Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Ввод и просмотр данных посредством формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Создать форму можно несколькими способами. Если вы в режиме базы данных откроете вкладку Формы и щелкните по кнопке <Создать>, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы (рис. 2).

Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица - со сводной таблицей Excel, Эти режимы предпочтительнее использовать опытным пользователям, хотя форму с диаграммой не так сложно создать и начинающему пользователю - Access в этом поможет.

Рис. 2. Окно, в котором выбираются варианты построения формы

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец (рис. 3), ленточная (рис.4), табличная (рис. 5) и выровненная (рис. 6).

Рис. 3 Форма в один столбец

Рис.4. Ленточная форма

Рис. 5. Табличная форма

Рис. 6. Выровненный вид формы

Поля в форме в один столбец (см. рис. 3) упорядочены и представлены в виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядочить как угодно. Access дает возможность использовать большинство стандартных элементов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом. Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой вам таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Выровненный вид формы (см. рис. 6) похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводятся все поля с одной записью, и если полей много, то они располагаются рядами - один под другим.

Если вы создаете форму на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если вы разрабатываете форму на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора. Вы можете использовать огромное количество Инструментов и Свойств формы, но, чтобы реализовать эти возможности, надо обладать определенным опытом работы с формами. Некоторые из возможностей построения сложных форм мы рассмотрим в следующей главе, посвященной разработке многотабличной базы данных.

Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Переметаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополнения в данные.

Для манипулирований записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы (это естественно: такая форма лишь способ представления данных из таблиц или запросов), поэтому здесь их повторять не будем. Просмотр и печать форм также производятся аналогично тому, как это производится с таблицами.

Задание 1 Создание базы данных.

1. Создайте новую базу данных.

2.Создайте таблицу базы данных.

3.Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.

4.Сохраните созданную таблицу.

Таблица. 1.

Таблица данных Преподаватели

Имя поля Тип данных Размер поля

Код преподавателя Счетчик

Фамилия Текстовый

Имя Текстовый

Отчество Текстовый

Дата рождения Дата/время Краткий

Должность Текстовый

Дисциплина Текстовый П

Телефон Текстовый

Зарплата Денежный

Технология работы

1. Для создания новой базы данных:

• загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

• в окне "Файл новой базы данных" задайте имя вашей базы (пункт Имя Файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы dbl, а тип файла - Базы данные Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

• щелкните по кнопке <Создать>.

2. Для создания таблицы базы данных:

• в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>;

• в окне "Новая таблица" выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицыв режим конструктора (рис. 7), в котором следует определить поля таблицы.

3. Для определения полей таблицы:

• введите в строку столбца Имя ноля имя первого поля Код преподавателя;

• в строке столбца "Тип данных" щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Рис. 7. Окно таблицы в режиме конструктора - в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы

Примечание. Заполнение строки столбца "Описание" необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле "Фамилия" будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться - в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) -тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой.. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

4. Для сохранения таблицы:

• выберите пункт меню Файл, Сохранить;

• в диалоговом окне "Сохранение" введите имя таблицы Преподаватели,

• щелкнитепо кнопке <ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующеекаждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

Задание 2 Заполнение базы данных.

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле "Должность"; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле "Должность".

3. Задайте значение по умолчанию для поля "Должность" в виде слова Доцент.

4. Введите ограничения наданные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле "Должность".

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8. Произведите замену данных: измените заработную платуассистенту Сергеевой с 450 р, на 470 р.

9. Произведитесортировку данных в поле "Год рождения" по убыванию.

10. Произведите фильтрацию данных по полям "Должность" и "Дисциплина".

Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица 2

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд.	Долж.	Дисциплина	Телефон	Зарплата
I	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	890р.
	Миронова	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	1200р.
	Гришин	Евгении	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	760р.
	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	450р.
	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика.	166-75-33	890р.
	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	790р.
	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	890р.

Технология работы

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

• войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы.Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке на панели инструментовили выполните команду Вид, Конструктор;

• в верхней части окна щелкните по полю "Должность";

• в нижней части окна щелкните построке параметра Условие на значение;

• щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

• в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этойже кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле "Должность" могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение обошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введитеданные".

3. В строке Значение по умолчаниювведите слово "Доцент".

4. Введите ограничения на данные в поле "Код". Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-запоследнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задатьв поле "Код" тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

• щелкните по строке параметра Индексированное поле;

Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировкуданных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируетсяавтоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка vim полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускаетсясоздание произвольного количества индексов.

• выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

· перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментовили выполнив команду Вид, Режим таблицы.На вопрос о сохранении таблицыщелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицув соответствии с табл. 3. Попробуйтев поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, чтополучилось. На экране должнопоявиться сообщение; "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• щелкните в любой строке поля "Код";

• выполните команду Формат, Ширина столбца;

• в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>.Ширина поля изменится;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля "Фамилия';

• выполните команду Правка, Найти;

• в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов;

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

• в строке параметра Только в текущем поле установи те флажок (должна стоять"галочка");

• щелкнитепо кнопке < Найти >. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов,

• щелкните покнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода изрежима поиска

8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450р. на 470р.:

• переведите курсор в первую строку поля "Зарплата";

• выполните команду Правка, Заменить;

• в появившемся окне в строке Образец введите 450 р.;

• в строке Заменитьна введите470. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкнитепо кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке < Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись - это то, что нам надо;

• щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

• щелкните по кнопке <3акрыть>.

Примечание. Чтобы заменитьсразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <3аменить все>.

9. Для сортировки данных в поле "Год рождения" по убыванию

• щелкнитепо любой записи поля "Год рождения";

• щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле "Год рождения".

10. Для фильтрации данных по полям "Должность" и "Дисциплина"

• щелкните по записи Доцент поля "Должность";

• щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр,Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах;

• щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";

• щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - доцентах кафедры информатики;

• для отмены филы рации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятсявсе данные.

Для просмотра созданной таблицы:

• щелкните покнопке или выполните команду Файл, Предварительный, просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

• закройтеокно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемсяокне можете изменять указанные параметры.

Если у вас есть принтер, то созданную страницуможете распечатать.

Задание 3 Ввод и просмотр данных посредством формы.

1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип - форма один столбец ).

2. Произведите фильтрацию данных по полю «Должность» и «Дисциплина».

3. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина".

4. Просмотрите форму с точкизрения того, как она будет выглядеть на листебумаги.

Технология работы

1. Для создания формы Состав преподавателей:

• откройте вкладку Формы в окне базы данных;

• щелкните по кнопке <Создать>;

• в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм;

• щелкните по значку списка в нижней части окна;

• выберитеиз появившегося списка таблицу Преподаватель;

• щелкните по кнопке <ОК>;

• в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствоватьв форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке;

• щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемешайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стилящелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне задайтеимя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей.. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

• щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроетсяформа в один столбец. Столбец слева – это названия полей, столбец справа - данные первой записи (в нижней частиокна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка - это переход на первую запись, кнопка - переход на последнюю запись.

2. Для фильтрации данных по полям "Должность" и "Дисциплина"

• щелкните по записи Доцент поля "Должность";

• щелкните по записи Информатика поля "Дисциплина";

3. Измените название поля "Дисциплина" на "Преподаваемая дисциплина". Для этого:

• перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Конструктор;

• щелкните правой кнопкой мыши в поле "Дисциплина" (на названии поля - оно слева, а строка справа с именем Дисциплина - это ячейкадля данных, свойства которых мы не будем менять).В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля "Дисциплина";

• щелкните по строке с именем Подпись, т.е. гам, где находится слово Дисциплина;

• сотрите слово "Дисциплина" введите"Преподаваемая дисциплина";

• для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.

⇐ Предыдущая 1 2 34