 |
Глава 1. Теоритические основы управлением временем
|
|
|
|
1.1 Инструментарий, используемый при управлении временем. Понятие тайм - менеджмента
Тайм - менеджмент, как основное средство управлением временем
Основные методики тайм - менеджмента
1.4 Вспомогательные средства для рационального управления временем
Глава 2. Анализ эффективного управления временем на предприятии "Викинг Туристик"
Характеристика деятельности предприятия "Викинг Туристик"
Организация управлением времени на предпрятии "Викинг Туристик"
Рекомендации по совершенствованию управлением временем на предприятии "Викинг Туристик"
Заключение
Библиографический список
Введение
Кем бы вы ни были, что бы вы не делали, вам хочется чего-то добиться. Этому способствует организованность. Не обладая способностью управлять своим временем, можно то заниматься преодолением проблем, то бороться с кризисной ситуацией и заканчивать день, почти ничего не сделав. Управление временем означает: быть лучше подготовленным для того, чтобы справляться с неожиданными ситуациями, которые могут перечеркнуть день любого человека.
Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что каждый эффективный менеджер должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время.
Фраза "время - деньги" не очень верна. Время - многограннее денег. Время более значимо, чем деньги. Время - это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы. Время - это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно - его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Деньги, которые вы потеряли, вы всегда можете вернуть, время же - никогда. Если кто-нибудь попытается отнять у вас 200 евро, вы будете этому препятствовать, как сможете. Если же кто-то пытается украсть два часа времени, многие против этого не возражают, даже иногда благодарят. "Единственные воры, которых в нашем обществе не наказывают, - это похитители времени", - говорил еще Наполеон. [1, c. 15] Алан Лакейн, в свою очередь, утверждает: "Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь". [2]
|
|
|
Тайм-менеджмент или управление временем - это система по налаживанию своих отношений со временем. Термин "тайм-менеджмент" в практике обычно применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Ключевая проблема заключается в том, что из-за срочности, которой наполнена наша рабочая повседневность, мы рискуем впасть в деятельную горячку, а в таком состоянии нетрудно потерять из виду свои жизненные приоритеты. Каждый из тех, кто нас окружает, хочет получить все немедленно, лучше - позавчера. Мы собираемся позаботиться о действительно важных вещах, когда у нас наконец-то "будет время", но такого "времени для себя" у нас, в сущности, не бывает - никогда.
Объектом работы является эффективное использование рабочего времени в организации, а предметом - принципы использования и методы учета и измерения времени, пути эффективного использования времени.
Лучшая система управления временем - это собственная удобная система управления временем. Но, чтобы это произошло, надо сначала попробовать то, что уже изобрели.
|
|
|
Цель курсовой работы - разработать рекомендации по эффективному управлению временем и научиться рационально, использовать и экономить собственный временной ресурс. В качестве основных задач будут выступать:
· анализ теоретических основ тайм-менеджмента;
· выявление методов управления временем;
· исследование факторов потери собственного времени;
· разработка рекомендаций по улучшению эффективности использования времени.
Глава 1. Теоритические основы управлением временем
Инструментарий, используемый при управлении временем. Понятие тайм - менеджмента
Организация работы менеджера, имеет определенные сложности и требует использования специального инструментария. Но в отечественной практике имела место недооценка данных вопросов. Производились и широко использовались лишь традиционные еженедельники и ежедневники, которые не предоставляли пользователям возможностей по эффективному управлению своей деятельностью.
В то же время мировая практика накопила довольно богатый опыт в данном вопросе. Так, менеджерами многих стран с целью планирования и управления их деятельностью весьма широко используются дневники времени. [13,с. 45]
Дневник времени - это эффективное средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.
Дневник состоит из специальной папки - скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.
Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая удобна своей наглядностью. Он является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования и контроля, списком адресов, справочником, картотекой идей.
|
|
|
Дневник времени - это вспомогательное средство для достижения личных целей, рационального использования времени. С его помощью можно получить полное представление не только обо всех кратко- и долгосрочных задачах, но и обо всех планах и проектах.
