189. В ходе плановой проверки проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.
Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.
189. В ходе плановой проверки проводится выборочная проверка номенклатурных дел за период, прошедший с даты проведения предыдущей проверки.
В ходе проверки комиссия вправе делать копии документов в случае, если в них не содержится информация о персональных данных и (или) сведения, составляющие нотариальную тайну.
Предметом плановой проверки являются следующие вопросы:
1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;
2) наличие описей дел постоянного и временного сроков хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;
3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного срока хранения;
4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;
5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;
6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;
7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.
Перед проведением плановой проверки нотариальная палата представляет членам комиссии справку, содержащую сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, а также сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных несвоевременно.
Комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в единой информационной системе нотариата, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом.
При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил.
Пункт 190
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
190. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество нотариуса;
реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;
место нахождения нотариальной конторы;
замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;
предложения по результатам проверки.
190. По итогам проверки составляется справка по итогам проверки исполнения Правил (далее - справка) (приложение N 33. 1), в которой указываются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;
реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен;
адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений в электронной форме;
место нахождения нотариальной конторы;
нарушения, в случае их выявления в ходе проверки, с описанием нарушения и указанием нарушенной нормы Правил;
предложения по результатам проверки;
особое мнение членов комиссии (при наличии);
сведения о возражениях проверяемого нотариуса по итогам проверки (при наличии).
Выявленные и исправленные в ходе проведения проверки нарушения Правил включаются в справку с пометкой " Устранено в ходе проверки".
Пункт 191
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
191. При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом Правил следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам.
191. Комиссия вправе отразить в справке положительный опыт соблюдения Правил нотариусом.
Пункт 192
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
192. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее 7 рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение 30 дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа.
Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки. Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.
Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.
В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он вправе представить свои письменные возражения, как при подписании справки, так и в любой момент до рассмотрения результатов проверки нотариальной палатой.
В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных недостатков и нарушений действующего законодательства, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.
При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных недостатков и нарушений.
В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату.
Непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату является основанием для проведения повторной проверки.
192. Справка составляется в трех экземплярах не позднее 14 рабочих дней со дня проведения проверки и подписывается лицами, осуществляющими проверку.
По итогам проверки комиссия вправе принять одно или несколько следующих решений, которые отражаются в справке:
1) признать работу нотариуса удовлетворительной;
2) предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;
3) назначить повторную проверку;
4) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.
Пункт 192. 1
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
Фрагмент в данной редакции отсутствовал
192. 1. При отсутствии согласованной позиции членов комиссии о решении по итогам проверки проводится согласительное совещание у начальника территориального органа или заместителя начальника территориального органа, курирующего данное направление, с участием президента нотариальной палаты или уполномоченного им лица. По итогам совещания начальник территориального органа или заместитель начальника территориального органа, курирующий данное направление, принимает одно или несколько решений по итогам проверки в соответствии с пунктом 192 Правил.
Пункт 192. 2
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
Фрагмент в данной редакции отсутствовал
192. 2. В справке устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных нарушений Правил, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.
Справка передается нотариусу, в отношении которого проводилась проверка, для ознакомления в течение одного рабочего дня после ее подписания. Справка может передаваться нотариусу лично, направляться по почте или электронной почте.
Пункт 192. 3
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
Фрагмент в данной редакции отсутствовал
192. 3. В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями комиссии, указанными в справке, он вправе представить возражения в течение трех рабочих дней, со дня получения справки. Указанный срок может быть продлен по просьбе нотариуса решением комиссии.
Возражения могут быть направлены нотариусом в электронной форме на адреса электронной почты нотариальной палаты и территориального органа, указанные в справке.
Возражения нотариуса прилагаются к справке.
При наличии возражений на отраженные в справке нарушения Правил со стороны нотариуса комиссия повторно рассматривает справку в течение 30 рабочих дней со дня поступления возражений.
Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.
Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.
Решение комиссии по итогам рассмотрения возражений отражается в дополнении к справке и направляется нотариусу, в нотариальную палату и территориальный орган в течение трех рабочих дней со дня его принятия.
Пункт 192. 4
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
Фрагмент в данной редакции отсутствовал
192. 4. Экземпляры справок хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.
Пункт 192. 5
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
Фрагмент в данной редакции отсутствовал
192. 5. В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению нарушений Правил в территориальный орган и нотариальную палату.
