 |
Понятие структуры и структуризации рабочих листов. Создание структуры вручную.
|
|
|
|
Excel 2010. Занятие 3.
Дополнительные средства ввода. Автозамена при вводе. Автозавершение ввода. Выбор данных из списка.
Когда вы работаете с таблицей, некоторые значения в которой повторяются, бывает удобно воспользоваться автозаменой и автозавершением ввода.
Для настройки этих параметров откройте диалоговое окно Файл-Параметры-Правописание, в самом вверху Параметры автозамены - настройка исправления и форматирование текста при вводе. Нажимая на имеющуюся здесь кнопку Параметры автозамены можно посмотреть, какие параметры автозамены стоят, добавить свои или убрать не нужные вам.
Стоить обратить отдельное внимание на флажок Заменять при вводе – если его не активировать, то все параметры автозамены при вводе не действуют.
Вкладка Исключения. Первая вкладка это «Первая буква» и «Две прописные». Здесь перечислены те комбинации букв, которые программой автоматически НЕ исправляются. Тут также можно добавлять или удалять исключения.
Средство Автозавершение - AutoComplete помогает при вводе в столбец повторяющихся данных. Если какой-то текст уже вводился в столбец ранее, то достаточно набрать только несколько первых букв этого текста, а остальная его часть будет добавлена автоматически. Для активизации этого средства зайдите в Файл - Параметры Excel - Дополнительно. В этом перечне команд находим Автозавершение значений ячеек. Если эта функция не будет активирована, то соответственно эта команда выполняться не будет. Надо отметить, что эта возможность работает только при последовательном вводе информации в столбец – в строке она не работает, также как и если пропустить несколько ячеек в столбце прежде, чем вводить.
|
|
|
Откройте файл Книга3. Xls. Активируйте последнюю ячейку в столбце B. начните набирать любое из название породы, которые вы там увидите, например «вулканиты». Когда вы наберете В, программа предложит вам автоматически завершить ваше слово – та часть слова, которую вы не набрали, будет подсвечена черным. Если вы при этом нажмете на клавишу Ввод с клавиатуры, то этот текст будет введен в ячейку.
Если предлагаемый программой вариант вам не подходит, и вы хотите ввести свои новые данные. Начните набирать букву «Т», программа предложит «туффит», а вы хотите ввести «терригенные породы». В таком случае вам необходимо просто продолжить ввод того текста, который вы хотите.
В Excel существует еще возможность в аналогичной ситуации выбрать значения их списка. Для этого на ячейке, куда вы хотите вставить данные, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши и найти пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Когда вы его активизируете, то увидите все варианты, которые есть в столбце – сможете выбрать любой (или сочетание клавиш Alt+ стрелка вниз).
Понятие структуры и структуризации рабочих листов. Создание структуры вручную.
Когда вы работаете с большими таблицами, удобнее сортировать данные.
Важно! Когда вы сортируете данные, необходимо выделить весь диапазон, а не только те столбцы, которые вы будете сортировать (иначе сортировка произойдет только в тех столбцах, которые вы выделите и нарушится структура таблицы)
Выделите все данные на листе Паанаярви. Зайдите на вкладку Лента - Данные, найдите коллекцию Сортировка, кнопка Сортировка. Добавьте два уровня сортировки – по содержанию кремнезема, и по калию. Оба по возрастанию, сортировка по значению. Не забудьте поставить галочку в правом верхнем углу «Мои данные содержат заголовки»
Кроме того, в Excel существует возможность структуризации данных. Допустим, что на определенном этапе работ вам не нужна информация по железу (и по общему, и по отдельно двух- и трех-валентному) и вы хотите ее скрыть, но так, чтобы было видно где именно она находится. Для этого выделите три ячейки, в одной строке (соответствующей любому образцу), охватывающие FeO, Fe2O3, Fe2O3*. После чего открываете вкладку Лента - Данные, находите там вкладку Структура и нажимаете на кнопку Группировать. Выбираем группировать столбцы, Ок. Наверху появляется кнопка со знаком «-» и слева сверху – кнопки с цифрами. При помощи кногпки минус вы можете скрыть ненужные столбцы. Уберите таким же образом столбец с H2O и TiO2. Кнопок стало 3. Нажимая по-очереди эти кнопки, поясните, что они обозначают (разные уровни структуры – когда нажата кнопка с самой большой цифрой, отображаются все уровни, когда с самой маленькой – самый высокий уровень структуры, когда скрыто все). Удобство такого способа в том, что по расположению знаков «+» всегда можно видеть, где находятся вскрытые столбцы.
|
|
|
Те же операции можно проделать со строками.
Удалите структуру документа при помощи кнопки Удалить структуру (Лента-Данные-Структура-Разгруппировать-Удалить структуру).
Однако, в Excel есть полуавтоматический режим создания структуры таблицы – создание промежуточных итогов. Выделите вашу таблицу целиком, перейдите к команде структура – промежуточный итог. Открывается диалоговое окно:
поле При каждом изменении в, мы должны будем обязательно выбрать название нужного столбца таблицы. Как правило, это должен быть тот столбец, по которому будет произведена сортировка. Далее идет Операция. В поле операция вы должны будете задать производимую над данными операцию. Выберите среднее. Далее в поле Добавить итоги по, вы устанавливаете флажки против названия тех столбцов таблицы, в которых будет применяться операция, которую вы задали в поле Операция. Выберите здесь SiO2, Al2O3 и Cr.
Установите флажок около команды Заменить текущие итоги, если выделенные области рабочего листа у вас уже имеются какие-либо итоги и их предполагается заменить. При необходимости вы можете установить флажок Конец страницы между группами. Если требуется, чтобы конец страницы при печати не разрывал данные по одной группе.
Последний флажок у команды Итоги под данными. В этом случае, если вы флажок поставите, окончательные итоги будут выведены в нижней части таблицы. При сброшенном же флажке, Окончательные итоги будут выведены сверху таблицы. Когда вы все это сделаете, нажимите ОК.
|
|
|
Рассмотрите полученную таблицу: Слева у Вас три уровня структуры – все они сейчас раскрыты. Попробуйте разные варианты отображения при помощи кнопок в левом верхнем углу. Если же вы будете, например, нажимать на знаки минуса, которые здесь имеются против названия какой-либо части таблицы, то это приведем к скрытию детальных данных именно по этой части.
Если вы теперь удалите существующую структуру (сделайте это при помощи кноок Разгруппировать, Удалить структуру). Те строки, где были итоговые значения, остались в таблице.
В Microsoft Excel предусмотрен довольно большой отдел для работы по структурированию документов, созданию промежуточных итого, вложенных итогов, сводных таблиц и прочих элементов. Когда они вам понадобятся, вы с ними самостоятельно ознакомитесь, поскольку в рамках нашего курса времени на это нет.
|
|
|
