Функции секретаря по бездокументному обслуживанию

Билет 1(1)

В современных организациях нет четкого разделения секретарей по классификации как это предусматривает классификационный справочник. Выделяют секретарей различных уровней: 1) секретарь на телефоне - отвечает на телефонные звонки, переадресовывает их принимает факсы. Требования к квалификации сводится к умению вести телефонные переговоры. 2) Секретарь ресепшин – выполняет похожую по характеру работу, но помимо ответов на телефон, в ее обязанность входит встречать посетителей. Если кампания работает с иностр. партнерами основным требованием явл. знание ин. яз.3) секретарь офиса – выполняет широкий круг обязанностей: ответы на телф. Звонки, ведение делопроизводства, должен знать деловой этикет, быть уверенным пользователем ПК. 4) секретарь референт- помимо перечисленных обязанностей должен уметь планировать рабочее время руководителя, подготавливать и организовывать встречи, выполнять ответственные поручения руководителя. должен хорошо знать систему ДОУ, структуру и функцию организации, ее руководящий состав. 5) офис менеджмент (администратор) решает все вопросы, обеспечивает жизнедеятельность офиса в крупных кампаниях. Он должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовывать работу офиса, подготовка переговоров и деловых встреч. обязательным условием является наличие хороших организаторских способностей.6) секретарь – переводчик присутствует в компаниях которые ведут активную внешне экономическую деятельность; 7) помощник(личный секретарь руководителя) – осуществляет контроль, решений за соблюдением правил внутреннего трудового распорядка. Организовывает встречи, планирует и организовывает рабочий день руководителя. Он должен знать менеджмент, ДОУ,основы организации труда, экономики и технологии. 8) руководитель секретариата присутствует в крупных компаниях со штатом секретарей не менее 6 или 8. В её должностные обязанности входят: расстановка, организация и координация работы секретарей, осуществление контроля за их деятельностью.

Билет 2(1)

Совещания проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения. Следующий этап - оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, приглашения.

За 1 - 1,5 часа до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой или минеральную воду и стакан (для выступающих) и т.п. Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания.

Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.

Место руководителя - в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места - справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам - участницам совещания.

Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она хорошо слышала речь выступающих. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется. Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова; предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.

По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания. На оформление протокола совещания отводят обычно 2- 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания. По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах. На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.

Билет3(1)

Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом, поэтому он должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации.

Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму. Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаря разностильность украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Секретарь должен постоянно помнить о личной гигиене. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке. После работы на пишущей машинке руки следует обязательно вымыть, так как на пальцах остаются следы от пользования копировальной бумагой и можно испачкать документы, с которыми работает секретарь. Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.

Билет 4(1)

Успех работы секретаря в значительной мере зависит от правильной организации рабочего места, оборудования его необходимым инвентарем, соблюдения условий гигиены труда. Рабочее место секретаря должно обеспечить максимальные удобства для выполнения возложенных на него обязанностей и быть образцом правильной организации. В помещении должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и др сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Мебель для посетителей должна стоять в зале, хорошо просматриваемом секретарем. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность свободно вставать и свободно вытянуть ноги. Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом максимальной эффективности. Они должны быть доступны для подхода и кратковременного пользования, и быть под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться оргтехникой др сотрудникам разрешать не следует, т.к. это может привести к поломке аппаратуры, а также к размножению посторонней информации. Важным элементом организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей. Необходимо постоянно следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. При работе необходимо соблюдать правила внутреннего распорядка, техники безопасности и электробезопасности.

Билет 5

Секретарь является визитной карточкой организации, поэтому так важно, чтобы его имидж всегда был безупречен. Для имиджа секретаря важны: манера общения, культура речи, и одежда.

