 |
Документы и формуляры по организации туристского путешествия
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ,
СПОРТА, МОЛОДЕЖИ И ТУРИЗМА (ГЦОЛИФК)
ИНСТИТУТ ТУРИЗМА, РЕКРЕАЦИИ, РЕАБИЛИТАЦИИ И ФИТНЕСА
Кафедра туризма и сервиса
РЕФЕРАТ
по дисциплине «Документообепечение в туристкой индустрии»
ТЕМА:
«Документы и формуляры по организации туристского путешествия»
Исполнитель: студентка
Юрченко Ольга Евгеньевна,
5 курс «Туризм», группа 2,
(специализация «Технология и организация
туроператорских и турагентских услуг»)
Руководитель:
Дворецкая Алла Владимировна
2012 год
Документы и формуляры по организации туристского путешествия
В соответствии с рекомендациями Всемирной туристической организации (ВТО), а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие включает в себя:
- лист бронирования (booking form);
- договор на путешествие (туристские услуги);
- документы от туриста для оформления виз и разрешений;
- международный, служебный и именной ваучер;
- туристскую путевку утвержденной формы;
- транспортные документы;
- нотариально заверенную доверенность на детей;
- анкету туриста;
- договор между туристской фирмой и туристом
- генеральный договор купли-продажи туристских путевок и др.
Данный набор документов может изменяться в зависимости от различных факторов (вида путешествия, страны, состава группы и т. д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров.
Туристская путевка
При реализации транспортных путешествий внутри страны вместо Международного туристского ваучера туристу выдается туристская путевка, являющаяся документом строгой отчетности.
|
|
|
В 1996 году, в соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации от 10.04.96, № 16-00-30-19, была введена новая форма туристской путевки (форма ТУР 1 - прилагается).
Одновременно с ней введены в действие несколько иных форм туристских путевок, утвержденные письмом Министерства финансов Российской Федерации от 25.09.96, № 04-03-07 (формы путевок прилагаются).
Только такие формы признаются в органах учета, отчетности и налоговой службе. Иные формы туристских путевок не льготируются по налогу на добавленную стоимость.
Данные формы содержат титул, отрывной корешок (талон) и обратную сторону, заполняемые в соответствии с имеющимися графами
Нотариально заверенная доверенность на детей
Доверенность оформляется родителями, в том числе и бывшим супругом (супругой) при оформлении визы в некоторые страны, когда дети следуют без родителей в учебные, экскурсионные туры и туры для отдыха.
Лист бронирования
Лист бронирования. (booking form) фактически является предварительным договором (протоколом о намерениях) между туристом и организатором путешествия.
В листе бронирования должны быть указаны следующие сведения:
- референс-номер листа бронирования;
- наименование, адрес и реквизиты организатора путешествия;
- фамилия, имя и паспортные данные лица (лиц), заказывающего тур;
- реквизиты покупателя тура;
- наименование тура;
- стоимость тура, размер депозита, порядок оплаты;
- краткое описание тура и его особенности;
- дата и аэропорт отправления;
- наименование и класс отеля;
- класс размещения;
- вид питания
- перечень экскурсий; трансфер;
- сведения о страховке;
- перечень дополнительных услуг;
- подпись покупателя и дата;
- подпись организатора путешествия (турагента) и печать (ставится после подтверждения бронирования.услуг в указанном объеме).
|
|
|
Единой формы листа бронирования не существует. Некоторые туристские фирмы (например информационно - туристский центр "ЗЕБРА") используют упрощенные формы листов бронирования. Другие фирмы (например "ЗЕВС ТРЭВЕЛ") - используют довольно подробную, универсальную форму листа бронирования, где предусмотрены дополнительные графы по специальным заявкам: аренда автомобиля, дополнительное питание, обслуживание по классу VIР и др. Следует более подробно остановиться на вариантах оплаты.
