Тема 4. Информационно- справочные документы

Чайковский филиал

Федерального государственного бюджетного

Образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Пермский национальный исследовательский политехнический университет»

(ЧФ ПНИПУ)

 

Кафедра экономики, управления и предпринимательства

 

 

Щербакова Е.В.

 

Документационное обеспечение управления

Методические указания по выполнению контрольной работы

Для студентов заочной формы обучения

 

Направление подготовки 080500.62Менеджмент

Специальность 080507.65 Менеджмент организации

 

 

 

Чайковский 2011

 

 

 

Щербакова Е.В. Документационное обеспечение управления: Методические указания по выполнению контрольной работы для студентов заочной формы обучения по специальности 080507.65 «Менеджмент организации» и направлению подготовки 080500.62 «Менеджмент» / ЧФ ПНИПУ. Чайковский, 2011г. – 11 с.

 

 

Одобрено на заседании кафедры ЭУП ЧФ ПНПУ «24» октября 2011 г. протокол № 8

 

 

Учебное пособие предназначено для организации самостоятельной работы студентов заочной формы обучения. Учебное пособие содержит методические указания по выполнению контрольной работы, контрольные задания и ситуации.

Методические указания по выполнению контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов заочной формы обучения дополняют учебно-методический комплекс дисциплины и предполагает параллельную работу студента с конспектом лекций и примерами оформления документов.

Предназначены для студентов обучающихся по специальности 080507.65 «Менеджмент организации» и направлению подготовки 080500.62 «Менеджмент».

 

© Федеральное государственное

бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Пермский национальный исследовательский

политехнический университет»

(ЧФ ПНИПУ)

Чайковский филиал, 2011

©Щербакова Е.В.., 2011

 

Содержание

Введение
Тема 1. Состав и расположение реквизитов. Бланки документов
Тема 2. Организационные документы
Тема 3. Распорядительные документы
Тема 4. Информационно- справочные документы
Тема 5. Документы личного происхождения
Тема 6. Деловые и коммерческие письма
Тема 7. Организация работы с документами

 

Введение

Выполнение контрольной работы направлено на ознакомление с основными организационно-распорядительными документами, составом и расположением основных реквизитов документа по ГОСТ Р.6.30-2003, этапами документооборота, а также на формирование умений по составлению и оформлению основных организационно – распорядительных документов и деловых писем.

Выполнение контрольных заданий требует предварительного ознакомления с соответствующей темой конспекта лекций и примерами оформления документов. Для выполнения заданий связанных с составлением текста документов особое внимание нужно обратить на тему «Текст как основной реквизит документа. Требования к составлению и оформлению текста ОРД» и способы построения теста в примере соответствующих организационно-распорядительных документов.

В контрольной работе представлены семь тем, по каждой из которых необходимо выполнить 2- 3 задания.

Контрольная работа содержит 2 типа заданий по составлению и оформлению основных организационно – распорядительных документов:

1- «исправление» предложенного фрагмента,

2 - составление документа по предложенной ситуации или в произвольной ситуации.

Задания, обозначенные как 1.1, 1. 2 и т.д. обязательны для выполнения.

Вариант выполнения задания (а, б, в) студент выбирает самостоятельно.

Контрольная работа должна быть выполнена печатным способом (допускаются рукописные отметки) и сдана на проверку за две недели до начала сессии.

 

 

Тема 1. Состав и расположение реквизитов. Бланки документов

 

Задание 1.1. Ознакомьтесь с составом и расположением реквизитов документов, утвержденных ГОСТ Р.6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (например по Приложению к конспекту лекций «Таблица реквизитов»).

Вы можете выбрать вариант выполнения задания:

а) Расположите представленные ниже реквизиты в формате А4 и подпишите их наименования (от руки).

 

Контроль	Директор Матвеев А.А. Матвеев 12.09.2007		Пр. Вернадского 82 ampiks@ com 495 8372561
Согласовано	УТВЕРЖДАЮ	эмблема	Р/с 458712369
Соловьева 236 01 26	Справка		ООО «Ампикс»
akt14.doc	В дело № 02-03 20.09.2007		ОКПО 00122378
12.09.2007	О целевом использовании средств проекта 237
№ 138	Приложение: на 1л., в 2экз.

 

б) Выделите и подпишите наименования использованных реквизитов в произвольном примере реального документа.

 

Задание 1.2. Исправите ошибки в представленных реквизитах и назовите каждый реквизит:

• ген. Директор подпись Рузниоков Н.И.

• О приглашении на выставку новых технологий, которая состоится 20. 09.2009

• Согласовано 12.04. 09. Ст. менеджер подпись Крицкий М.Р.

Задание 1.3. Оформите общий бланк и бланк письма для произвольного предприятия.

