Классификация деловых писем

 

Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму докумен­тов, отправленных материальных ценностей.

Данный документ состоит из следующих частей:

- сообщение о высылаемом материале;

- уточняющие сведения.

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

- Направляем информацию...;

- Возвращаем справочные материалы...;

- Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;

- Посылаем справочную литературу... и т.д.

 

Письмо-приглашение - документ, содержащий приглаше­ние на заседание, совещание, конференцию и т.д. Может содер­жать следующие части;

- полную повестку дня мероприятия;

- фамилии докладчиков и ответственных за проведение мероприятия;

- способ проезда и др. информацию.

Начинаются со слов:

- Приглашаем принять участие...;

- Просим направить представителя... и т.д.

 

Письмо-просьба строится по следующей схеме:

- изложение причины, побудившей обратиться с прось­бой;

- изложение просьбы;

- ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена,

- выражение готовности к дальнейшему сотрудни­честву.

Если составляется письмо-просьба, то исполь­зуются такие выражения:

- Просим оказать содействие...;

- Просим выслать в наш адрес...;

- Просим принять участие...;

- Прошу принять меры...;

- Прошу принять к сведению...;

- Прошу ликвидировать задолженность... и т.д.

 

Письмо-ответ - документ, являющийся реакцией и обу­словленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, тре­бования, предложения, претензии.

Логическая схема письма-отказа:

- повторение изложения просьбы;

- обоснование причины неудовлетворения просьбы;

- констатация отказа или отклонения предложения.

В таких письмах используются следующие обороты:

- Ваше предложение отклоняется по следующим причи­нам...;

- Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...;

- На Ваше обращение о совместной работе считаем....

 

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (ра­боты, помещения и т.д.).

В гарантийном письме организация - адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет пра­вовую нагрузку. Подписывают его директор и главный бухгал­тер предприятия.

Структура гарантийного письма строится по схеме:

- изложение просьбы (запроса);

- изложение гарантий.

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

- Оплату гарантируем...;

- Качество изделий гарантируем...;

- Сроки выполнить гарантируем... и т.д.

 

Письмо-извещение - документ, являющийся ответом на за­прос.

Составляется для конкретного адресата и начинается словами:

- Сообщаем, что....;

- Ставим Вас в известность, что

Письмо-подтверждение - документ, уведомляющий от­правителя о получении документов, ценностей, подтверждаю­щий факты, действия.

Направление письма-подтверждения относится к обяза­тельной части деловых отношений.

Такие письма начинаются со слов:

- Подтверждаем условия поставки...;

- С благодарностью подтверждаем...;

- Фирма "Кристи" подтверждает... и т.п.

 

Письмо-напоминание - документ, сообщающий о прибли­жении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия.

Такой документ направляется адресату тогда, когда не уда­ется получить ответ с помощью личного контакта или телефон­ных переговоров.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

- Напоминаем, что...;

- Напоминаем Вам, что....

Проблема определения формы вежливого обращения

 

В отечественных стандартах не предусмотрен, в отличие от международной практики, реквизит «формула вежливого обращения», или вступительное обращение. Авторы отечественных стан­дартов исходили, вероятно, из соображений экономии места на блан­ке и из нежелательности внесения личного момента в официальные документы. Что же делать сейчас, когда многие государственные орга­низации, например, министерства, требуют от отечественных коррес­пондентов точного соблюдения требований отечественного стандарта по оформлению служебных документов, но корреспондент считает, что личное обращение будет способствовать формированию позитив­ной установки при восприятии его письма? И какая форма вежливого обращения уместна?

Психологи считают, что для человеческого слуха нет звуков, более приятных, чем звуки его собственного имени (за редким исключением). Обращение по имени-отчеству, можно считать,—результат нашего истори­ческого развития, особенно ценимый людьми невысокого происхожде­ния. Стоят ли спешить отказываться от самобытности? Стоит ли следовать западной манере обра­щения только по имени (тем более, что по имени вы сможете обращаться лишь в случае, если вас об этом попросит сам партнер)? А вам самим по­нравилось бы, если все ваши подчиненные, деловые партнеры, особенно незнакомые, более молодые, обращались бы к вам только по имени? Не покорежит ли вашего делового партнера такая фамильярность?

Где поместить формулу вежливого обращения, если стандартом она не предусмотрена в качестве отдельного реквизита? А кто, собствен­но, запрещает вам начать реквизит текст с этого вежливого обраще­ния как еще одного подзаголовка?

Теперь попробуем представить реакцию делового Партнера на раз­ные варианты обращения.

Например, текст письма начинается с формулы вежливого обращения, - «Ува­жаемый г-н П. П. Петров!», Возможная реакция получателя: «Пишет "уважаемый", а сам не удосужился узнать мое имя и отчество! Лицемер!».

А как отреагировал бы партнер, если бы к нему обратились «Уважа­емый Петр Петрович!»? Возможно, так: «Надо же, узнали мое имя и отчество, значит что-то знают о моей фирме, ее имидже, не полени­лись навести справки о нас, серьезно подготовились к общению. На­верное, серьёзная организация».

Гарантии, что реакция будет именно такой, никто не даст; более то­го, ваш деловой партнер может заподозрить и хитрость, уловку (всем известно, что самые вежливые и обаятельные люди — это мошенники, им без этого нельзя), но все же в случае правильного вежливого обра­щения у вас больше оснований ожидать позитивной реакции, чем в первом варианте.

