 |
Запросы на выборку данных
|
|
|
|
Типы полей
Каждое поле таблицы реляционной БД имеет принадлежит к одному из следующих типов:
Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов);
МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов);
Числовой – при выполнении надданными математических операций;
Денежный – специальное числовое поле, используется для операций с деньгами;
Дата/время – предназначено для хранения информации о дате и времени;
Счетчик – специальное числовое поле, в котором автоматически присваивается уникальный порядковый номер каждой записи;
Логический – может иметь только одно из двух возможных значений «Да» или «Нет».
Объект OLЕ – объект (например, электронная таблица Microsoft Ехcel), созданный другим приложением. Максимальный размер – примерно 1 гигабайт – используется для ввода в поле рисунков, графиков, таблиц и др.;
Гиперссылка – используется в формах и таблицах для перехода к объектам той же самой или другой базы данных, к документам, содержащимся в Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, а также к документам, расположенным в глобальной сети Internet или местной корпоративной сети.
СУБД Microsoft Access
Первая версия СУБД Access появилась в начале 90-х годов. Это была первая настольная реляционная СУБД для 16-разрядной версии Windows. Популярность значительно возросла после включения этой СУБД в состав Microsoft Office.
Access ориентирован в первую очередь на пользователей Microsoft Office и имеет стандартизированный интерфейс приложений Windows. Вся информация, относящаяся к конкретной БД хранится в одном файле, что удобно для начинающих пользователей.
База данных включает в свой состав таблицы, формы, запросы, макросы и модули.
|
|
|
Таблица представляет собой основную единицу хранения данных в базе. Основными операциями над таблицами являются просмотр и обновление (ввод, модификация и удаление), сортировка, фильтрация и печать.
Форма - объект базы данных, в котором могут быть размещены элементы управления для ввода, отображения и изменения данных в полях. Формы позволяют более наглядно и удобно для пользователя отображать данные таблиц. Форма может содержать кнопки, нажатие на которые приводит к выполнению определенных действий, реализованных в данной БД. Такие формы называют кнопочными. Кнопочные формы предоставляет возможность обработки данных пользователям, имеющим минимальные навыки работы с СУБД Access.
Запрос представляет собой требование на отбор данных из таблицы или на выполнение определенных действий с данными: вычисления, добавление, обновление и удаление записей. Запросы позволяют создать набор записей из данных, содержащихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета. Запрос может быть создан на языке запросов по образцу QBE в наглядной форме или с помощью структурированного языка запросов SQL.
Отчет - объект базы данных, организующий представление данных для их вывода на печать.
Макрос представляет собой последовательность макрокоманд для автоматизации обработки информации.
Модуль - совокупность описаний, инструкций, процедур на языке VBA.
Средства защиты БД
Для обеспечения защиты информации, хранящейся в БД, можно использовать парольную защиту (пароль устанавливается пользователем или администратором БД), а также установление прав доступа к объектам БД. Права доступа определяют возможные действия над объектами. Владелец объекта (пользователь, создавший объект), а также администратор имеют все права. Остальные пользователи могут иметь различные уровни доступа к разным объектам. По отношению к таблицам в общем случае могут предусматриваться следующие права доступа:
|
|
|
§ просмотр (чтение) данных;
§ изменение (редактирование) данных;
§ добавление новых записей;
§ добавление и удаление данных;
§ все операции, в том числе изменение структуры таблицы.
Для обеспечения достоверности хранимых данных используют средства контроля вводимых данных. Это обеспечивается возможностью указания при создании таблицы минимальных и максимальных значений полей, значений по умолчанию, требованием обязательного ввода, заданием маски (шаблона) ввода, указанием дополнительной сверочной таблицы, по которой ведется контроль вводимых значений.
Создание новой БД
Загрузить Microsoft Access, на вкладке Файл выполнить команды Создать -Новая база данных- записать имя создаваемой БД, нажатькнопку Создать.
Открытие уже существующей БД
На вкладке Файл выполнить команду Открыть, выбрать имя открываемой БД, нажать кнопку Открыть.
Создание таблицы
В окне базы данных перейти на вкладку Создание в группе Таблицы и выполнить команду Конструктор таблиц.
Затем необходимо создать структуру таблицы, т. е. выполнить описание каждого поля создаваемой таблицы. Для этого в колонке Имя поля записать имена создаваемых полей (они не должны содержать точек), а в колонке Тип данных выбрать тип каждого поля. Для текстовых полей рекомендуется указать максимальный размер поля, а для полей типа Дата и время- указать формат даты (краткий, полный формат и т. д.). Если таблица содержит ключевые поля, необходимо установить курсор на имя ключевого поля и на вкладке Конструктор нажать кнопку Ключевое поле.
Когда описание полей таблицы закончено, следует закрыть окно таблицы, на вопрос о сохранении ответить Да, ввести имя таблицы, ОК.
Таким образом создана структура таблицы. Для внесения в таблицу данных следует открыть таблицу и ввести значения полей. Ввод данных осуществляется записями (построчно0. Нельзя оставлять пустым значение ключевого поля.
Если нужно внести изменения в структуру таблицы, нужно выделить имя таблицы, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Конструктор либо открыть таблицу и в линейке на вкладке Главная выбрать Режим Конструктор. Если необходимо изменить данные, нужно открыть таблицу и выполнить изменения.
|
|
|
Подстановка данных
В режиме Конструктор установить курсор в поле для подстановки, в свойствах поля перейти на вкладку Подстановка, в поле Тип элемента управления выбрать Поле со списком, в поле Тип источника строк – Таблица или запрос, в поле Источник строк выбрать имя таблицы из которой будут выбираться данные, в поле Присоединенный столбец указать номер поля в исходной таблице, который присоединяется, в поле Число столбцов указать количество столбцов для отображения при выборе, в поле Ширина столбцов указать ширину для каждого отображаемого поля в сантиметрах через «;» (если присоединяем и отображаем один столбец, то ширину можно не указывать).
Можно подстановку делать с помощью Мастера подстановок. Для этого: В режиме Конструктор установить курсор в поле для подстановки, в Типе данных выбрать Мастера подстановок, и далее отвечая на вопросы мастера выполнить подстановку данных.
Создание связей между таблицами
Таблицы базы данных обычно связаны между собой. Таблицы должны быть созданы и закрыты. Для создания связей между таблицами нужно на вкладке Работа с базами данных нажать кнопку Схема данных, а затем поочередно выделять связываемые таблицы и нажимать кнопку Добавить. После добавления последней таблицы нажать кнопку Закрыть.
Таблицы связываются попарно. Для организации связи нужно установить указатель мыши на поле связи основной таблицы и, нажав левую кнопку, перетащить мышь на поле связи дополнительной таблицы. В появившемся окне включить режимы Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных записей. Нажать кнопку Создать. Созданный тип связи отобразится в окне.
Таким образом необходимо создать все связи в базе данных, а затем закрыть окно схемы данных и сохранить созданные связи.
Сортировка
Автоматически данные сортируются по ключевому полю по возрастанию. Чтобы отсортировать таблицу по другому полю необходимо установить курсор в это поле, в меню Главная в гр. Сортировка и фильтр выбрать порядок сортировки.
|
|
|
Фильтрация
В меню Главная в группе Сортировка и фильтр существует 3 варианта фильтрации.
А) По выделенному – выбор данных по имеющемуся значению (выделить в таблице данные, нажать кнопку Выделение, выбрать вариант соответствия).
Б) Расширенный фильтр – для каждого поля можно указать искомое значение, т.е. фильтрация сразу по нескольким полям.
В) Фильтр – установить курсор в поле для фильтра, нажать кнопку Фильтр, выбрать значение или параметр фильтра.
Создание запросов
Для создания запроса нужно в окне базы данных на вкладке Создание в группе Запросы выполнить команду Конструктор запросов. Затем поочередно выделять таблицы, данные которых необходимы для создания запроса, и нажимать кнопку Добавить. После добавления последней таблицы нажать кнопку Закрыть.
На экране отобразится бланк запроса, состоящий из двух частей: в верхней части отображаются макеты таблиц со списками полей выбранных таблиц, а в нижней части будут задаваться условия для запроса.
Далее следует выбрать поля, данные которых должны быть отображены в запросе. Для этого выполнить двойные щелчки по именам полей в таблицах.
Созданный запрос нужно закрыть с сохранением, дать имя. Сохраненный запрос не утрачивает связи с таблицей: при внесении изменений в таблицу они будут выполнены и в запросе.
Запросы на выборку данных
Запрос на выборку позволяет выбирать из таблиц базы данных записи по заданным условиям.
В нижней части экрана в строке Условие отбора в соответствующей колонке следует записать условие для вывода записей. Условие может содержать конкретные числовые или текстовые значения, даты (конкретное значение даты заключают в #, например, #25.04.2011#) или формулироваться с использованием знаков < и > (например, >25). Можно использовать шаблоны со знаком * или? (например, К* - значения начинаются с буквы К, *.05.* - даты за май, 02? – значения содержат три символа. Первые 02, а третий символ любой). С шаблоном нельзя использовать знаки сравнения! Если текстовое значение содержит кавычки, то все выражение необходимо заключить в апострофы (на клавише с буквой Э), например, ‘ООО ”Конкурент”’. Для объединения нескольких условий по одному полю используют AND, например, >10and<25 – значения от 10 до 25.
Если какое- либо поле не должно отображаться на экране, следует убрать флажок в строке Вывод на экран.
Для просмотра результатов выполнения запроса следует на вкладке Конструктор в группе Результаты нажать кнопку Выполнить или выбрать Режим таблицы.
|
|
|
|
|
|
