За клопотанням сторони суд інформує в судовому засіданні про виконання його вимог щодо витребування доказів.

1. Сторони та інші особи, які беруть участь у справі, самостійно збирають та подають докази до суду. Однак, виникають ситуації, коли подання того чи іншого доказу для осіб, які беруть участь у справі, становить певні складнощі. Мова йде про обставини, що перебувають поза межами контролю та правомірного впливу суб’єктів доказування і об’єктивно не залежать від їх волі та можливостей.

В таких ситуаціях єдиним можливим правомірним способом одержання необхідних доказів є звернення з клопотанням про витребування потрібних стороні доказів до суду. Суд є носієм владних повноважень і його запити носять загальнообов’язковий характер для всіх підприємств, установ та організацій, юридичних та фізичних осіб.

2. Витребування доказів за клопотанням осіб, які беруть участь у справі, є обов‘язком суду. Проте з власної ініціативи суд витребовувати докази не має права.

Задоволення клопотання про витребування судом доказів є можливим за умови, якщо особа, яка його заявляє доведе:

а) складнощі їх отримання, тобто об’єктивну неможливість одержання та подання доказового матеріалу до суду особисто через обставини, які перешкоджають такому поданню. Ці складнощі можуть мати юридичний або фактичний характер. Складнощі юридичного характеру полягають в тому, що на заваді одержанню та подання доказу є норма закону забороняючого характеру, яка обмежує доступ особи до потрібної доказової інформації. Наприклад, за законом не допускається розголошення відомостей про доходи фізичних осіб; про судимість; інформації, що становить зміст нотаріальної таємниці або таємниці слідства. Наявність цих “складнощів” доказувати суду не потрібно, оскільки вони є очевидними в силу закону.

Фактичні складнощі в одержанні доказів мають місце, коли не зважаючи на вжиті особою заходи, потрібний їй доказ одержати не вдалося. Наприклад, відсутність відповіді на інформаційний запит особи або запит адвоката; необґрунтована відмова надати докази; створення перешкод в одержанні доказів.

Заявляючи клопотання про витребування доказів, особа повинна покликатися на причини, з яких вона сама не може одержати цей доказ. До клопотання слід обов‘язково долучати відомості (письмові докази), що свідчать про неможливість отримання таких доказів особисто стороною або іншою особою, яка бере участь у справі. Таким чином, саме лише клопотання не може бути визнане достатньою підставою для витребування доказів судом;

б) підстави, за яких заявник вважає, що докази знаходиться в іншої особи. Заявник повинен обґрунтувати свою впевненість у тому, що потрібні докази дійсно знаходиться у вказаної особи, покликаючись на фактичні обставини, які це підтверджують або аргументи логічного характеру. Якщо заявник не впевнений, в кого саме із відомих йому осіб знаходяться потрібні йому докази, він може клопотати про витребування доказів одночасно у кількох осіб;

в) належність доказів та допустимість засобів доказування. Заявник повинен обгрунтувати, які саме обставини витребовуваними доказами можуть бути підтвердженні, а також їх значення для правильного розгляду та вирішення справи (див. додатково коментар до ст. 131 ЦПК).

3. Про витребування доказів суд постановляє ухвалу, яка оформляється як окремий документ. Такого висновку можна дійти з огляду на ч. 4 коментованої статті, в якій зазначено, що “особи, які не мають можливості подати доказ, який вимагає суд, взагалі або у встановлені судом строки, зобов'язані повідомити про це суд із зазначенням причин протягом п'яти днів з дня отримання ухвали”.

Витребування доказів здійснюється шляхом надсилання відповідної ухвали особі, на яку вказує заявник. Ухвала може бути видана на руки зацікавленій особі для вручення адресату.

Докази, які вимагає суд, направляються до суду безпосередньо. Суд може також уповноважити заінтересовану особу, яка бере участь у справі, одержати доказ для представлення його суду. Про це доцільно зазначати безпосередньо в тексті ухвали. Уповноважити заявника можна лише на його прохання.

4. Докази можуть бути витребуванні від будь-якої особи, незалежно від того, чи беруть вони участь у справі, а також від кількох осіб одночасно.

Особи, які не мають можливості подати доказ, який вимагає суд, взагалі або у встановлені судом строки, зобов'язані повідомити про це суд із зазначенням причин протягом п'яти днів з дня отримання ухвали. Таке повідомлення повинно бути письмовим. Причини неможливості подання доказу, який вимагає суд, повинні бути поважними.

У разі неподання витребовуваних доказів без поважних причин, посадова особа може бути притягнута до відповідальності за умисне невиконання судового рішення. Відповідно до ст. 382 КК України умисне невиконання службовою особою вироку, рішення, ухвали, постанови суду, що набрали законної сили, або перешкоджання їх виконанню - карається штрафом від п'ятисот до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або позбавленням волі на строк до трьох років, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років.

Фізичні особи можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності з прояв неповаги до суду за ст. 185-3 КпАП України.

Суд може відреагувати на невиконання ухвали суду про витребування доказів окремою ухвалою.

Притягнення винних осіб до відповідальності не звільняє їх від обов'язку подати суду докази. В такому випадку суд може витребовувати докази повторно.

5. За клопотанням сторони суд інформує в судовому засіданні про виконання його вимог щодо витребування доказів. Суд зокрема, зазначає, коли відправлена ухвала про витребування доказів, які докази на її виконання надійшли, а якщо не надійшли, то з яких причин.

6. Якщо необхідність у доказах, які витребовував сул, відпала, суд може розглядати справу не чекаючи надходження витребовуваних доказів. Щодо цього суд постановляє ухвалу.

7. Задоволення заяви про витребування доказів призводить до відкладення розгляду справи. Тому суду доцільно вирішувати питання про витребування усіх потрібних сторонам доказів в попередньому судовому засіданні. Заяви про витребування доказів, які надійшли до суду після попереднього судового засідання, слід задовольняти лише тоді, коли вони не могли бути подані в попередньому судовому засіданні.