В каком случае уместно и достаточно эффективно использовать в обращении название должности! Думается, что это уместно, если вы предполагаете, что статус человека рассматривается им самим, как высокое достижение, заслуженный успех. Есть некоторые назва­ния должностей, как правило, состоящие из одного слова, имеющие высокий престиж в обществе. Например, сравните по восприятию обращения, в которых используется такое ученое звание, как профессор, академик, или название должности директор, министр, депутат, президент, вице-президент, с обращениями, в которых названия должностей зву­чат как «начальник», «зам. директора». Что благозвучнее? Проверьте на себе, и, скорее всего, вы придете к выводу, что во втором случае лучше будет, если к адресату обратиться по имени и отчеству.

Общеизвестно христианское «Золотое правило общения» «Относитесь к людям так, как хотели бы чтобы относились к вам» поступайте и вы с ними». Более того, думая о развитии ваших деловых отноше­ний, помогите адресату решить проблему, как к вам обращаться, если он решит дать вам ответ. Для этого в составе реквизита «подпись» в наименовании должности уместно указать приятное вашему слуху название вашей ученой степени или имя-отчество полностью. В зару­бежной практике можно часто встретить, например, такую подпись: «мисс Анна Штерн, менеджер». Здесь с формулой вежливого обраще­ния к Анне Штерн при ответе все ясно: «Уважаемая мисс Штерн!», «Уважаемая госпожа менеджер!» (если вы считаете, что должность менеджера — это предмет ее гордости) или «Уважаемая мисс Анна!» (но не ранее, чем она сама разрешит вам обращаться к ней по имени).

Проблемой является и вопрос о заключительной формуле вежливости. В отечественных письменных деловых коммуни­кациях еще не выработались писанные и неписанные правила в этой области. Наиболее распространенная форма вежливого обращения «Уважаемый...» исключает применение в этом же тексте заключитель­ной формулы вежливости «С уважением...», иначе появится тавтоло­гия. Иные формулы типа «Искренне Ваш», «Преданный Вам», «Все­гда к Вашим услугам» могут в восприятии делового партнера нести иную или дополнительную смысловую нагрузку по сравнению с тем, что вы задумывали.

Рекомендации в этом случае могут быть такими: использовать в качестве заключительной формулы вежливости, в ответном письме использовать формулы, аналогичные тем, что использовал ваш деловой партнер (если это возможно).

 

 

Деловое общение посредством визитной карточки

 

Правила использования визитной карточки основываются на том, что посылка визитной карточки, содержащей краткую запись о причине ее посылки, приравнивается к визиту, т. е. к личному посещению.

Визитные карточки в основном используются в сфере деловой жизни; в этом случае они называются «официальными», содержат реквизиты:

- фамилию, имя, отчество владельца карточки,

- его ученое звание,

- долж­ность,

- место работы,

- служебный телефон и адрес его учреждения.

Та­кие визитные карточки вне служебных отношений не используются; для неофициального общения полезно завести отдельные карточки с указанием номера домашнего телефона. По-разному воспринимаются и разных странах визитные карточки, заполненные с обеих сторон: на одной стороне которых информация на одном языке, а на другой — на другом. Хотя это и экономит деньги владельца карточки (не очень большие), но этичнее иметь несколько видов односторонних визит­ных карточек, выполненных на разных языках. Обычный размер ви­зитной карточки — 50 х 90 мм или около того.

При возможности визитную карточку следует передавать лично. Первым вручает карточку младший по должности, младший по возрасту.

Приведем несколько правил общения посредством визитной кар­точки, принятых в дипломатической среде и в некоторых европейских странах (в России эти правила еще не нашли широкого применения).

При посылке визитной карточки на ней в левом нижнем углу ставятся условные знаки — буквы латинского алфавита, являющиеся первыми и в соответствующих словах французского языка:

P.F. — поздравление (по любому поводу);

P.R. — выражение благодарности;

P.F.N.A. — поздравление с Новым годом;

P.P. — заочное представление вновь прибывшего лица (вместо лич­ного визита);

Р.С. — выражение соболезнования;

Р.Р.С. — выражение прощания в связи с окончательным отъездом из страны.

В менее официальных случаях на визитных карточках, в зависимо­сти от повода, в нижнем поле, обязательно в третьем лице, пишется:

«Поздравляет с национальным праздником»;

«Благодарит за внимание» (например в качестве ответа на при­сланный сувенир);

«Благодарит за поздравление»;

«С наилучшими пожеланиями» (например при посылке сувенира).

Возможны и другие надписи. Подпись и дату ставить не следует.

Еще есть такие правила: если визитка передается лично ее владель­цем (приехал, но не застал адресата), ее загибают с правой стороны по всей ширине карточки (в некоторых странах принято загибать правый верхний уголок). Такая карточка должна восприниматься не как помятая, а как информация о личном пребывании здесь ее вла­дельца. Грубым нарушение дипломатического этикета является пере­дача визитной карточки с загнутым углом не самим владельцем, а ку­рьером или шофером.

Ответ на посылку визитной карточки принято давать также визит­ной карточкой в течение суток с момента ее получения.

Правила и формы коммерческой перепис­ки с зарубежными партнерами

Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма, однако при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые вольности, например в расположении фрагментов заголовка. Но основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно: без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа. Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, осуществляется Международной организацией стандартизации (ИСО).

Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются:

- Требований к проектированию бланков

- Состава реквизитов

- Написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация)

- Расположения реквизитов на бланке

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: