 |
Состав и расположение реквизитов
|
|
|
|
01 - Государственный герб Российской Федерации
Этот реквизит помещают на бланках только тех организаций, которым это разрешено, в соответствии с конституционным законом «О Государственном Гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, №52, ч.1, ст.5021).
Это учреждения государственного управления, правоохранительные органы, организации федерального подчинения и принадлежащие государству. Бланки с этим реквизитом подлежат строгому учёту, нумеруются, выдача бланков записывается в специальный журнал.
02 - Герб субъекта РФ
Помещают на бланках документов организаций, учреждений, имеющих на это право, в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03 - Эмблема организации или товарный знак
Размещают на бланках в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят, если имеется Государственный герб или герб субъекта РФ.
Заменять наименование организации эмблемой не допускается. Эмблему организации, её товарный знак или знак обслуживания (бренд) необходимо зарегистрировать в установленном порядке, иначе кто-то может её использовать или эта эмблема уже может быть чьей-то (за использование придётся платить компенсацию).
04 - Код организации
Все зарегистрированные на территории РФ предприятия внесены в Единый государственный регистр предприятий и организаций и имеют код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Наличие на документе данного кода подтверждает юридический статус его автора, облегчает передачу информации по каналам электронной связи. Код является обязательным элементом электронной идентификации автора документа.
05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица
|
|
|
Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учёт (ИНН/КПП)
Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07 - Код формы документа
Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в восемь унифицированных систем документации: внешнеторговой, банковской, учётной и отчётной бухгалтерской документации и др. Код указывает на правомочность использования данного бланка документа или на необходимость использования только данной формы, например код формы приходного кассового ордера - 0308001, применяется для оформления факта поступления в кассу организации денег от физического лица, работника.
08 - Наименование организации
Пишется полностью и должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах. При наличии вышестоящей организации ее наименование указывают выше наименования организации. Под полным наименованием указывают сокращённое, если оно закреплено в учредительных документах, помещают в скобках.
Все наименования в именительном падеже.
09 - Справочные данные об организации
Указываются только в служебных письмах.
Включает: почтовый адрес; номер телефона и др. сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Согласно «Правилам оказания услуг почтовой связи», утверждённым Правительством РФ в 2000 г., реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
наименование адресата (для граждан - Ф.И.О.);
название улицы, номер дома, номер кв.;
название населенного пункта;
название района;
название субъекта РФ;
название страны (для международных почтовых отправлений);
|
|
|
почтовый индекс.
10 - Наименование вида документа
Является обязательным реквизитом, позволяет судить о назначении данного документа. Должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000). Проставляется на всех документах, кроме писем и факсов, печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ДОГОВОР.
11 - Дата документа
Датой док-та является дата его подписания или утверждения,
для протокола - дата заседания (принятия решения),
для акта - дата события,
для приказа дата м.б.оговорена в тексте приказа.
Оформляется двумя парами арабских цифр, разделённых точкой, год - полностью: 17.09.2001 без точки и буквы г. День месяца всегда проставляется двузначным числом. Оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа или подписи.
В соответствии с международными стандартами допускается и такая последовательность - год, месяц, число. Для нормативных и финансовых документов применяется словесно — цифровой способ без кавычек: 17 сентября 2001 г. При таком способе обязательно ставится буква г с точкой или слово «год». День месяца проставляется двузначным числом: 01, 05.
12 - Регистрационный номер документа
Это условное обозначение, под которым документ введён в информационно-поисковую систему организации. Он обязателен для придания юридической силы документу. Проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа. Примеры оформления регистрационного номера:
№ 2 порядковый номер с начала календарного года
№ 2-2004 то же, но дополнено годом издания
№ К-26 приказ по личному составу (кадровый)
№ 34-28/1467, где 34 - номер структурного подразделения, 28 - номер дела по номенклатуре,
1467 - порядковый номер отправляемого документа. Т.е. структура регистрационного номера определяется самим предприятием.
13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Состоит из регистрационного номера и даты того документа, на который является ответом. Место для неё по российской и международной практике вносится заранее в бланки для писем:
Пример: На № __________от __________
Этот реквизит применяется в большинстве европейских стран, несмотря на малозначимость. При написании инициативного письма не применяется.
|
|
|
14 - Место составления документа
Обычно этот реквизит указывается на тех документах, из которых затруднено определение по реквизитам «Наименование организации» и «справочные данные об организации».