Дневник времени имеет следующую структуру. В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают перенос сроков на другие периоды. Эти листки после использования можно сброшюровать и иметь архив.
В новых "входящих" дневных листках должны быть указаны все сроки из недельных и месячных листков. В них с соответствующих листков переносятся даты - дни платежей, ухода в отпуск, дни рождения, в том числе подчиненных. Таким образом, ничего не будет утеряно или забыто при условии регулярного заполнения дневника.
В разделе служебных и частных дел (на соответствующих листках и формулярах) можно записывать и постоянно иметь при себе следующую информацию:
• сроки проведения ярмарок;
• списки книг;
• расписание поездов и самолетов;
• список дней рождения;
• универсальные листки для планирования;
• карточки для записи идей и т. д.
В разделе адресов и телефонов записываются телефонные номера и адреса, которыми часто приходится пользоваться.
Имеется также общая часть, в которой, как в бумажнике, можно разместить почтовые марки, фотографии, чековые карточки и денежные купюры.
Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день (неделю, месяц), организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.
Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования. Это весьма точная система управления собственным временем, дающая возможность четко его использовать. На составление такого ежедневника требуется терпение и время. Но затраченное на это время себя оправдывает. Ежедневник состоит из буклетов на проволочных кольцах, включающих ежедневник на год, месяц, неделю и т.п. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система дает возможность:
|
|
|
продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям и т. д.);
четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.
С этой целью можно использовать также большой персональный "Фолифакс", представляющий собой портативную базу данных. В "Фолифакс" входят следующие разделы:
• личные сведения (номера счетов, машины, страховки и т. п.);
• ежедневник;
• ежегодник (на весь календарный год);
• записная книжка-блокнот;
• информация;
• личные финансы;
• адресная книга;
• пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.
Таким образом, "Фолифакс" охватывает все стороны жизни менеджера и помогает ему в решении проблем. В то же время "Фолифакс" таит в себе серьезную опасность - если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.
Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них - это система "Тайм Менеджер", имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Дании. [3,с. 475]
Тайм - менеджмент, как основное средство управлением временем
Тайм-менеджмент - эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Это определение я взяла из энциклопедии экономики и финансов.
В "Тайм Менеджере" все продумано до мелочей, как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить "Тайм Менеджер" к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта "Тайм Менеджера": стандартный, специальный и "руководитель". Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность "Тайм Менеджера", специально ориентированного на тот или иной, вполне определенный, вид деятельности, например для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т. д.
|
|
|
Комплект любого базового варианта "Тайм Менеджера" состоит из пяти основных элементов:
• папки с кольцевым зажимом;
• коробки со стандартным набором бланков;
• руководства по пользованию "Тайм Менеджером"
• каталога продукции компании;
• образцов дополнительных бланков.
Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта "Тайм Менеджера". Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы. В папке с кольцевым механизмом находятся:
• 17 закладок;
• вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем - записной книжкой. В обложке также есть место для чековой книжки, блокнота и маленького карандаша;
• автоматический карандаш;
• по одному экземпляру каждого бланка, входящего в стандартный набор бланков "Тайм Менеджера".
Система "Тайм Менеджер" позволяет:
• добиваться высоких результатов в работе;
• устанавливать приоритеты;
• правильно оценивать обстановку;
• не забывать о важных делах;
• эффективно использовать время;
• лучше взаимодействовать с другими людьми;
• повышать свой творческий потенциал;
• правильно распределять обязанности;
• развивать более гибкое и спокойное отношение к переменам;
• жить хорошо сбалансированной, гармоничной жизнью.[3, c. 478]
1.3 Основные методики тайм-менеджмента
Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название "тайм-менеджмент". Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека или организации следует подбирать их отдельно, индивидуально.
По книге Лотара Зайверта необходим самоменеджмент, т.е. последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Основная цель состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.
Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Цели являются масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если заранее четко и однозначно не определить то, чего вы хотите.
Для многих оказывается сложным просто сесть за стол и описать на бумаге идеал - свое представление о жизни или жизненную цель. Радикальное, но эффективное упражнение - написание надгробного слова для самого себя. Л. Зайвер предлагает представить, что человек присутствует на собственном погребении. Гроб опускается в могилу, и перед собравшимися людьми нужно кратко описать вашу частную и профессиональную жизнь. Вы не можете повернуть время вспять, однако являетесь автором надгробного слова для самого себя. Каким должен быть текст в частностях? Какие положительные стороны нужно назвать? Какие заслуги, успехи и этапы жизни необходимо отметить с уважением? И что ещё можно было бы сказать? Необходимо самому написать текст и подумать, кому бы хотелось доверить его произнесение. [4, c. 61]
Ситуационный анализ является одним из этапов целеполагания, и его основная задача - выявить и описать актуальную, существующую на момент постановки целей ситуацию жизнедеятельности. Разумеется, ситуационный анализ не претендует на максимально полное и целостное описание жизненной ситуации личности (или организации). Его задача несколько скромнее: зафиксировать уже имеющиеся на пути к цели достижения, а также выявить уже существующие и недостающие для достижения целей ресурсы. При этом ресурсы в ситуационном анализе понимаются в самом широком смысле, как любые средства, способствующие достижению цели. Например, в ситуационном анализе выделяются не только внешние ресурсы (финансы, сырье, технологии, информация, контакты и связи и др.), но и внутренние (личностные качества, состояния, способности, опыт и т. п.).
Лотар Зайверт рекомендует для ситуационного анализа в личной сфере использовать список контрольных вопросов:
. Мой жизненный путь: каким были мои крупнейшие успехи и неудачи?
. Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и сестры? близкие?
. Мои личностные параметры, черты характера и сильные стороны?
. Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружающим миром? Чем я их объясняю?
. Дружеские связи? Вражда?
. При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?
. Каких успехов я до сих пор не смог достичь? По каким причинам?
. Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут передо мной возникнуть? В каких областях?
. Какие меры я хочу предпринять для их предотвращения?
. Кто из окружающих стимулирует мою жизненную активность? Кто ей препятствует?
. В чем могут раскрыться мои возможности? В чем не могут? Что я хочу против этого сделать?
. Какие негативные для меня посторонние воздействия я хочу устранить?
. Какие позитивные воздействия я хочу поддержать, использовать?
. Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?
. Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?
. Что я хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?
. Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать для своих друзей?
. Приношу ли я максимальную пользу тем людям, которые приносят максимальную пользу мне?
. Кому и какую радость я доставлю немедленно? Завтра? И т. п. [4, c. 70]
Также есть направляющие вопросы для ситуационного анализа в профессиональной сфере. На эти вопросы рекомендуется не просто отвечать кратко ("Да" или "Нет"), но и давать более развернутые оценки вроде: "имеющийся ресурс", "недостающий ресурс", "ресурс, имеющийся в достаточном объеме" и т. п. Развернутые ответы на предложенные контрольные вопросы позволят более качественно провести ресурсный анализ и целеполагание в целом.
Для ситуационного анализа можно использовать не только контрольные вопросы - подойдет любой метод, облегчающий сбор информации об актуальной ситуации целеполагания. Например, для поиска и систематизации необходимой информации можно применять различные таблицы (матрицы), отчасти напоминающие аналитический инструментарий популярного в менеджменте SWOT-анализа.
Ситуационный анализ можно использовать не только на этапе целеполагания, но и на этапе достижения целей, позволяя оценить ваше "местоположение" на пути к цели, провести своеобразную ревизию актуальной жизненной ситуации, выявить имеющиеся ресурсы и ограничения для достижения целей. [5, c. 57]
При определении поэтапных целей на ближайший год доказала свою эффективность формула "МУДРО", согласно которой краткосрочные цели должны соответствовать пяти критериям:
• М ¾ метко сформулирована. Цель должна быть сформулирована конкретно, однозначно и точно, иначе она останется неясным пожеланием.
• У ¾ поддается учету. Цель и степень ее достижения должны поддаваться проверке ("Если можно измерить - значит, можно сделать!").
• Д - сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, чего делать не следует.
• Р - является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда - достижимой.
• О - ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения. [6, c. 85]
Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает: подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.
Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование. Для разработки плана дня требуется 5- 10 минут.
"Золотая" пропорция планирования времени 60:20:20 предложенная Лотаром Зайвертом: 60 % - запланированная активность; 20 % - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия); 20 % - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество). [6, c. 94]
Перед планированием следует провести анализ видов деятельности и расхода времени. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделив их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установив их приоритетность и действуя в соответствии с нею, даже если менее важные дела, даются намного легче, чем более важные.
Не стоит впадать в крайность чрезмерного планирования, необходимо планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться. Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно. Невыполненные задачи, которые не хочется вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия. Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. А также устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучите себя к самодисциплине, избежите нерешительности, промедления и откладывания дел. [7, c. 147] управление время менеджер тайм
Пять стадий метода "Альпы":
Предлагаемый метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана.
) Составление заданий.
Запишите под соответствующими рубриками формуляра "План дня" все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня".
) Оценка длительности акций.
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
) Резервирование времени про запас.
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов.
) Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
Установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности. Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.
) Контроль (учет несделанного).
Не все задачи удается выполнить. Поэтому их приходится переносить на следующий день. Если одно и тоже дело переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют две возможности: вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца; вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой. [4, c. 173]
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу "Альпы" принесут многократный выигрыш во времени.
Принятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принять решение - значит установить приоритетность. Установить приоритетность - означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение.
Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.
Принцип Парето применительно к рациональному использованию времени гласит: "Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога "поглощают" 80 % рабочего времени". [8, c. 158]
Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала - немногие "жизненно важные" проблемы, а уже потом -многочисленные "второстепенные".
Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.
Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность
Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.
Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.
Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.
Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться. [4, c. 109]
Функция самоменеджмента "Реализация и организация" предполагает объединение энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей. Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.
Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы изменить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе сильные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к сохранению или упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков.
Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?
Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением. [4, c. 121]
Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).
Лотар Зайверт предлагает очень простой и удобный метод ежедневного итогового ТМ-контроля (впрочем, метод можно использовать и для промежуточного контроля над выполнением отдельных задач в течение дня) - так называемый метод "пяти пальцев". Метод является элементарной мнемотехникой, в которой за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.
Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названий пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.
М (мизинец) - мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?
Б (безымянный палец) - близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг?
С (средний палец) - состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?
У (указательный палец) - услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или "поспособствовал"?
Б (большой палец) - бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций? [4, c. 137]
Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.
Функция "Информация и коммуникации" является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку человек вынужден постоянно обмениваться информацией - вступать в коммуникации. Коммуникации - это обмен информацией. Менеджеры проводят в среднем 80 % своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п. Существует множество рациональных подходов к овладению информацией. [4, c. 149]
Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств. Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения.
Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.
Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником "помех" в деловой жизни. Парадокс телефона в том, что являясь будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, он является одним из самых распространенных "поглотителей времени".
Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим "поглотителем времени".
В настоящее время в России одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский. Он по праву считается основоположником российской школы тайм-менеджмента: он проводит семинары и тренинги по данной тематике, а также руководит ТМ-проектами в РАО ЕЭС, "Вимм-Билль-Данн" и в других компаниях. [6]
Лотар Й. Зайверт считается ведущим экспертом по тайм-менеджменту в Германии и Европе. Если для методик Зайверта ключевым словом является "продуктивность", то для методик Глеба Архангельского это скорее "эффективная самореализация". Большое внимание уделено искусству верно определять и ставить цели, отделять первостепенное и вторичное. Есть оригинальные и очень интересные идеи, такие как "поедание лягушек", "календарик-пинарик" и система расстановки приоритетов. [9, c. 20]
Оба известных автора раскрывают две модели тайм-менеджмента: россиская и западная. "Ваше время - в Ваших руках", посвящена, в первую очередь, максимальной самоорганизации, с почти научной точностью. В "Тайм-драйв" большое внимание уделено стимулированию творческого начала, а также фактору самомотивации. Несмотря на то, что книги очень разные, обе практичны и эффективны, каждая по-своему.
Это только малая часть методов, которые предлагают рассмотренные мной ученые в области тайм-менеджмента. На самом деле их намного больше. Каждый человек сам определяет чему придерживаться в зависимости от целей, планов, уклада жизни, мировоззрений.
1.4 Вспомогательные средства для рационального управления временем
Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомогательные средства для планирования: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и др. Диапазон использования этих вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства и они помогают им в работе.
Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно и вовремя выполнять работу и использовать рабочее время.
Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники.
Это, в частности, персональные компьютеры. В последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить работу на них за несколько дней. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты с их помощью могут быть оперативно подготовлены к непосредственному использованию. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации. [10]
При этом целесообразно использовать специальные компьютерные программы. Так, одной из популярных персональных информационных систем является Lotus Organizer (Лотус Органайзер), которая полностью имитирует работу менеджера с дневником времени или органайзером. Она содержит следующие разделы:(Календарь), или ежедневник, предназначен для планирования времени, а также различных мероприятий. Раздел позволяет заносить информацию обо всех планируемых событиях, выдавать оповещение о приближающихся событиях, связывать с намеченными мероприятиями различную информацию, например о расходах или ответственных лицах, назначать повторяющиеся события, например еженедельные совещания, находить свободное время;(Адреса) выполняет функции обычной адресной книжки. Этот раздел позволяет записывать адреса, телефоны, сведения о семье и прочую информацию о людях, с которыми сталкиваетесь, сортировать записи по фамилиям и компаниям;
То Do (Дела) предназначен для планирования дел. Этот раздел позволяет заносить информацию о предполагаемых делах, сортировать задачи по дате и приоритету, выдавать оповещения о планируемых задачах, отслеживать, какие дела выполнены, а какие отложены, что нужно сделать и когда именно;(Важные даты) можно использовать, чтобы вести список важных дат (дней рождения, возникновения фирмы и прочее), о которых необходимо вспоминать ежегодно. Этот раздел позволяет создавать записи с важными датами, сортировать и просматривать записи по годам, месяцам, знакам Зодиака, напоминать о приближении даты;(Телефонные звонки) предназначен для планирования и автоматизации телефонных звонков. Этот раздел позволяет заносить в телефонную книжку информацию о планируемых телефонных звонках, напоминать о необходимых звонках, регистрировать поступающие звонки, включая время разговора, дозваниваться до абонента с помощью модема;(Блокнот) выполняет функции обычного бумажного блокнота. Этот раздел позволяет делать заметки с использованием функций форматирования, создавать главы, по которым автоматически формируется оглавление в блокноте, включать в текст объекты, созданные в других программах, в том числе графические изображения;(Планировщик) предназначен для планирования длительных событий, которые занимают один день или более, например командировки и отпуска.
Система Lotus Organizer позволяет создавать связи между различными элементами (событиями, адресами, делами) как внутри раздела, так и в разных разделах, отображая таким образом различные отношения между элементами. Позволяет напоминать о наступающих событиях и важных датах. Просматривать дела, телефонные звонки, важные даты в ежедневнике, а события ежедневника - в планировщике, например на задачу из списка дел можно смотреть в контексте ежедневной работы.
Система позволяет о
|
|
|