Тема 2. Организационные документы

Задание 2. Используя материалы справочно-правовой системы «Консультант- плюс» или другие источники вариантов организационных документов, ознакомьтесь с формами и содержанием уставов, положений, инструкций, должностных инструкций.

Результаты работы необходимо представить по следующей схеме:

-

Документ	Наименование документа	Содержание (разделы текста).	Реквизиты документа
Устав	1. Устав ОАО….. 2.
Положение	1. Положение о …. 2.
Инструкция	1. 2.
Должностная инструкция

Тема 3. Распорядительные документы

 

Задание 3.1. Исправьте ошибки в предложенном примере.

 

а)

ПРИКАЗ №66

Директора 000 «Сигналпласт» от 25.06.2009 г.

Содержание «О наказании»

24, 25 июня 2009 года гальваник Миров А.А. находился на работе в нетрезвом состоянии. На основании вышеизложенного:

Приказываю:

1. За появление на работе в нетрезвом состоянии 24, 25 июня гальванику Мирову А.А. объявить выговор.

2. Рабочие дни 24, 25 июня считать прогулами.

Директор ООО «Сигналпласт» В. Т. Тарасов

 

б)

МОСКОВСКАЯ ШОКОЛАДНАЯ ФАБРИКА № 9

УКАЗАНИЕ

От 16.11.09 №128

г. М-ва

Про создание комиссии для проведения

экспертизы технического состояния

конвейера № 6

В связи с необходимостью определения технического состояния конвейера № 6 в кондитерском цехе и его возможной замены

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Гл. инженеру И.С. Симонову создать комиссию для проведе­ния экспертизы технического конвейера №6 и чем быстрее, тем лучше!

2. Проведите экспертизу технического состояния конвейера № 6 в кондитерском цехе до 30.11.09 (ответственный — предсе­датель комиссии).

3. Подготовить всю необходимую документацию о состоянии конвейера № 6 к 05.12.09 (ответственные – гл. инженер И.С. Симонов и председатель комиссии).

Директор

P.S. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на

зам. директора Е.Г. Федорова.

 

Задание 3.2. Оформите приказ по одной из предложенных ситуаций.

 

а. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. Следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

 

б. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

 

в. Составьте приказ об итогах работы с документами в 200_ г. В ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению организации документооборота на предприятии.

 

Тема 4. Информационно- справочные документы

 

Задание 4.1. Исправьте ошибки в предложенном примере:

АКТ

 

«О выявлении причин неисправности холодильных установок в креветочном цехе»

Основание: приказ генерального директора от 30.01.2010

Составлен комиссией в составе:

Члены комиссии:

1. Старший механик Федотов К.О.

2. Мастер Кедров И. Г.

3. Слесарь Стопин И.Е.

Председатель: Главный инженер Колтунов И.О.

Составлен в 2-х экземплярах:

1~й — генеральному директору

2-й — отделу технического обслуживания

На прошлой неделе ни с того, ни с сего из строя вышли 3холо­дильных установки.

После проведения технического осмотра главным механиком члены комиссии во главе с председателем установили, что полом­ка холодильников произошла в результате попадания в агрегаты воды, которая просачивалась с потолка помещения.

Председатель комиссии Подпись Колтунов И.О.

Члены комиссии Федотов Е.О.

Подпись Кедров И. Г.

Подпись Стопин И.Е.

01.02.2010 №166/3-57 г. Москва

 

Задание 4.2. Оформите докладную записку по одной из предложенных ситуаций.

 

а. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения по монтажу оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика

 

б. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия об утере работником Степановым поступившего 2 месяца назад письма- запроса фирмы «Ника».

 

В. Составьте докладную записку начальника отдела сбыта директору ООО «Полимер» о применении штрафных санкций к ЗАО «Спецрембыт» которое задерживает оплату продукции в течении двух месяцев, несмотря на неоднократные напоминания

 

Задание 4.3. Оформите акт по одной из предложенных ситуаций:

 

а. Составьте акт ОАО «Прогресс» по результатам проверки мер безопасности на складе готовой продукции, проведенной на основании приказа директора «О мерах по предупреждению хищений». В результате проверки существующая система мер безопасности признана удовлетворительной, предложено установить камеры наружного наблюдения и модернизировать имеющуюся охранную сигнализацию.

 

б. Составьте акт ЗАО «Медприбор» о проверке работы с документами в отделе маркетинга, проведенной на основании приказа директора «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности». В результате проверки установлено что исполненные документы несвоевременно формируются в дела, заголовки дел не всегда соответствую номенклатуре, указанные недостатки обозначены как существенные.

 

в. Составьте акт проверки состояния документационного обеспечения ОАО «Космос». Укажите на следующие недостатки: в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы; в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности; в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям не подтверждена актами о выполнении работ

 

 

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: