 |
Система организационной документации.
|
|
|
|
Тема 5. Системы документации.
Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
Вопросы для изучения:
1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.
Система организационной документации.
Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.
Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.
Виды организационных документов:
Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
|
|
|
Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.
Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дата документа;
Место составления или издания документа;
Гриф утверждения документа;
Текст устава;
Подпись лица, утверждающего документ.
Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.
Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.
Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Наименование вида документа;
Дата;
Гриф утверждения документа.
Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:
общие положения.
основные задачи.
функции.
права.
организация работы.
Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
|
|
|
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
место издания;
заголовок к тексту;
гриф утверждения;
текст;
подпись.
На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:
общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.
Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.
В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
|
|
|
дата;
место издания;
гриф утверждения;
текст;
визы;
подпись.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.
Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).
Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
организация работы предприятия;
взаимные обязанности работников и администрации;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.
|
|
|
