Учет материалов на складе и в бухгалтерии.

Документальное оформление движения материалов.

Для оформления приемки материалов по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки и условиями договора применяется акт о приемке товаров. Это унифицированная форма N ТОРГ-1. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Поступление материалов на склад оформляется приемо-сдаточными накладными, актами, спецификациями и другими документами, которые выписываются обычно в двух экземплярах, один из них предназначен для сдающего, а другой остается на складе. На поступившую на склад продукцию заводится карточка складского учета. Отпуск со склада оформляется приказом-накладной, который состоит из двух частей: приказа на отпуск и накладной, выписываемой в двух экземплярах и служащей основанием к списанию продукции со склада в расход. Первичная учетная документация по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения имеет унифицированные формы, которые утверждаются Госкомстатом России.

Поставка материалов, приобретенных как по безналичному расчету, так и за наличный расчет, сопровождается товарной накладной (форма N ТОРГ-12). Товарная накладная составляется поставщиком в двух экземплярах, а в случае, когда грузоотправитель и поставщик - разные юридические лица, то в трех экземплярах. По одному экземпляру остается у поставщика, грузоотправителя, один экземпляр товарной накладной передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей.

Если при приемке материалов выяснилось расхождение по количеству или качеству по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, оформляется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товаров. Это унифицированная форма. При приемке импортных материалов оформляется Акт по форме N ТОРГ-3, при приемке материалов отечественного производства - Акт по форме N ТОРГ-2. Акт по форме N ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, по форме N ТОРГ-3 - в пяти экземплярах. Оформленные акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акты о приемке материалов по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием материалов данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству материалов, предусмотренными в договоре или контракте. Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации. Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию материалов, поступившую по одному транспортному документу. Товарно-материальные ценности (материалы), по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

Как правило, в дальнейшем приобретенные материалы перемещается по различным структурным подразделениям организации (например, с центрального склада на склады магазинов). Для оформления этой хозяйственной операции применяется Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары, материалов. Это унифицированная форма - N ТОРГ-13. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Учет материалов на складе

Для хранения материалов организация создает склады, каждому из которых приказом присваивается определенный шифр. Склады должны быть обеспечены весоизмерительными приборами, мерной тарой. На складах материалы хранятся в контейнерах, на стеллажах, полках по группам, сортам, размерам, что обеспечивает прием, отпуск и контроль за их наличием.

Учет материалов на складе ведут материально ответственные лица: заведующие складами и кладовщики, с которыми заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Учетные записи о поступлении и выбытии товаров производятся на основании приходных и расходных документов. Существует два основных метода учета товаров: сортовой и партионный.

Сортовой метод учета

При этом методе учета материалы учитываются в карточках сортового учета на основании первичных учетных документов (приходные и расходные накладные, накладные на внутреннее перемещение, накопительные ведомости по учету движения материалов и тары за день по наименованиям, сортам, количеству и цене материалов).

Движение материалов можно также вести в Книге сортового учета материалов, а также в карточках складского учета. Каждая запись в карточке (Книге) содержит ссылку на документ. Если однородных приходных или расходных документов много, то для сокращения числа записей их предварительно группируют в накопительных ведомостях, а уже потом итогии группировки заносят в соответствующий регистр (карточку или Книгу).

Если бухгалтерский учет ведется автоматизирование с применением компьютеров, то соответствующие регистры бухгалтерского учета формируются на магнитных носителях. В содержательной части этих регистров находится следующая информация: номер склада, стеллаж, ячейка, единицы измерения, цена, дата записи, номер документа, на основании которого производится запись операций, порядковый номер документа, на основании которого производится запись операции, порядковый номер записи, от кого получен или кому отпущен материал, приход, расход, вновь введенный остаток, срок годности, дата сверки с данными бухгалтерии и подпись лица, осуществляющего сверку товара.

В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. Каждая запись в карточке содержит ссылку на документ. Карточки сортового учета регистрируют в бухгалтерии предприятия, затем под расписку выдают материально ответственному лицу. Записи в карточках проверяются работником бухгалтерии не реже одного раза в декаду.

Партионный метод учета

При этом методе учета материалы учитываются в таком же порядке, как и при сортовом учете, только по каждой партии отдельно. Партией материала для такого учета признаются однородные материалы, поступившие одновременно по одному или нескольким документам. Партионный учет материалов применяется одновременно на складе и в бухгалтерии. На каждую партию материалов заводится специальная партионная карточка (код по ОКУД 0903066), в которой регистрируется номер партии и которая выписывается в двух экземплярах. Порядковый номер регистрируемой карты является номером данной партии материалов, который указывается в документах, отражающих расход материал из данной партии. Все партионные карты регистрируются в специальной книге в порядке поступления материала. Первый экземпляр отдается на склад и является регистром складского учета. Второй экземпляр остается в бухгалтерии. Поступивший на склад партионный материал размещается по каждой партии отдельно от других материалов. При отпуске партионного материала в первичных расходных документах указывается номер партионной карты. Оборотные ведомости по материалам данной партии составляются отдельно от других товаров. После полного выбытия со склада данной партии материалов, а также при наличии незначительных остатков по данной партии проводится инвентаризация. Выявленные в результате инвентаризации излишки материалов приходуются в установленном законодательством порядке.