Оформления управленческих документов

Правила выполнения практических работ

При подготовке к выполнению практической работы студентам следует:1. Изучить теоретические вопросы, изложенные в методических указаниях; ознакомиться с техникой безопасности при работе в компьютерном классе;2. Получить у преподавателя задание на выполнение лабораторной работы, которое выдается после проверки теоретической подготовки студента.3. Результаты выполнения лабораторной работы утверждаются преподавателем.4. Результатом лабораторной работы должен быть документ, составленный по всем нормам и правилам оформления управленческих документов.

Общие теоретические сведения из области

Делопроизводства

Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями.Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления.Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется - системой документации.Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:· Создание организации, предприятия;· Реорганизация организации, предприятия;· Ликвидация организации, предприятия;· Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;· Распорядительная деятельность организации, предприятия;· Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;· Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительнуюдокументацию (ОРД) классифицируют на следующие группы:1. Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание);2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);3. Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т.д.);4. По личному составу (заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу.

Состав реквизитов ОРД

 

Правила оформления организационно-распорядительной документациирегламентирует ГОСТ р-6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Несмотря на то, что в стандарте описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.ГОСТ р-6.30–2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

Кодреквизита	Наименование реквизита
01	Государственный герб Российской Федерации
02	Государственный герб субъекта Российской Федерации
03	Эмблема предприятия, организации
04	Код организации
05	Основной государственный регистрационный номер
06	Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование вида документа
11	Дата документа
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф утверждения документа
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту
19	Отметка о контроле
20	Текст
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнении документа и направлении в дело
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа

Общие нормы и правила

оформления управленческих документов

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:20 мм – левое10 мм – правое20 мм – верхнее20 мм – нижнееЛевое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее оставлено на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.При составлении многостраничного документа вторая и последующаястраницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине.Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:· одинарный интервал – 12 пт;· полуторный интервал – 18 пт;· двойной интервал – 24 пт. Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.Например: СОГЛАСОВАНО(межстрочный интервал)Технический директорЗАО «ТЕРМИКА»(межстрочный интервал)личная подпись К.В. Воробьев(межстрочный интервал)дата Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 пунктов через 1–2 интервала. В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположениеУсловно предусмотрено восемь стандартных положений от границы левого поля. 0 положение:· Название вида документа· Дата· Ссылка на индекс входящего документа· Заголовок к тексту· Текст (если он состоит из одного абзаца)· Наименование должности в реквизите «ПОДПИСЬ»· Гриф согласования· Фамилия исполнителя и номер телефона· Заверительная надпись «ВЕРНО»· Отметка об исполнении документа· Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОВЕСТКА ДНЯ и так далее. 1 положение (5 знаков от границы левого поля):· Начало абзаца в тексте, отметка о наличии приложения 2 положение (16 знаков от границы левого поля):· Индекс исходящего документа· Дата в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа»· Расшифровка подписи· Расшифровка подписи в первом грифе согласования,· Переменная информация во вводной части актов и протоколов 3 положение (24 знака):· Название вида документа в продольном штампе,· Расшифровка подписи исполнителя в реквизите «Отметка об· исполнении документа и направлении в дело» 4 положение (32 знака):· Номер страницы· «Адресат» 5 положение (40 знаков)· Гриф ограничения доступа к документам· Гриф утверждения· Второй гриф согласования· Надпись на приложении к документам с указанием номера приложения· Идентификатор электронной копии документа 6 положение (48 знаков):· Расшифровка подписи в реквизите «Гриф утверждения»· Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»· Отметка о поступлении документа· Отметка о контроле 7 положение (56 знаков):· Слово «Копия»

12Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: