 |
Организация работы с документами
|
|
|
|
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
2. В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на внутренние и внешние.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
3. Внешняя докладная записка должна содержать:
наименование организации
наименование вида документа
дату
индекс
место составления или издания
адресат
заголовок к тексту
текст
подпись руководителя
отметка об исполнителе.
Внутренняя докладная записка включает:
название структурного подразделения
наименование вида документа
дату
адресат
заголовок к тексту
текст
подпись (подписывает внутреннюю докладную записку составитель).
4. Текст инициативной докладной записки состоит из вводной и заключительной части. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
|
|
|
Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.
Внешние докладные записки оформляются на бланке (может использоваться общий бланк организации), внутренние – на обычном листе бумаги.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
ДЕПАРТАМЕНТ Генеральному директору ОАО
ИНВЕСТИЦИОННЫХ К.Т. Пономареву
ПРОГРАММ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12.07.2005
О разработке должностных инструкций
В связи с реорганизацией структуры департамента, изменением его функций и созданием нового отдела в настоящее время отмечаются случаи дублирования функций между структурными частями департамента и отдельными сотрудниками.
|
|
|
Предлагаю создать рабочую группу из ведущих специалистов С.Т. Никонова, Т.П. Тимофеева для разработки нового положения о департаменте и должностных инструкций его работников.
Начальник департамента А.М. Веденев
ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ
УПРАВЛЕНИЕ
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Заместителю генерального
23.11.2005 директора АО
А.С. Юркову
О разработке графика отпусков
В соответствии с приказом генерального директора от 14.10.2005 № 123 управление должно было предоставить в отдел кадров проект графика отпусков сотрудников управления на 2006 г. 22.11.2005 график был подготовлен и согласован в указанный срок, но не представлен в отдел кадров из-за болезни секретаря управления.
Зам.начальника управления Ф.М. Литвинов
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
1. Служебные письма – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.
2. Инициативные и ответные.
Разновидности: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
3. Наименование организации
Справочные данные об организации
Код организации (ОКПО)
ОГРН
ИНН/КПП
Адресат
Дата документа
Номер (регистрационный номер документа)
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (оформляется на ответном письме)
Заголовок к тексту
Текст
Отметка о наличии приложения (если есть)
Подпись
Отметка об исполнителе.
4. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.
|
|
|
Наименование вида документа в письмах не указывается за исключением гарантийного письма.
Письма оформляются на бланках для писем.
Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.
ОАО «ДИВО»
Ясный пр., 26, г. Зеленоград, 111321 Генеральному директору
телефон: 554-33-11, телекс 333-22-12 фирмы «Факел»
факс: (495) 4435677 Д.В. Демченко
ОКПО 028847777264 ОГРН 1049287569643
ИНН\КПП 7704653289\770532876
04.03.2006______ № 25-02\03_____
На № ________ от_______________
Об участии в выставке
Уважаемый Дмитрий Владимирович!
Просим Вас рассмотреть предложение о долевом участии Вашей фирмы в организации коммерческой выставки продукции, выпускаемой ОАО «Диво».
Уверены, что выставка принесет обоюдную выгоду.
Заранее благодарны за скорейший ответ.
Генеральный директор И.И. Смирнов
А.А. Маслова
152 76 34
АКТ
1. Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.
2. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д.
3. Наименование организации
гриф утверждения
наименование вида документа
дата
индекс
место составления или издания документа
заголовок к тексту
текст
подписи
указание на количество экземпляров и их местонахождение.
4. Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.
Заголовок к тексту соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) Работы комиссии по проверке общежития. Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного – О приеме-передаче оборудования, Об уничтожении дел.
|
|
|
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие и др. Далее во вводной части указывают список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, то должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части, при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии, печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяется печатью.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Пример оформления акта
Конструкторское бюро
САЛЮТ УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АКТ Л.В. Васин
10.07.2003 № 65 12.08.2003
Москва
Проверки расходования валютных средств
Основание: приказ генерального директора от 07.02.2003 № 26 «О проведении финансового контроля за расходованием средств при командировках работников КБ за границу».
|
|
|
Составлен комиссией в составе:
Председатель – заместитель главного бухгалтера И.К. Киселев
Члены комиссии: начальник службы кадров Н.П. Шумов
бухгалтер Л.И. Караченков
Присутствовали: зам директора по кадровой работе Г.Н. Смирнов, референт генерального директора С.И. Приставкин
В период с 07.02.2003 по 09.02.2003 комиссия проверяла систему оформления загранкомандировок, получения, расходования и отчетов о командировочных расходах.
В ревизии комиссия установила:
1. Приказы о командировках не имеют документов-оснований и не всегда визируются юрисконсультом, главным бухгалтером и финансовым директором.
2. Кадровая служба передает копию приказа о командировке в бухгалтерию за 1-2 дня до даты выезда в командировку.
3. Начисление авансовых сумм для возмещения расходов ведется с нарушением действующих нормативов.
Комиссия предлагает подготовить и утвердить Инструкцию о порядке получения и расходования подотчетных командировочных средств.
Акт составлен в трех экземплярах:
1-й экз. направлен директору
2-й экз. – главному бухгалтеру
3-й экз. – в кадровую службу в дело № 05-12
Председатель И.К. Киселев
Члены комиссии Н.П. Шумов
Л.И. Караченков
СПРАВКА
1. Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.
2. Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такие справки оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты:
наименование организации
наименование вида документа
дату
номер
место составления или издания документа
адресат
заголовок к тексту
текст
подпись.
Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяются печатью.
Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги.
Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты:
наименование организации
наименование вида документа
дату
регистрационный номер
текст
подпись
печать.
Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машине.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что… действительно работает…» и т.д.
Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
РЕЗЮМЕ
Резюме – документ, предоставляемый составителем при устройстве на работу и содержащий биографические сведения.
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу.
Формуляр резюме:
Наименование вида документа (РЕЗЮМЕ)
Фамилия имя отчество
Личные данные (дата и место рождения, место жительство, почтовый адрес, контактный телефон, семейное положение, наличие и возраст детей).
Цель резюме.
Сведения об образовании (в обратном хронологическом порядке).
Профессиональный опыт (в обратном хронологическом порядке), с указанием содержания деятельности, информации о занимаемой должности.
Дополнительные сведения (может быть указана любая информация: знание языков; компьютерная грамотность с указанием освоенных программ; личностные качества, навыки и умения, существенные для успешного выполнения желаемой работы; достижения в смежных областях; положительно характеризующие Вас увлечения; наличия водительских прав и т.д.)
Личная подпись.
Требования к стилю написания резюме:
краткость – текст не должен превышать одной страницы;
конкретность, четкость при описании квалификации, профессионального опыта, практических навыков;
логичность изложения и структурированность текста;
отсутствие негативных сведений о себе;
грамотность, отсутствие сокращений и жаргонных выражений;
скрытая самореклама;
презентабельность документа.
РЕЗЮМЕ
Орлов Андрей Павлович
11.03.1960 г.р.
АДРЕС: 450000, г.Уфа, ул.Революционная, д.88, кв.11
ТЕЛ.: 50 45 76 (р), 28 54 18 (д)
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь.
ЦЕЛЬ: Получение должности начальника отдела информационного обеспечения.
ОБРАЗОВАНИЕ: 1977-1982 – Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.
1967-1977 – средняя школа № 44 (г.Уфа). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.
ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: с 1992 г. – до настоящего времени начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИН-ТРАСТ» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).
С 1982 по 1992 г. – инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы).
С 1980 по 1982 г. – старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы РАМ).
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом.
Имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер».
Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).
По требованию могу представить необходимые рекомендации.
Подпись А.П.Орлов
ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую либо просьбу заявителя.
Некоторые виды заявлений могут заполняться на специальных унифицированных бланках.
Адресат
Автор (сведения об авторе)
Наименование вида документа
Текст
Отметка о наличии приложения (если есть)
Дата
Подпись.
Генеральному директору
ОАО «Весна»
Д.А. Гизатуллину
Хизбуллиной
Эльвины Раиловны,
проживающей по адресу:
450005, г. Уфа, ул. Кирова, д.91, кв. 5
домашний телефон: 252-12-34
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня на работу бухгалтером.
Приложение: 1. Копия диплома об окончании Уфимского филиала Финансово-
го университета при Правительстве РФ
2. Характеристика
3. 2 фотографии 4*5 см
31.03.2010
подпись
АВТОБИОГРАФИЯ
Автобиография – документ, в произвольной форме описывающий этапы жизни и трудоустройства работника (в хронологическом порядке).
Наименование вида документа
Дата
Текст
Подпись.
АВТОБИОГРАФИЯ
01.08.2005
Я, Белугина Татьяна Владимировна, родилась 26 февраля 1981 г. в г.Ростове-на-Дону, в семье научных работников.
Отец, Белугин Владимир Юрьевич, - старший научный сотрудник НИИАТ.
Мать. Белугина Наталья Петровна, - инженер НИИАТ.
В 1987 г. семья переехала в г.Владимир.
В 1988 поступила в среднюю школу № 45 г.Владимира.
В 1998 году поступила на психологический факультет ВлГУ и в 2003 г. закончила университет с отличием.
С 2003 по 2005 гг. работала психологом в средней школе № 45.
Не замужем.
Домашний адрес:
Т.В. Белугина
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника.
РАЗДЕЛ 2
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
|
|
|