Пример: ЗАО «Московский трикотаж», ОАО «Рязанский хлебозавод»
Указывается с учётом принятого административно-территориального деления, например «г. Череповец». Следует учитывать наименования областей, районов в связи с возможностью повторения наименований населенных пунктов
Пример: г. Красногорск Московской обл.
г. Красногорск Челябинской обл.
г. Красногорск Сахалинской обл.
г. Красногорск Алтайского кр.
Если место составления документа и место нахождения организации не совпадают, то указывают место составления документа.
15 – Адресат 2 слайда
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации, и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, должность и фамилию адресата - в дательном.
Пример: Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
В.А. Лагунину,
АО «Электромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М.Петрову
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес
Допускается центровать каждую строку реквизита относительно самой длинной строки.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленными почтовыми правилами. Каждая составная часть реквизита должна начинаться с новой строки, знаки препинания сохраняются.
Например, при адресовании документа физическому лицу:
Образцову О.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12,
г.Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Печатается с четвертого положения табулятора
16 - Гриф утверждения документа
Гриф (фран.) - надпись на документе или издании, определяющая порядок
пользования им.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, большими буквами);
|
|
|
ниже наименование должности лица, утверждающего документ;
ниже личная подпись, на этой же строке инициалы, фамилия;
ниже дата утверждения документа.
Пример: УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
л/п_________________ В.А.Степанов
31.01.2004
Допускается центровать элементы относительно самой длинной строки. Оформляется с пятого положения табулятора, элементы реквизита отделяются друг от друга 1,5-2-мя интервалами. Инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
решением общего собрания
акционеров от 17.09.2001 № 3
17 - Резолюция
По результатам рассмотрения документа руководитель отражает своё решение в резолюции на документе. Резолюцию накладывают, а не пишут. Резолюция должна быть чёткой, конкретной, краткой и содержать принятое руководителем решение. Это, по сути, маленький приказ. Располагается между адресатом и текстом (оставлять место), пишется от руки. Элементы резолюции:
Фамилии и инициалы исполнителей, должности (если необходимо)
Ниже содержание поручения, срок исполнения,
Подпись руководителя
Дата наложения резолюции
Пример: Нач. отдела сбыта И.И.Иванову
Подготовить проект ответа к 12.03.2004 и представить мне.
л/подпись
Дата
Поручение должно быть в пределах компетенции работника. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 — Заголовок к тексту
Заголовок к тексту является обязательным для всех официальных управленческих документов, необходим для эффективного поиска и регистрации. Заголовок документа - это суть сообщения, его краткое содержание, он должен быть максимально точным и лаконичным. Отвечает на вопрос: о чём? (о ком?) или чего? (кого?)
Пример: Приказ — о приёме на работу
Положение - о бухгалтерии
Протокол - собрания акционеров
Должностная инструкция - менеджера по кадрам
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков, количество строк - 5, строки через один интервал. Точка после заголовка не ставится. До заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.
Рукописный вариант документа: например, заявление (нет заголовка),
оформляется следующим образом: слово «Заявление» с большой буквы,
точка не ставится. Печатается с нулевого положения табулятора.
19 - Отметка о контроле
Проставляется на документах, исполнение которых взято на контроль по поручению руководителя. Отметка проставляется в виде буквы «К» или штампом «Контроль». Контролируемый параметр — срок исполнения документа (обычно чётко должен указываться в резолюции руководителя).
|
|
|
20 - Текст документа
Текст составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ. Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст должен быть кратким (лапидарным), не допускающим двойного толкования смысла, деловым, не вызывающим посторонних эмоций, т.е., безэмоциональным.
Текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу); или от третьего лица единственного числа (комитет решил, постановляет); текст протокола излагают от третьего лица множественного числа - слушали, выступили, постановили, решили. Для начала абзацев используют второе положение табулятора.
21 - Отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчётам и т.д. оформляют после текста без абзацного отступа. Если в тексте есть полное наименование приложения, то отметка оформляется сокращённо:
Пример: Приложение: на 2л. в 3 экз.
Если есть приложения, не оговорённые в тексте, то в отметке необходимо указать полное наименование приложений:
Приложение: 1. Инструкции по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
В приложении к распорядительным документам (приказы, распоряжения и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» со знаком №. Нумеруются арабскими цифрами, если приложений больше одного. Каждое приложение начинается с новой страницы и должно иметь тематический (содержательный) заголовок. Печатается с нулевого положения табулятора.
