звена основаны на суждениях, т. е. выбор делается на основании знаний или накопленного опыта. Человек судит о настоящем на основании результатов прошлых сходных ситуаций. Поскольку многие ситуации в организации имеют тенденцию к повторению, то суждения в принятии решений всегда приносят пользу. Суждения - это мыслительная работа. Решения на основе суждения принимаются быстро и не требуют никаких дополнительных затрат. Это — решения здравого смысла.
В целом, имея положительное значение, решения, основанные на суждениях, непригодны в нестандартных ситуациях. В этих случаях возникает множество факторов, которые необходимо учесть, принимая решение. И не имея опыта, руководитель не может все факторы охватить и сопоставить. Смещение в сторону опыта может привести к упущению эффективных новых альтернативных решений. Слишком большая приверженность суждениям и опыту мешает вторгаться в новые области производства и знаний.
2.4 Рациональное решение проблем
При любом способе принятия решений нельзя гарантировать высокую степень их правильности. Вероятность правильного выбора повышается при рациональном решении проблем. Проблему рассматривают в двух направлениях: как главное противоречие на пути достижения цели и как потенциальную возможность. Как правило, проблема охватывает множество подразделений и различные сферы деятельности. Поэтому для устранения проблемы требуется не одно, а множество решений, а правильное определение проблемы - это отдельная процедура, требующая принятия промежуточных решений.
|
|
|
На первом этапе установления проблемы выявляют затруднения или имеющиеся возможности. Затруднения — это факторы, определяющие ситуацию, т. е. причины, вызывающие проблему. Причины не бывают единичными. Их всегда множество. Так, скажем, низкая рентабельность имеет множество причин (влияние затрат на материалы, накладные расходы и т.д.)
Правильное установление причин проблемы требует глубокого анализа как внутренней, так и внешней информации, относящейся непосредственно к данному вопросу. Поэтому общая информация требует тщательной фильтрации.
Возможности принятия решений сужаются под воздействием ограничений их выполнения. В виде ограничений могут выступать недостаточность ресурсов у руководителя или в организации, законы, которые руководитель изменить не властен, недостаточное число работников, имеющих необходимую квалификацию, потребность в дорогой технологии, конкуренция, этические соображения и т. п.
Важным ограничителем в принятии решений является и то, что менеджер может принимать решения только в пределах своих полномочий или делегированных ему прав..Поэтому перед принятием решения руководитель обязан вникнуть в суть действующих ограничений.
Важным моментом в принятии решения является также определение руководителем стандартов, по которым он должен будет оценивать варианты выбора, т. е. критериев принятия решений (показатели, в пределах которых принимается решение).
Самым лучшим положением было бы то, в котором выявлены все причины проблемы. Но причин очень много. На их выявление ушло бы много времени и средств, а ситуация требует принятия решения уже сейчас. Поэтому, определив вариант, отвечающий приемлемому стандарту, руководитель отказывается от дальнейших поисков и принимает решение, которое позволяет снять проблему.
На принятие решения оказывает влияние и целый ряд других факторов. Так, например, каждый субъект придает особое внимание личностным оценкам того или иного положения, у каждого руководителя своя система ценностей, которым он оказывает предпочтение при выборе вариантов решений.
Затруднения в принятии решений вызываются также средой, в которой они принимаются. Среда характеризуется условиями определенности, риска и неопределенности.
Под условиями определенности понимают такое состояние, при котором руководитель точно знает результат каждого из вариантов альтернатив. Так, например, если с высокой точностью определены стоимость материалов и рабочей силы, руководитель может точно установить затраты на производство конкретного изделия на ближайшую перспективу. Однако решений, принимаемых в условиях определенности, сравнительно немного.
Если результаты решения не являются определенными, но вероятность каждого результата известна, то их относят к принятым в условиях риска. Риск - это степень определенности, с которой прогнозируют результат. Она изменяется от 0 до 1. Единице равняется сумма вероятности всех альтернатив. Объективность степени вероятности зависит от объемов и качества информации, используемой для ее определения.
Если нет возможности определить вероятность будущих результатов, то считается, что решения приняты в условиях неопределенности. Обычно это решения по абсолютно новым факторам производства и окружающей среды. Высоким потенциалом неопределенности обладают решения по нововведениям, в о бласти политики, науки.
Динамизм производства и окружающей среды быстро меняют ситуацию. Поэтому решения необходимо принимать быстро, пока не изменились допущения, на которых они основаны. Влияние фактора времени часто требует принятия интуитивных решений. Без учета этого фактора они могли бы быть приняты на основе рационального анализа.
Необходимо всегда учитывать, что все решения взаимосвязаны, так как принятие одного решения вызывает необходимость в множестве других решений. Крупные решения затрагивают не только то подразделение, по которому приняты, но и ряд других подразделений. Так, например, внедрение новой, более производительной технологии затронет не только производственный отдел, но и отделы, позволяющие реализовать увеличившиеся объемы продукции — отдел сбыта и маркетинга.
Если решение отвечает требованиям, вытекающим из рассматриваемой ситуации, оно считается обоснованным. Но эти требования необходимо формулировать для каждого конкретного решения. В самом общем виде все требования к решению в управлении производством сводятся к следующим:
1) главным является степень достижения цели, т. е. оно должно быть эффективным;
2) решение должно обеспечивать достижение цели с наименьшими затратами;
3) решение своевременно должно достигнуть управляемого объекта и быть реализовано;
4) решение должно оказывать воздействие на управляемый объект
до тех пор, пока существуют объективные факторы, его породившие;
5) решение должно быть обеспечено всеми необходимыми ресурсами для его претворения в жизнь.
2.5 Факторы, влияющие на процесс принятие управленческих решений
|
Поскольку принятие решений зависит как от личности руководителя и его психологических особенностей, так и от объективных условий, в которых он находится, все факторы, влияющие на этот процесс, можно разделить на две большие группы — личностные (субъективные) и ситуационные (объективные).
Личностные факторы определяются своеобразием психических процессов, состояний и качеств руководителя, влияющих на процесс принятия решений. Поэтому их можно представить в виде трех уровней, соответствующих традиционной психической структуре личности. К ним относятся психические процессы, психические состояния и психические свойства.
Так же к индивидуальным свойствам относятся предпочтений и уровень притязаний личности. Под системой предпочтений понимают совокупность взглядов, ценностей, убеждений, интересов, с помощью которых человек сравнивает альтернативы и принимает решение. Каждый человек обладает уникальными предпочтениями, которые складываются под влиянием его воспитания, обучения, жизненного опыта, а также индивидуальных психических свойств. Предпочтения незримо присутствуют внутри каждого из нас, они скрыты в глубинах человеческой психики и «срабатывают» только тогда, когда перед человеком встает проблема выбора. Поскольку принятие решений непрерывно сопровождает деятельность людей, то система предпочтений — это активный и постоянно «включенный» механизм, используемый людьми для сравнения и выбора альтернатив.
Другой важнейший фактор, влияющий на принятие решений и непосредственно связанный с индивидуальными психическими свойствами, носит название уровень притязаний личности. Это понятие характеризует стремление человека к достижению целей такой степени сложности, на которую он сам считает себя способным. В основе уровня притязаний лежит оценка человеком своих собственных возможностей, причем сохранение этой оценки стало для него потребностью.
СИТУАЦИОННЫЕ ФАКТОРЫ. Принятие решений зависит не только от психологических особенностей руководителя, но также от ситуационных факторов, т.е. конкретных обстоятельств, в которых принимается управленческое решение. Эта группа включает в себя факторы внешней и внутренней среды организации, которые влияют на разработку, оценивание, выбор и реализацию альтернатив. Рассмотрим их более подробно.
ВНЕШНЯЯ СРЕДА. Можно выделить две составляющие внешней среды, по-разному влияющие на деятельность организации и принятие управленческих решений. Они носят названия макроокружение и непосредственное окружение данной организации.
Макроокружение включает факторы, оказывающие опосредованное влияние на организацию. К ним относятся экономические условия, политика, право, социокультурные, технологические, природно-географические факторы.
Экономические условия — это общий уровень развития экономики, рыночных отношений и конкуренции. О состоянии экономики обычно судят по значениям макроэкономических показателей, таких как размер валового национального продукта, темпы инфляции, дефицит бюджета, уровень безработицы, нормы налогообложения, производительность труда, величина заработной платы и другим. Изменение экономических условий влияет на уровень жизни населения, платежеспособность потребителей, колебания спроса, уровень цен, инвестиционную политику и, как следствие, на прибыльность и успешность организаций.
Социокультурные факторы — это социальные явления и процессы, происходящие в обществе и влияющие на деятельность организаций. К этой группе факторов относятся социальная структура общества, демографические характеристики (например, уровень рождаемости, средняя продолжительность жизни и темпы роста населения, миграция, общий уровень образования и культуры), а также общественные традиции, ценности, моральные нормы, стиль жизни, привычки, отношение к труду, предпочтения и психология потребителей.
Природно-географические факторы — это климатические условия, запасы природных ресурсов, экологическая обстановка, катастрофические явления природы. Влияние этих факторов нельзя недооценивать. Они играют значительную роль в процессах принятия решений о размещении предприятий, технологиях производства, качестве продукции, способах доставки товаров. Решение этих и других проблем связано с большими затратами ресурсов и поэтому требует тщательного анализа природных условий, в которых осуществляется деятельность организации.
Крупные решения имеют последствия для организации в целом, а не только для сегмента, непосредственно затрагиваемого тем или иным решением. Если производственная фирма решает приобрести новое и более производительное оборудование для завода, она также должна найти способ увеличения сбыта продукции. Таким образом закупка нового оборудования должна отразиться не только на производственном отделе, но также решающим образом на отделах сбыта и маркетинга
Способность видеть, как встраиваются и взаимодействуют решения в системе управления, становится все более важной по мере продвижения на высшие этажи власти. Менеджеры, находящиеся на нижних уровнях иерархии, но проявляющие способность разглядеть взаимосвязанность решений, т. е. видеть "всю картину", зачастую и становятся кандидатами на повышение.
|
|
|
|