Несвоевременное представление отчета и невыполнение нотариусом решения комиссии о необходимости устранить выявленные нарушения является основанием для проведения повторной проверки. В этом случае решение о проведении повторной проверки принимается территориальным органом по согласованию с нотариальной палатой. При проведении повторной проверки комиссией проверяются вопросы применения норм Правил, по которым были выявлены нарушения при проведении плановой проверки.
Персональный состав комиссии, дата начала повторной проверки и вопросы, по которым проводится повторная проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 184 Правил в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении повторной проверки.
Повторная проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил.
Пункт 193
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
193. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены существенные нарушения Правил. При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется заключение, содержащее помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.
193. Повторная проверка проводится не позднее чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по не зависящим от комиссии причинам (например, болезнь, отпуск нотариуса).
При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется справка, содержащая помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.
По итогам повторной проверки комиссия принимает одно из следующих решений, которое отражается в справке:
1) признать работу нотариуса удовлетворительной;
2) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.
Пункт 194
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса фактов нарушений Правил нотариальной палатой должен быть решен вопрос о применении к нотариусу, допустившему нарушения, мер дисциплинарной ответственности.
194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса нарушений Правил нотариальной палатой могут быть применены меры дисциплинарной ответственности к нотариусу, допустившему:
1) систематические нарушения Правил, то есть одни и те же нарушения, выявленные двумя проверками;
2) утрату номенклатурных дел или их части;
3) неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата нотариального действия не в день его совершения без объективных причин.
Пункт 195
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.
195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.
Пункт 195. 1
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
Фрагмент в данной редакции отсутствовал
195. 1. Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки. Персональный состав комиссии, дата начала внеплановой проверки и вопросы, по которым проводится внеплановая проверка, утверждаются приказом территориального органа в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении внеплановой проверки с учетом положений пункта 184 Правил.
Внеплановая проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил, с учетом особенностей внеплановой проверки.
Пункт 196
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190 - 192 Правил.
В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений Правил территориальный орган и нотариальная палата назначают повторную проверку нотариуса, допустившего их нарушения.
196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190-193 Правил.
По итогам внеплановой проверки комиссия вправе принять одно или несколько решений, предусмотренных пунктом 192 Правил.
XIV. Особенности работы с электронными документами (п. п. 197 - 205)
Пункт 200
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.
200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.
Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.
Пункт 201
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
201. Регистрации подлежат все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.
Электронные документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов (приложение N 34).
Получение нотариусом электронного документа, необходимого для нотариального производства, на личном приеме подтверждается распиской в получении документов нотариусом.
Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации входящих электронных документов.
Зарегистрированные нотариусом входящие электронные документы и Электронный журнал регистрации входящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.
Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.
Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы нотариата.
201. Регистрации подлежат все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки, за исключением случаев получения нотариусом информации из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров.
Электронные документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.
Абзац утратил силу с 4 мая 2018 г. - Приказ Минюста России от 17 апреля 2018 г. N 69
Информация об изменениях:
См. предыдущую редакцию
Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью журнал регистрации входящей корреспонденции.
Зарегистрированные нотариусом входящие электронные документы и журнал регистрации входящей корреспонденции хранятся на рабочем месте нотариуса.
Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и журнала регистрации входящей корреспонденции на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.
Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы нотариата.
Пункт 202
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
202. Электронные документы, исходящие от нотариуса, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации исходящих электронных документов (приложение N 35).
Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.
Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов.
Зарегистрированные нотариусом исходящие электронные документы и Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.
Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов и Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.
Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы нотариата.
202. Электронные документы, исходящие от нотариуса, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.
Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью журнал регистрации исходящей корреспонденции.
Зарегистрированные нотариусом исходящие электронные документы и журнал регистрации исходящей корреспонденции хранятся на рабочем месте нотариуса.
Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.
Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы нотариата.
Пункт 203
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в соответствии с законодательством Российской Федерации и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD - ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).
При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.
203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD - ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).
При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.
Пункт 204
с 06. 01. 2017
с 04. 05. 2018
204. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
204. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе, при этом файлы электронного дела по окончании календарного года записываются на отчуждаемый машинный носитель (CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для переноса информации), который помещается в бумажный конверт.
Отчуждаемый машинный носитель, помещенный в бумажный конверт, формируется в номенклатурное дело, которое оформляется в соответствии с пунктом 62 Правил без нумерации листов и составления внутренней описи.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