Она может производиться наличными, деньгами, по перечислению на расчетный счет, по кредитной карте и т. д. Кроме того, покупатель при заказе аура по каталогу может оплатить как полную стоимость, включая страховку, так и частично. Во втором случае вносится депозит в согласованном размере и сумма страховки, а оставшаяся сумма вносится после подтверждения бронирования всех заказанных услуг - принимающей фирмой. Наиболее распространена в практике оплата услуг по второму варианту.
Указанный в листе бронирования депозит при аннулировании клиентом заказа является невозвратным и идет на покрытие расходов организатору путешествия.
Лист бронирования составляется в трех экземплярах: один выдается на руки покупателю, другой направляется на принимающую фирму, третий остается у турагента.
Если бронирование подтверждено, то туристу нет надобности лист бронирования брать с собой; номер подтверждения брони будет записан в его именном ваучере.
При оплате депозита или полной суммы за тур, включая страховку, клиенту выдается на руки квитанция об оплате, копия приходного ордера или другой документ установленного образца.
Договор (контракт) на туристское путешествие
Обязательным документом, регламентирующим взаимоотношение туриста и организатора путешествия, является контракт (договор) о предоставление туристских услуг. Заключение его на территории России регламентируется ГК и Законом Российской Федерации "Об основах туристской деятельности в РФ".
В туристской практике на территории России и СНГ взаимоотношения сторон при предоставлении туристских услуг регулируются договором, а при иных международных сделках - контрактом (или агентские соглашением).
|
|
|
Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия.
Ваучеры
Ваучер - это документ, на основании которого производится обслуживание иностранных туристов и взаиморасчет с фирмой.
Туристский ваучер является неотъемлемой частью туристского договора, содержит всю информацию о предоставляемых в соответствии с ним туристских услугах и подтверждает оплату конкретных видов услуг, таких как: транспортные услуги, проживание в гостинице, питание, экскурсионное обслуживание и т.д., и является основанием для получения этих услуг.
Ваучеры подразделяются на именные, ваучеры-приглашения, служебные.
Именной ваучер. Это документ, удостоверяющий наличие договора между туристской организацией и туристом. По его предъявлению турист может получить услуги, указанные в ваучере. Одновременно в ваучере подтверждается факт оплаты услуг, если это предусмотрели договором.
Ваучер-приглашение. Он предусмотрен как международное приглашение. Такой ваучер предъявляется на границе и служит наряду с проездными документами основанием для посещения страны.
Служебный. Выдается направляющей турфирмой сопровождающему туристскую группу. Такой документ является основанием для взаиморасчетов между турфирмами, а также вместе с листом отметок - основным документом в претензионной работе между организациями.
Ваучер, туристская путевка, курсовка, билет являются документами, подтверждающими наличие договора между туристом и организатором туризма (туроператором) о продаже туристского продукта (тура). Ваучер подтверждает бесспорное право его обладателя получение туристских услуг, указанных в ваучере, а также обязанности туриста в связи с этим продуктом.
В международной практике момент реализации наступает однозначно только лишь при выполнении обязательств по предоставлению услуг.
Ваучер выдается туристу вместе с паспортом, визой, авиабилетом и другими документами при окончательном расчете после оплаты стоимости туристского продукта.
|
|
|
Ваучер должен содержать:
* номер, поскольку является документом строгой отчетности;
* наименование туроператора и турагента, их полные реквизиты, номер лицензии, указание торговых марок, идентификационный номер;
* место и дату выдачи;
* атрибуты тура, позволяющие однозначно идентифицировать тур и маршрут: наименование маршрута, номер по каталогу; страна, город, место, дата, время начала и окончания поездки;
* информацию о сертификатах соответствия туристического продукта;
* Ф.И.О. туриста, номер паспорта (удостоверения личности) туриста и всех остальных клиентов по данному ваучеру. Если по ваучеру за границу следуют более 5 туристов, то к ваучеру прилагается заверенный туроператором (турагентом) список туристов;
* характеристику и стандарты услуг: перевозка, трансфер, размещение, питание, экскурсии и другие дополнительные услуги, при этом стандарты могут быть указаны в кодах;
* информацию о наличии и условиях страховки туриста, идентификационный номер;
* если программа тура выдается дополнительно как приложение к ваучеру, то в нем должна иметься ссылка на эту программу. Последняя является неотъемлемой частью ваучера, и любые изменения в программе указываются в ваучере.
Применение туристского ваучера
1. Ваучер единого образца применяется при:
* въездном туризме;
* выездном туризме;
* внутреннем туризме;
* экскурсионном обслуживании,
на основании и в соответствии с заключенными договорами. Инструкции по заполнению Ваучера представлены в Приложении № 1 к настоящему положению.
2. Ваучер, применяемый при въездном туризме, используется при приеме и обслуживании иностранных туристов в Республике Молдова.
3. Ваучер, применяемый при выездном туризме используется при обслуживании граждан Республики Молдова и лиц, не имеющих гражданства Республики Молдова, за пределами Республики Молдова.
4. Ваучер, применяемый при внутреннем туризме, используется при внутриреспубликанском обслуживании, а также при организации туристских маршрутов (пеших, конных, гужевых, велосипедных, водных, транспортных и т.д.), в том числе и маршрутов выходного дня, а также при организации отдыха на турбазах, в кемпингах, мотелях, независимо от форм собственности, ведомственной принадлежности и месторасположения объекта туристского профиля (имеется в виду собственность, находящаяся за пределами Республики Молдова).
5. Ваучер, применяемый при экскурсионном обслуживании на территории Республики Молдова, используется при организации экскурсионного обслуживания.
|
|
|
6. Ваучер может быть индивидуальным, семейным и групповым.
7. При индивидуальном путешествии (поездке, экскурсии) Ваучер оформляется индивидуально каждому лицу.
8. При семейном путешествии (поездке, экскурсии) оформляется один Ваучер на всю семью с указанием всех членов семьи, участвующих в путешествии.
9. При групповом путешествии (поездке, экскурсии) Ваучер оформляется на руководителя группы сотрудников одного и того же учреждения, предприятия, организации, учащихся одного и того же учреждения, спортсменов одного клуба или федерации, совершающих совместную и жестко спланированную по маршруту, сроку, набору, качеству и одинаковой стоимости услуг поездку. К групповому Ваучеру прилагается список всех членов группы с указанием количества туристов, который заверяется печатью хозяйствующего субъекта, оформившего Ваучер. Поездка считается групповой, если количество туристов 6 и более человек. По желанию любого члена группы ему оформляется Ваучер индивидуально.
10. При формировании хозяйствующим субъектом сборной группы туристов (клиенты, не относящиеся к вышеуказанной группе лиц, пришедшие по рекламному объявлению на конкретную поездку, по заранее сформированному маршруту) каждому туристу или семье туристов оформляется индивидуальный или семейный Ваучер, так как Ваучер является единственным сопроводительным документом для туриста, который содержит всю информацию о количестве и качестве предоставляемых услуг.
11. Ваучер оформляется на все виды организованного туризма (включая шоп-тур). Исключением является, когда группы учащихся выезжают за рубеж (согласно официальному приглашению для участия в торжествах, конкурсах, соревнованиях и т.д.) в случаях, когда организаторы берут на себя расходы, связанные с туристской поездкой.
12. Ваучер является основанием для обслуживания туристов и принимается к обслуживанию всеми хозяйствующими субъектами, осуществляющими туристскую деятельность, без взимания дополнительной платы с туриста. Все взаиморасчеты по услугам, указанным в Ваучере, осуществляются между хозяйствующими субъектами самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.
