 |
Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств
|
|
|
|
Организация делопроизводства
Понятие о делопроизводстве
Делопроизводство — особая отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами.
Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий.
Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации.
Делопроизводством в организациях и на предприятиях занимаются структурные подразделения. Наиболее распространёнными являются: управление делами, общие отделы, административно-хозяйственные отделы (АХО), канцелярии.
Управление делами — осуществляет ведение делопроизводства у Президента и в Парламенте.
Общие отделы — в исполнительных комитетах.
АХО — на предприятиях.
Канцелярия — в школах, министерствах, на небольших предприятиях; на предприятиях с большим документооборотом могут быть деления на более мелкие группы (секретариат, группа контроля, группа регистрации, группа приказов, копировально-множительная лаборатория, архив, экспедиция).
Место, роль и функции документов в управлении
Составной частью делопроизводства является документирование. Документирование — это процесс составления и оформления документов. Оно развивается по двум направлениям
Приложение А
Формуляр-образец
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа
|
|
|
§ документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную, оперативную деятельность предприятия;
§ документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.
Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.
Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.
Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.
Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и накопление, а также возможность передавать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:
§ информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;
§ социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;
§ коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы определенного направления (указы, законы, жалобы, заявления и т.д.) и двустороннего направления (переписка, договора и т.д.);
§ управленческую, создающую документы для целей управления;
§ правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;
|
|
|
§ учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;
§ культурную, состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей.
Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.
Классификация документов
Под классификацией документов понимается деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Все документы могут быть классифицированы по следующим основным признакам;
§ по происхождению — служебные (официальные) и личные;
§ по наименованию — приказы, протоколы, положения, инструкции и т.д.;
§ по способу фиксации — письменные, графические, акустические, кино- и фотодокументы;
§ по содержанию — организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.;
§ по месту составления — внутренние (создаваемые в организации и не выходящие за ее пределы) и внешние (входящая и исходящая корреспонденция);
§ по видам — типовые (разрабатываются вышестоящими органами с однородными функциями и носят обязательный характер), примерные (носят рекомендательный характер), индивидуальные (для внутреннего пользования) и трафаретные (изготавливаются типографским способом);
6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
7-после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.
3.7 От нулевого положения печатают реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
3.8 От первого положения печатают начало абзацев в тексте.
От четвертого положения печатают реквизит «Адресат».
От пятого положения печатают реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
|
|
|
От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите «Подпись».
От седьмого положения печатают коды по [1] - [3].
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.
Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
3.2 Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Мicrosoft Word, и применяется гарнитура шрифта Тimes New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.
3.3 При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка с наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом,
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Название вида документа печатают прописными буквами.
3.4 Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
3.5 Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков для пишущей машинки или 73 мм на компьютере.
3.6 При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:
|
|
|
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
§ по степени сложности — простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов);
§ по срокам исполнения — срочные (требующие исполнения в определенные сроки) и несрочные (срок исполнения не установлен);
§ по срокам хранения — постоянного, временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10) срока хранения;
§ по степени обязательности — директивные и информационные;
§ по технике воспроизведения — документы, которые могут быть получены ручным или механическим путем с помощью машин и аппаратов;
§ по приемам записи — созданные естественным языком (простая запись), стенографические, шифрованные;
§ по виду материального носителя — созданные на бумажной основе и специальном носителе (пленке, дискете, стекле, металле и др.) От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа;
§ по юридической силе — подлинные и подложные. Подлинные в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным становится документ в том случае, если он утратил юридическую силу;
§ по степени гласности — обычные, для служебного пользования, конфиденциальные, секретные;
§ по стадии создания — оригиналы и копии. Оригинал — документ созданный первый раз, первый подлинный экземпляр документа. Копия — повторное абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с оригиналом. Выписка — заверенная копия части документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.
1.4 Основные нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство, и их краткое содержание
Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправки (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.
Основными нормативными актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:
§ Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;
|
|
|
§ Государственный стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
§ методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004;
§ примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;
§ унифицированная система организационно-распорядительной документации;
§ основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.
Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 установлены:
§ состав реквизитов на документе;
§ требования к бланкам и текстам документов;
§ оформление реквизитов;
§ требования к документам, изготовленным с помощью технических средств.
Пример:
В дело 04-12
Подготовлен ответ
09.02.2006 № 04-12/49
Подпись
10.02.2006
2.3.31 Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.
Пример оформления штампа приведен на рисунке 1.
| Борисовский государственный политехнический колледж |
| 15.10.2004 |
| № 04-12/645 |
Рисунок 1 -Регистрационный штамп входящих документов
2.3.32 Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса
Требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств
3.1 Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.
- во второй строке указываются инициалы (для машинисток), дата создания документа и имя файла.
Пример:
2 Иванов 220 40 51
ТН 09.02.2006 c1-3 об-1
2.3.29 Отметка о заверении копии. Копия документа — документ, полностью воспроизводящих информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.
Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в ее деятельности. Для придания копии юридической силы она должны быть соответствующим образом заверена.
При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.
Пример-
Верно
Инспектор по кадрам Подпись С.Б.Постраш
16.07.2004
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью (при наличии — гербовой), в негосударственных организациях — печатью организации (исполнителя).
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа
2.3.30 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.
В методических указаниях по практическому применению СТБ 6.38-2004 приведен порядок разработки бланков и оформления документов.
В унифицированной системе организационно-распорядительной документации приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.
|
|
|