Пример: Приложение № 3 Инструкция по делопроизводству
22- Подпись
Подписывает лицо, которое несёт ответственность за его содержание.
В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое - на документе, оформленном на бланке); на этой же строке личная подпись, расшифровка подписи (И.О.Ф.).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Пример:
Директор института л/п М.В. Ларин
Главный бухгалтер л/п З.В. Сорокина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Директор АО «ПОСТ» Директор АО «Атлет»
л/п Ю.Г.Демидов л/п К.И.Игнатьев
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее обязанности, не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности. При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного лица, указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ. Печатается с нулевого положения табулятора, (расшифровка с 6 положения табулятора)
23 - Гриф согласования документа
Этот гриф означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом.
Оформляется:
1. слово СОГЛАСОВАНО (нулевое положение табулятора);
2. наименование должности лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации (нулевое положение табулятора)
3. личной подписи (нулевое положение табулятора); расшифровки подписи;
4. даты (нулевое положение табулятора).
СОГЛАСОВАНО:
Начальник планового отдела
ОАО «Промстой»
л/п А.В.Уваров
Дата
При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания.
СОГЛАСОВАНО:
Протокол заседания профкома от 05.05.2003 №4
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне- слева и справа.
Если грифов согласования несколько, их оформляют на отдельном листе, а на документе делается пометка: «Лист согласования прилагается»
Согласование относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа.
24 - Визы согласования документа
Оформляется: должность визирующего (от 0 положения табулятора);
подпись, расшифровка подписи;
дата.
Пример: Главный бухгалтер
л/п И.Д. Луконина
03.07.1999
Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.
При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом виза дополняется надписями: «Возражаю», «С п. 7 не согласен».
На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника в нижней части. На исходящих документах - на лицевой стороне в нижней части копии отправляемого документа.
Этот реквизит используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
С актом ознакомлен: л/п О.Н. Васильев
01.09.2005
25 - Оттиск печати
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на наиболее важных документах.
Печать проставляется на следующих документах: акты, архивные справки, доверенности, договоры, заключения и отзывы, командировочные удостоверения, гарантийные письма, исполнительные листы, представления и ходатайства, поручения (платёжные, бюджетные и т.д.), сметы, спецификации, удостоверения, уставы организаций, положения об организациях, справки, штатные расписания и др. документах.
Печати бывают гербовые (в центре изображён Государственный герб) и печати организации (эмблема или наименование).
Печать не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке, она ставится таким образом, чтобы её ободок касался трёх последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ. Если на документе определено место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.», то оттиск ставят на установленное место.
26 - Отметка о заверении копии
Ксерокопированные экземпляры документа обязательно заверяются по установленной форме.
Оформляется:
Верно (без кавычек, нулевое положение табулятора);
наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись расшифровка подписи (от пятого положения до границы правого поля);
дата заверения (от границы левого поля).
Верно
Инспектор отдела кадров л/п Т.С. Левченко
21.09.2003
Допускается заверение копий печатью, определяемой организацией.
27 - Отметка об исполнителе
Исполнитель - это лицо, составившее исходящий или внутренний документ и располагающее полной информацией по его существу. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных. Располагают отметку об исполнителе на лицевой или оборотной стороне последнего листа док-та в левом нижнем углу. Печатается с нулевого положения табулятора.
Оформляется:
Инициалы и фамилия исполнителя; без надписи «Исполнитель»
Номер его телефона. Без надписи «Тел.»
Пример: В.А. Жуков
24 45 67
28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа и включает в себя
- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, - краткие сведения об исполнении;
- слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ;
- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, расшифровка подписи;
- дата.
Печатается с нулевого положения табулятора.
Пример: Направлено письмо от 29.03.2003 №В-01/65
В дело № 12-25
л/п Клёнов
31.03.2003
29 - Отметка о поступлении документа в организацию
Ставится в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа входящих документов, как правило, с помощью штампа. Включает в себя: краткое наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер:
ОАО «ЭТАЛОН»
27.12.2002
№ 13/01 - 15
30 - Идентификатор электронной копии документа
Является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа. Содержит наименование файла (может диска, директории), дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Такая отметка необходима для:
1. Исключения повторного ввода в ПК
2. Быстрого поиска документа по имени файла
3. установления лица, осуществившего ввод документа в ПК
|
|
|