13. Хозяйствующие субъекты, осуществляющие туристскую деятельность, при подписании договора с иностранными партнерами обмениваются образцами Ваучеров. При предъявлении Ваучера принимающая сторона обязана обеспечить уровень обслуживания и комплекс услуг, указанных в Ваучере, без взимания дополнительной платы с туриста. Дополнительная плата с туриста взимается, если по просьбе самого туриста ему были предоставлены дополнительные услуги, не указанные в Ваучере (например, смена номера “standard” на “superior”, завтрак в номер, стирка белья, телефонные переговоры из гостиницы, дополнительная экскурсия, предоставление сопровождающего и т.д.).
14. Хозяйствующие субъекты, оказывающие туристские услуги, принимают к обслуживанию Ваучеры, выданные другими хозяйствующими субъектами.
При выдаче ваучера туристу работники турфирмы подтверждают его действительность надлежащими печатями, штампами организатора туризма.
Ваучер изготовляется в 3--4 экземплярах. Один экземпляр выдается туристу, второй -- передается встречающей фирме, третий -- после постановки печатей встречающей фирмой передается отправляющей фирме. Копии ваучера должны храниться у туроператора.
Транспортные документы
Транспортные документы включают в себя проездные документы (билеты установленного образца), багажные квитанции, квитанции доплат за сверхнормативный багаж, транзитные билетные купоны, санитарные сертификаты и др.
Страхование туриста производится по его поручению отправляющей фирмой или самостоятельно. В России страхование туриста является добровольным (за исключением ряда стран, которые не выдадут визы без предоставления страховки). Страховой полис может включать как амбулаторное обслуживание, так и другие виды услуг.
Страхование транспортного путешествия является обязательным, а сумма страхового сбора включена в стоимость билета.
Договор на туристическое обслуживание
Оформляя туристскую путевку, Фирма и Клиент тем самым заключают между собой договор о туристском обслуживании. При этом Фирма принимает на себя обязательства по бронированию авиаперевозок, гостиничных, транспортных и экскурсионных услуг, оказываемых зарубежными туристскими Фирмами, и по оформлению соответствующих перевозочных документов и документов, подтверждающих бронирование и оплату туристских услуг, составляющих заказанный Клиентом Тур. Клиент, со своей стороны, принимает на себя обязательства по оплате полной стоимости туристской путевки, включая возможные штрафы за отказ от Тура.
Компания предоставляет Клиенту туристские услуги согласно своим типовым программам и индивидуальным заявкам Клиента в соответствии с условиями и объемом, указанными в путевке.
Виза
Для въезда в другое государство при наличии действительного заграничного паспорта, если с этим государством нет соглашения о безвизовых поездках, требуется соответствующее разрешение страны въезда - виза. Для получения визы российские граждане обращаются в посольства соответствующих государств в Москве или в консульское учреждение страны въезда при условии, что место жительства выезжающего входит в консульский округ этого консульства.
Туристская виза - это отметка в паспорте дипломатическими представительствами иностранных государств, дающая право его владельцу на временный въезд на территорию государства, выдавшего ему визу, с целью туризма и отдыха.
Генеральный договор купли-продажи туристских путевок
Продавец продает, а Покупатель покупает туры на условиях, определяемых настоящим Договором для реализации своим Клиентам. После бронирования и оплаты тур является собственностью Покупателя
Покупатель осуществляет свою деятельность по реализации туров, купленных у Продавца, в условиях полной финансовой самостоятельности.
Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому.
Развитие туризма в России и за рубежом, активное и закономерное участие в этом процессе различных организаций вызвали необходимость не только возникновения, становления и совершенствования в нашей стране разнообразных национальных и региональных форм организации туризма, но и усиление внимания к взаимным обменам, общению и поездкам, а также всемирным прогнозам, тенденциям и проблемам развития туризма.
Организационная структура турагенства состоит из Директора управляющего отделами по: разработке и формированию туров, продвижению туров, реализации туров, продаже авиабилетов, бухгалтерии. Каждый отдел в свою очередь занимается оформлением документов, непосредственно направленных на их деятельность - в этом состоит специфика документационного обеспечения управления туристического агентства.
|
|
|
