 |
Понятия “унификация”, “стандартизация”, “трафаретизация” и их особенности
|
|
|
|
Сожержание
| Понятия “унификация”, “стандартизация”, “трафаретизация” и их особенности. | ||
| Составить и оформить докладную записку. | ||
| Составить и оформить личное заявление руководителю предприятия с любой просьбой. | ||
| Значение контроля исполнения документов в деятельности предприятий | ||
| .Рабочее место делопроизводителя. Основные требования. | ||
| Список использованной литературы |
Понятия “унификация”, “стандартизация”, “трафаретизация” и их особенности
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.
Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
|
|
|
Существует ряд типовых функций,которые характерны для любой организации – организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.
Унификация документов предполагает:
- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
- разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
- разработку структур документов;
- создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам.
Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).
|
|
|
Унификация в документировании может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные данные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» от 10.06.1993, стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
- технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
- экономики всех видов ресурсов;
- безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.
Виды стандартов:
- международные (региональные) стандарты (ГОСТ);
- государственные стандарты РФ (ГОСТ Р);
- стандарты отраслей (ОСТ);
- стандарты предприятий (СТП);
- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений (СТО).
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в России разработано 37 ОК.
Государственные стандарты и ОК технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.
|
|
|
Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
-унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система банковской документации;
-унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
-унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации;
- унифицированная система документации по труду;
-унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
- унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую УСД разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительные документы.
Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.
|
|
|
