 |
Организация менеджмента процессов
|
|
|
|
Регламентация (документирование) процесса
Документирование (регламентация) процесса означает создание документации определяющей ход, результаты и порядок управления процессом.
Структура документации простейшего процесса включает в себя:
1. Регламент (карта, спецификация) процесса
2. Должностная инструкция владельца процесса
3. Должностные и рабочие инструкции по проведению функций.
Карта процесса – это документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и принятия решений по улучшению.
Назначение карты процесса
1. Определение границ процесса.
2. Регламентация полномочий ответственности владельца процесса.
3. Спецификация входов и выходов процесса.
4. Описание технологии выполнения процесса (последовательность работ, графическая схема процессов в выбранной нотации).
5. Создание матрицы ответственности для сотрудников участвующих в процессе.
6. Регламентация показателей эффективности процесса, показателей продукта и удовлетворенности клиента.
7. Регламентация работ по сбору информации о ходе процесса.
8. Регламентация работ по оперативному управлению процессом.
9. Регламентация работ по анализу процесса (для владельца процесса и вышестоящего руководства).
10. Регламентация работ по разработке мероприятий по улучшению процесса (владелец процесса и вышестоящий руководитель).
Структура карты процесса
0. Титульный лист. На титульном листе указывается наименование организации и обозначение карты процесса (КП01 – 2007). Гриф утверждения в верхнем правом углу.
1. Назначение документа. Настоящая карта процесса устанавливает порядок выполнения процесса «Процесс…» и предназначена для оценки и анализа его результативности.
|
|
|
Требования настоящей карты процесса распространяются на (все структурные единицы или все подпроцессы, выполняемые в ходе процесса «Процесс…», а также при взаимодействии с другими процессами организации, с поставщиками и клиентами): ___.
2. Область применения. Настоящий документ обязаны знать и использовать в работе следующие должностные лица: ___.
3. Нормативные ссылки. При разработке данного описания процесса использованы следующее нормативные документы внешнего и внутреннего происхождения:
| Обозначение | Название документа |
Вначале указываются нормативные документы внешнего происхождения в порядке по мере убывания важности:
1) Законы;
2) Постановления Правительства РФ;
3) ГОСТы;
4) нормативные акты и т. д.
Затем приводятся документы внутреннего происхождения. Они указываются в хронологическом порядке, при этом необходимо указать идентификатор документа.
4. Термины, обозначения и сокращения. (В разделе указываются термины и их определения отличные от стандарта ИСО:9000. Перечень сокращений необходимо составить с необходимой расшифровкой).
5. Владелец процесса, входы, выходы и ресурсы процесса.
5.1. Владелец процесса. Владелец процесса занимает должность. Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции: ___.
5.2. Выходы процесса. (Таблицей. Отдельно внутренние и внешние)
5.3. Входы процесса. (Отдельно от вышестоящего руководителя, внутренние и внешние).
5.4. Входы по управлению. (Отдельно от вышестоящего руководителя, внутренние и внешние).
5.5. Ресурсы процесса. (Отдельно от вышестоящего руководителя, внутренние и внешние. К ресурсам могут относиться человеческие ресурсы, оборудование, здания и производственные помещения, транспорт, связь, программное обеспечение и другие ресурсы необходимые для выполнения процесса).
|
|
|
6. Выполнение процесса.
6.1. Описание основных подпроцессов. (Аналогично пунктам 5.2 – 5.5).
6.2. Графические схемы процесса. (Делается ссылка на выбранные нотации – для такого уровня в IDEF0, для другого – в IDEF3).
7. Ответственность. Ответственность за процесс распределяется в соответствии с матрицей ответственности.
8. Управление процессом.
8.1. Для оценки результативности процесса выбраны следующие показатели: (составить табл.).
8.2. Владелец несет ответственность за: ___.(перечень)
9. Документирование и архивирование. (Указывается место и срок хранения контрольного экземпляра документа во время его действия и после аннулирования).
10. Порядок внесения изменений. (Указывается периодичность пересмотра настоящего документа). Ответственность за своевременный пересмотр документа и внесение изменений несет руководитель, утвердивший данный документ.
11. Рассылка. Настоящая карта процесса подлежит рассылке в следующие подразделения организации. (Дается в виде таблицы).
12. Ознакомление сотрудников. (Дается список в табличной форме).
Организация менеджмента процессов
В 1916 г. Анри Файоль предложил наиболее простой и удачный перечень функций менеджмента, которым пользуются до сих пор:
1. Планирование – это анализ ситуации, в которой на данный момент находится организация, формулирование целей и задач, разработка стратегии действий.
2. Организация – создание организации подразделений и рабочих мест, определение порядка их функционирования, распределения ресурсов, необходимых для выполнения планов.
3. Координация – направление деятельности в нужную сторону, обеспечение уровня взаимодействия между участниками деятельности.
4. Мотивация – выявление потребности людей, обеспечивающих их заинтересованность в результате деятельности, путем выбора наиболее подходящего способа удовлетворения.
5. Контроль – создание системы сбора, обработки, анализа и хранения информации о состоянии объекта управления.
Применительно к менеджменту процессов может быть использована система измерения показателей процесса, которая может быть трансформирована с учетом цикла PDCA (рис 1)
|
|
|
Функционирование процесса должно подвергаться постоянному воздействию цикла PDCA. При этом должны осуществляться функции:
1. PLAN (планирование) – установление целей и процессов, необходимых для достижения целей, планирование работ по достижению целей процесса и удовлетворенности потребителя, планирование выделения и распределения необходимых ресурсов.
2. DO (выполнение) – выполнение запланированных работ и основной деятельности процесса.
3. CHECK (проверка) – осуществляется сбор информации и контроль результата, получившегося в ходе выполнения процесса, выявление и анализ отклонений, установление причин отклонений.
4. ACT (воздействие) – управление, корректировка – принятие мер по устранению причин отклонений от запланированного результата, изменения в планировании и распределении ресурсов.
В соответствии с выделенными функциями общего менеджмента планирование соответствует PLAN, организация соответствует DO, контроль – CHECK, координация – ACT. Мотивация может не выделяться в отдельную функцию менеджмента при процессном управлении, по необходимости учитывать, что владелец процесса управляет ресурсами, т. е. и персоналом.
На схему управления процессом накладываются требования разделов стандарта ИСО 9001:2000. Этот стандарт с одной стороны накладывает ограничения на осуществление деятельности в процессах, с другой – подсказывает, какие виды деятельности должны быть регламентированы при описании процесса.
|
|
|