Секретарь встречает клиентов и партнеров организации, а также принимает входящие звонки. Секретарь является первым человеком, которого видят посетители, поэтому так важно, чтобы у них оставалось положительное впечатление. Правильно подобранный деловой имидж секретаря. Это опрятный, красивый, но ни в коем случае не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места. Иметь внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение, что служит- укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов. Имидж секретаря имеют большое значение в работе с клиентами. В совокупности с аксессуарами, поведением, манерами и жестикуляцией это создает образ успешного и компетентного человека. Именно внешний вид секретаря формирует мнение об организации в целом. Именно поэтому имидж секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. В независимости от погодных условий и времени года костюм секретаря должен быть удобным, в меру строгим и практичным. В первую очередь это вызвано тем, что именно секретарь является сотрудником компании, осуществляющим наибольшее количество контактов с людьми в день. Именно поэтому в любой компании к имиджу секретаря предъявляются более жесткие требования.. Наиболее оптимальными цветами для костюма считаются: темно-синий, все оттенки серого, черный, коричневый и бежевый. Обувь должна быть удобной, поэтому следует выбирать туфли на каблуке высотой 4-6 сантиметров с закрытой пяткой и носком. Чулки и колготки должны быть натуральных оттенков. Для удобства рекомендуем иметь специальную пару обуви, которую вы будете носить только в офисе. Макияж и аксессуары секретаря также не должны быть слишком броскими. Не допускается использование помады и лака для ногтей ярких оттенков. Также не следует носить на работе большое количество бижутерии. Допускается наличие обручального кольца, небольших серег, цепочки с кулоном и часов. Украшения должны дополнять образ, а не выделяться на общем фоне. Волосы должны быть убраны от лица либо аккуратно уложены. Чтобы создать безупречный образ, секретарь должен развивать в себе необходимые для этого деловые и личностные качества, работать над своим характером, образованием, развивая хороший вкус. Только совокупность всех перечисленных качеств станет залогом единого образа профессионального и высококвалифицированного сотрудника. Образ секретаря должен быть продуман до мелочей.

Билет 6

Секретарь это не только лицо организации, но и голос который связывает организацию с внешним миром. Речь секретаря мы слышим при ответе на телефонный звонок, поэтому речь секретаря должна внушать положительные чувства и эмоции. Приятные абоненту и очень полезные для организации, которую она представляет. Искусство речи включает в себя тембр и тон голоса, дикцию, грамотность речи. Тембр голоса дается от рождения высокий, низкий, приятный, и неприятный для слуха, однако его можно корректировать, громкий приглушать, высокий понижать. Тон голоса должен быть любезный, нейтральный, то есть приветливый, но не слишком эмоциональный. На телефонный звонок голос секретаря не должен выдавать случившихся с ним неприятностей. Дикция – секретарь должен артикулировать звуки и следить за правильным произношением.Для секретаря важно уметь кратко и четко изложить информацию, донести ее до адресата. Следует заранее записывать информацию, которую нужно передать. Секретарь должен владеть формами вежливости. Однако не следует делать свою речь притворно вежливой. Владение литературно- русским языком большой плюс для секретаря.

Билет 7(1)

Не менее важное значение имеет организационная сфера деятельности секретаря. Одна из важнейших задач секретаря - планирование работы руководителя в течение рабочего дня, недели, месяца, года. Чтобы намеченный план был выполнен, секретарь должен своевременно напоминать руководителю о предстоящих мероприятиях, организовывать командировки, вести информационное обслуживание руководителя (документально, без документально), Выполнять работы по распечатке и размножению документов, организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов, устанавливать контакты, оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания Также важное место в работе секретаря занимает организация выставок‚ презентаций‚ совещаний и деловых поездок руководителя.

Билет8(1)

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности. Так организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

К делопроизводственным функциям секретаря относятся:

- обязанности секретаря по организации и ведению делопроизводства;

- функции по документированию и работе с документацией;

- инструкция по делопроизводству в работе секретаря;

- требования к оформлению документов;

- подготовка проектов документов, регистрация, контроль за исполнением;

- систематизация и хранение документации;

- особенности работы с документами ограниченного доступа;

- автоматизированные системы управления документацией в работе секретаря.

Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, поэтому профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому без исключения секретарю.

Билет9(1)

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения. Поэтому при приеме на работу секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам. К деловым качествам, прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен. Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д. Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено в срок. Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции. При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует. Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу. Преданность в работе - основное качество для идеальных отношений с руководителем. Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой. Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров Внешний вид секретаря должен всегда соответствовать деловой обстановке. К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному совершенствованию. Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием.

Билет 10(1) Протокольными мероприятиями считаются те мероприятия, которые должны проводиться по строго установленному регламенту. Для проведения такого мероприятия, приказом руководителя создается спец. комиссия или рабочая группа. Руководитель данной группы выполняет общую координацию работы. Этим руководителем может быть секретарь, все службы предприятия: юридическая, финансовая, служба безопасности, техническая, служба связи с общественностью. Этапы подготовки:) составление сметы (финансовая) 2) составления подробной программы мероприятия с указанием времени на проведения, того или иного этапа. 3) составления списка участников и гостей. Необходим для правильного оформления приглашений. Необходимо уточнить: ФИО, должность, титул, звание, адрес приглашенных.В приглашения должно быть наименование предприятия организатора, характер протокольного мероприятия (специально оговаривать форму одежды), время,дата, место проведения и т.д.4) за несколько дней до мероприятия список приглашенных уточняется. на мероприятии такого ранга обычно проводится регистрация участников. Одним из обязательных элементов протокольных мероприятий является вручение подарков, сувениров, рекламной продукции предприятия организатора. Также частью данного мероприятия может стать концертно- развлекательная программа. К числу протокольных мероприятий которые наиболее часто используется в практике работы современного офиса можно отнести: переговоры, выставки, презентации, пресс-конференции, интервью. Билет11(1) Во многих компаниях существуют строгие корпоративные правила определяющие, как допустимую стоимость подарка, так и повода для их вручения. Это могут быть: ручки, кружки, брелоки, предметы для офиса и т.д.Следует различать приемлемые и не приемлемые подарки, не удачные подарки, предметы с религиозной тематикой, предметы связанные с плохими приметами и с двух мысленным намеком. Не приемлемые – предметы личной гигиены, деньги, слишком дорогостоящие, иногда под видом подарков передают взятки, это не только не допустимо с этической точки зрения, но и уголовно наказуемо. Благодаря корпоративным знакам внимания сотрудники компании выражают своё уважение к людям, деловым партнёрам, стремясь установить поддержать профессиональную связь. Однако эти знаки внимания могут обернуться достаточно серьезными проблемами и для тех кто их оказывает и для тех кто их принимает. Подарки лучше вручать в присутствии всех сотрудников в торжественной обстановке, также подарок можно вручить и в не формальной, но не делая из этого секрет, Возвращать подарок нужно в течение суток по почте с объяснительной запиской(сохранить резервную копию). При выборе подарков следует учитывать, что принято и не принято дарить в стране, куда отправляется подарок. Подарки не принято дарить при первой встрече. Билет12 Профессиональные знания и навыки необходимы современному секретарю, их можно разделить на III группы: I гр. – это знание и умение необходимые для документац. и информац. обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь должен знать: — нормативно-методические документы по ДОУ; —основные принципы организации документооборота; —основы архивного дела; —основные прикладные программы; — русский язык; — один или несколько иностранных языков в зависимости от профиля деятельности организации. Составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов (организ.- правовые, организ.- распорядит., информац.- справочные). Рационально организовывать работу с управленческими док-ми, вести архив; — находить, систематизировать и хранить информацию; — умело пользоваться ПК, принтером, сканером и другими средствами оргтехники. II гр. – знание и умение необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и её администрации: — правила ведения деловой беседы; — принципы организации приёма посетителей; — совещания; — деловых поездок; — современные средства связи; — основы профессиональной этики. УМЕНИЕ: —уметь вести деловые беседы и телефонные переговоры; —организовывать совещания, презентации, деловые поездки; — пользоваться современными средствами связи; — организовывать приём посетителей; —планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя. III гр.- знания связанные с основными направлениями деятельности фирмы, её внутренней структурой и внешними связями: — принципы организации управленческого труда, правовые основы управления; — основы административного, трудового и хозяйственного права; — правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и её сотрудников. УМЕНИЕ. На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя. Учёный секретарь должен иметь не только высшее образование, но и учёную степень. Учёному секретарю необходимо знать: - научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники; - направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения; - отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний; - установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование; - действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов; - методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками. Таким образом, секретарь- референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт – это высокообразованный, творчески одарённый, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

Билет 13(1)

Секретарь должен знать, какая информация согласно законодательству РФ, никогда не является конфиденциальной и какая может быть отнесена к коммерческой тайне, а также какими методами необходимо осуществлять защиту конфиденциальности. На рабочем столе должны находится только те документы, с которыми секретарь работает в данный момент. Надо исключить возможность обозрения документа посторонним лицам,. остальные документы должны находиться в закрытом сейфе. Работать с конфиденциальными документами разрешается на рабочем месте, только при наличии условий, которые исключают утраты документа или хищения информации, т.е.секретарь должен проконтролировать или передать лично кому они адресованы. К конфидициальным документам относятся: карточка Т2; история болезни; учет персональных данных;

Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Билет 14(1)

В организации рабочего пространства секретаря выделяется три зоны: основная, рабочее место; зона приема посетителей; вспомогательная зона «подсобное хозяйство».

Секретарь выполняет определенные бытовые функции: делает кофе для руководителя, предлагает напитки посетителям. Для этого понадобиться закрытый шкаф и небольшой столик. Для большего удобства можно приобрести сервировочный столик на колесах.

Из бытовых приборов необходимы электрический чайник и микроволновка. Если руководитель предпочитает натуральный кофе, обязательно понадобится кофеварка. При наличии свободного места удобно иметь небольшой холодильник..В посудном шкафу нужно хранить: чайный сервиз на 12 персон (чашки и блюдца, сахарница, сливочник, заварочный чайник);кофейный сервиз на 12 персон; любимую кружку руководителя; десертные тарелки с таким же рисунком, как на сервизе; чайные и кофейные ложки; вазочка для печенья и несколько крупных тарелок для фруктов; стаканы и рюмки (по 12 штук); два графина для напитков;пару небольших разделочных досок и ножей; подставки под тарелки (чтобы не возиться со скатертью); салфетки и полотенца; на экстренный случай – запас одноразовой посуды.

Небольшую кухню нужно расположить не на виду. Если нет отдельного помещения, отгородить эту зону стеллажом для документов или перегородкой с вьющимися комнатными растениями. Кроме кухни, секретарь должен иметь аптечку с лекарствами, которыми постоянно пользуется руководитель. Она должна содержать обычные средства первой помощи (бинт, вата, пластырь, перекись водорода), а также аппарат для измерения давления. Поскольку работа вашего шефа связана с постоянными стрессами, приготовьте на всякий случай настойку валерианы или пустырника, валидол, таблетки от головной боли. Желательно приобрести набор ниток и несколько иголок.

Билет 15(1)

На секретаря часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью. Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на котором он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться. Секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками). После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Билет16(1)

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела.

Есть и другая цель: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке. Сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании. Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:1)приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;2) приемы стоя - без посадочных мест. Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед).

Необходимо заблаговременно разослать официальные приглашения, отпечатанные типографским способом. Фамилия и должность гостя вписываются от руки. Если планируется прием высокого уровня, то в приглашении делается отметка о форме одежды. Если таких отметок нет, предполагается, что мужчины приходят в деловом, желательно темном, костюме, а женщины – в костюме или строгом платье.

В приглашении не ставятся дата отправления и подпись. Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот «приглашает»», далее идут ФИО приглашаемого. В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема. Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу – последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно – в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать. Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы – цветочки, фигурки и т. п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных «формул вежливости» – вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием. При немногочисленном приеме (10 – 12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки. Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен человек, целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей. По возможности гостей – мужчин и женщин – рассаживают, чередуя представителей того и другого пола. Если прием устраивается по случаю национального праздника или в честь высокого гостя, в конце приема возможны организация небольшого концерта или показ фильма

Подводя итоги: деловой прием, хотя и носит неформальный характер, преследует ту же цель, что и переговоры, – заключение взаимовыгодных сделок. Поэтому деловые приемы – это такая же работа, требующая профессиональной компетенции и умения следить за собой. Поэтому при их организации необходимо мобилизировать все свои силы, так как от их итога может зависеть дальнейшее развитие вашего предприятия.

Билет 17(1)

Постараться с первого же дня произвести благоприятное впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев. Найти общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже их достоинства. Сделать искренний комплимент такому человеку, попросить у него совета и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем, совсем необязательно это женщина). Стараться контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегать, сославшись на занятость. Важно с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником. Через приемную, наверняка, проходят ваши коллеги, которые «впали в немилость». Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь - это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком.

Билет18(1)

В каждой организации для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, конференции и т.п.

Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не явившихся сотрудников. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совеща

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: