 |
Основные мероприятия по подготовке и проведению конференции
|
|
|
|
ЭТАПЫ И СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ КОНФЕРЕНЦИИ
2.1. Этапы конференции проводятся в следующей последовательности: регистрация заявок на участие в Конференции, проведение Конференции.
2.1.1. Регистрация заявок на участие в Конференции проводится с 11 января 2016 г. по 9 апреля 2016 г.
2.1.2. Проведение Конференции запланировано на 16 апреля 2016 г.
ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ЗАПЛАНИРОВАННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ КОНФЕРЕНЦИИ
3.1. Основные цели Конференции – популяризация отечественного исторического наследия, изучение военной истории России ХIХ в., как одного из наиболее интересных и сложных периодов истории нашей страны, воспитание у соотечественников, и особенно молодёжи, гражданственности и патриотизма, привлечение к сотрудничеству с ГБУК г. Москвы «ЦУНБ имени Н.А. Некрасова» ведущих московских высших учебных заведений и научных центров, позиционирование ГБУК «ЦУНБ имени Н.А. Некрасова» как площадки для проведения научных мероприятий, привлечение в ГБУК г. Москвы «ЦУНБ имени Н.А. Некрасова» молодых ученых и студенческой молодежи.
3.2. В соответствии с поставленными целями и для успешного проведения Конференции будут решены следующие задачи:
3.2.1. Проведение анализа и выявление основных научных проблем в области изучения истории Крымской войны (1853-1856 гг.).
3.2.2. Привлечение к сотрудничеству наиболее видных учёных и специалистов, а также студентов высших учебных заведений и аспирантов.
3.2.3. Повышение информированности участников Конференции о работе ГБУК г. Москвы «ЦУНБ имени Н.А. Некрасова».
3.2.4. Укрепление и расширение внешних связей ГБУК г. Москвы «ЦУНБ имени Н.А. Некрасова» с ведущими научно-исследовательскими организациями и высшими учебными заведениями.
|
|
|
3.3. Основными запланированными результатами Конференции, полученными в ходе достижения поставленной цели и реализации вышеуказанных задач, будут: повышение научного интереса к проблемам истории Крымской войны (1853-1856 гг.), информирование участников конференции о работе и мероприятиях, проводимых ГБУК г. Москвы «ЦУНБ имени Н.А. Некрасова», и привлечение новых партнёров.
РАБОЧИЕ ОРГАНЫ КОНФЕРЕНЦИИ И ИХ ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
4.1. Для эффективной работы по организации и проведению Конференции создаются Организационный комитет Конференции и Секретариат.
4.2. Организационный Комитет выполняет следующие функции:
4.2.1. Определяет основные мероприятия, направленные на подготовку и проведение Конференции.
4.2.2. Решает организационные вопросы, в том числе составляет перечень необходимого материально-технического оснащения Конференции.
4.2.3. Определяет требования к техническому оформлению тезисов докладов или статей, вспомогательных материалов.
4.2.4. Составляет программу Конференции.
4.2.5. Определяет регламент выступления.
4.2.6. Организационный Комитет собирается на первое заседание за три месяца до запланированной даты проведения мероприятия, в ходе которого определяет состав Организационного комитета. Для обеспечения эффективной работы Организационный комитет определяет руководителя и распределяет функциональные роли внутри Комитета, определяемые на основании принципа выборности и необходимости выполнения данных блоков работ.
4.3. Секретариат выполняет следующие функции:
4.3.1. Разрабатывает формы и содержание информационных писем и приглашений на Конференцию.
4.3.2. Разрабатывает форму и содержание рекламных материалов о Конференции.
4.3.3. По согласованию с Организационным комитетом формирует перечень рассылки приглашений на Конференцию.
4.3.4. Рассылает приглашения на Конференцию и составляет уведомления о проведении мероприятия на соответствующих сайтах в Интернете.
|
|
|
4.3.5. Обеспечивает приём заявок об участии в Конференции и других материалов на электронную почту.
4.3.6. Составляет перечень рабочих материалов, формирует рабочие папки участников Конференции.
4.3.7. Разрабатывает формы информационных табличек, бейджей, списков гостей.
4.3.8. Обеспечивает регистрацию участников и гостей конференции.
4.3.9. Проводит фото и видеосъёмку работы Конференции.
4.3.10. Формирует перечень участников и гостей Конференции, подтвердивших своё присутствие на мероприятии.
4.3.11. Формирует перечень рабочих видео и фотоматериалов, необходимых для публикации на сайте ГБУК г. Москвы «ЦУНБ имени Н.А. Некрасова», Библиотечно-информационном портале г. Москвы «БиблиоГород» и в социальных сетях.
ОСНОВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ КОНФЕРЕНЦИИ
5.1. К основным мероприятиям научно-практической Конференции относятся следующие этапы:
5.1.1. Подготовка к проведению Конференции проводится за три месяца до фактического проведения мероприятия. В рамках данного этапа осуществляется выбор состава Организационного комитета и Секретариата. Определяется тематика, список вопросов для обсуждения, сроки проведения Конференции и сбора заявок на участие в ней, состав президиума и основная целевая аудитория. В рамках подготовительного этапа проводятся разработка и утверждение содержания и формы информационных и рекламных материалов, формируется список рассылки приглашений, определяются Интернет-ресурсы, на которые планируется направить объявления о проведении мероприятия.
5.1.2. Информирование о проведении Конференции проводится за три месяца до её проведения силами рабочих органов Конференции путём направления информационных писем на электронные адреса предполагаемых участников и гостей мероприятия. Проводится публикация оповещений о проведении мероприятия на выбранных Интернет-ресурсах.
5.1.3. Формирование пула заявок на участие в Конференции заканчивается за 7 дней до фактического проведения мероприятия. В рамках данного этапа формируются основные тематические направления работы Конференции и программа, проводится сбор и анализ тезисов выступлений и статей.
|
|
|
5.1.4. Подготовка к фактическому проведению мероприятия начинается за 14 дней до начала Конференции. В рамках данного этапа формируются списки участников и гостей мероприятия, программа Конференции, основные типы активности на мероприятии (секции, круглые столы, открытые дискуссии и т.д.). Подготавливается и утверждается смета на материально-техническое обеспечение мероприятия. Распечатываются формы информационных и персональных табличек, сертификатов, бейджей, формируются рабочие папки участников мероприятия, принимается решение о необходимости проведения кофе-брейка.
5.1.5. Контрольные мероприятия, определяющие степень готовности к проведению Конференции, начинаются за 3 дня до фактически запланированной даты.
5.1.6. Фактическое проведение мероприятия начинается в установленные программой Конференции сроки.
5.1.6.1. Регистрация гостей проводится путем сопоставления фамилии, имени, отчества с документом, подтверждающим личность участника. После подтверждения личности участнику Конференции выдается рабочая папка, включающая в обязательном порядке: программу работы Конференции, ручку и блокнот (листы) для заметок, бейджи и другие материалы, необходимые для эффективной работы конференции.
5.1.6.2. Пленарное заседание Конференции является торжественным мероприятием, открывающим работу Конференции. Порядок выступлений на пленарном заседании определяется Организационным комитетом Конференции и отражается в программе Конференции.
5.1.6.3. Время начала и место работы секций определяется программой Конференции. Перед началом работы секций докладчики передают копии презентаций выступлений руководителю секции или ответственному представителю Секретариата.
5.1.6.4. Регламент выступления каждого докладчика составляет до 20 минут и может быть увеличен по решению руководителя секции. После завершения доклада участнику Конференции могут быть заданы вопросы по теме выступления, либо организовано обсуждение доклада по решению руководителя секции.
5.1.6.5. Закрытие Конференции является торжественным мероприятием, на котором подводятся основные итоги работы мероприятия.
5.1.6.6. После закрытия Конференции по решению Организационного комитета может быть проведена пресс-конференция.
|
|
|
