Документация, документооборот и порядок хранения документов в коммерческом банке

Специальная документация коммерческих банков разрабатывается и утверждается Центральным Банком России и обязательно к применению физическими и юридическими лицами, осуществляющими по средствам банков расчетные, ссудные и прочие операции. Поскольку коммерческий банк осуществляет множество операций к документации предъявляются следующие требования: 1). стандартизация; 2). унификация.
Стандартизация – это применение документов с единой схемой расположения реквизитов.

Унификация – это максимальное сокращение форм, используемых документов.

Кассовые документы, их назначение сводятся к оформлению права приема и выдачи денежной наличности в рублевой и иностранной валюте, к ним относятся: объявления на взнос наличными, чеки, расходные и приходные ордера.
Расчетные документы используются при взыскании поставщиком платежа за продукцию с их заказчиком, покупателя или при погашении обязательств и задолженностей перед бюджетом, пенсионным фондом, прочими кредиторами. Также при обслуживании банком клиентов или погашение собственных долгов (платежные требования, аккредитивы, расчетные чеки).

Мемориальные документы (ордера) – выписываются банком при оформлении внутрибанковских операций (кредиты, выданные, погашенные, начисление процентов, поступление и выбытие основных средств, заработная плата, начисление износа, получение дохода и расчета прибыли). Значительный объем информации о деятельности банка занимают внебалансовые показатели. В результате ввода первичная бухгалтерская информация зафиксированных документов и ее обработке бухгалтерия получает все необходимые выходные данные, как аналитического, так и синтетического характера.

Банк обязан обеспечить сохранность бухгалтерских документов, ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка, хранение бухгалтерских документов на руководителя и главного бухгалтера банка, в среднем документы хранятся 5 лет.
Порядок:

1). Сформированный в установленном порядке и сброшюрованный бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением доступа к нему.

2). В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах). Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов.
3). В бухгалтерии должны быть работники на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля совершаемых бухгалтерских операций.

16.02.12
Тема 2. Учет кассовых операций
Кассовые операции выполняются банком на основании приходных и расходных кассовых документах. К расходным кассовым документам относятся: денежный чек и расходный кассовый ордер. По денежным чекам банк производит выдачу наличных денег за счет средств имеющихся на расчетном счете юридического лица. Все кассовые документы записываются в кассовый журнал, который служит для сверки операций в выполненных кассами банка, которые будут отражены на балансовом счете 20202 «Касса банка» в конце рабочего дня.
Банк имеет право отказаться в приеме чека если подписи на чеке, оттиск печати или надписи признаны сомнительны. Убытки в случае оплаты чека с подложной подписью несет владелец счета, если не будет доказана вина банка
Дебет Кредит

1). Списание средств со счета клиента 20202

«расчетный счет клиента»

2). Выдача наличности сотрудникам банка в подотчет

60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам»

3). Выдача наличных со счета по вкладам физического лица

42302 «Депозиты физических лиц на срок до 30 дней»
4). Сдача наличности в учреждении банка РФ
20209
20202 Счет активный по дебету отражается прием денег в кассу по кредиту – выдача денег из кассы.

В конце рабочего дня кассир расходной кассы сверяет сумму наличности, полученную под расписку в начале операционного дня у заведующего кассой. С суммой расходных кассовых документов и с остатком денежной наличности после этого кассир заполняет расходную справку, в которой указываются выполненные расходные операции, кроме кассира справку подписывает контроллер банка.
Приходные кассовые операции также выполняются банком и отражаются в кассовом журнале. Приходные кассовые операции выполняются банком на основании приходных кассовых документах: объявления на взнос наличности и приходного кассового ордера.

Дебит Кредит

20202 1). Прием денежных средств от юридических лиц
р/сч.
2). Сдача наличности подотчетными лицами

3). Погашение недостач виновным подотчетным лицом

4). Погашение кредита
45502

5). Погашение процентов по кредиту
47427 «Требования по уплате процентов»
6). Прием наличности во вклады от физических лиц
7). Поступление подкреплений наличными от других банков

31302

8). Наличность от клиента банка в инкассаторских сумках (до пересчета)
40906

9). После пересчета выручки кассы банка, если выручка получилась с «+»

(прибылью) 20209

Д/з: бухгалтерский баланс
к след. среде вопрос 4