 |
Стандартные фразы деловой переписки
|
|
|
|
Извещения
- Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
- Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
- Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
- Извещаем, что мы…
- Доводим до Вашего сведения, что…
- Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Модели выражений, объясняющих мотивы(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма)
В соответствии с протоколом…
- В целях усиления охраны имущества…
- В ответ на Вашу просьбу…
- В подтверждение нашего телефонного разговора…
- В подтверждение нашей договоренности…
- В порядке оказания технической помощи…
- В связи с тяжелым положением…
- В связи с проведением совместных работ…
- В соответствии с письмом заказчика…
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
- От третьего лица единственного числа, например:
- Завод «Заря» не возражает…
- Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает…
- Кооператив «Наив» гарантирует…
- От третьего лица множественного числа, например:
Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят…
- От первого лица множественного числа:
- Просим…
- Подтверждаем…
- Сообщаем…
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
- От первого лица единственного числа, например:
- Довожу до Вашего сведения…
- Прошу…
- Ставлю Вас в известность…
- От первого лица множественного числа, например:
- Одобряем…
- Мы получили Вашу телеграмму…
- Поздравляем…
- Поддерживаем…
Просьба
- Просим вас проверить ход выполнения работ…
- Прошу принять меры…
- Прошу сообщить данные о производительности…
Отправка документов или материальных ценностей
- Направляем чертежи сборки машин…
- Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью…
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор…
Подтверждение
|
|
|
- С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
- Подтверждаем получение спецификаций на…
- Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования…
Предложение
- Мы можем предложить Вам …
- Предлагаем Вам приобрести…
- Мы можем рекомендовать Вам …
Приглашение
- Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…
- Просим принять участие в обсуждении проблемы…
- Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…
Отказ и отклонение предложения (проекта)
- Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму…нами не может быть утвержден по следующим причинам.
- Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам…
Напоминание
- Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…
- Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…
- Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
- Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает…
Гарантии
- Оплату гарантируем.
- Сроки выполнения гарантируем.
- Качество изделий гарантируем.
Интерпретация собственной позиции
- Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
- Возражений против конструкции не имеем.
- Мы не можем поставить Вам товары… в силу следующих причин:…
Интерпретация действий другой стороны
- Такая задержка может привести…
- Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
- Данные Вами обещания не выполняются.
Заключительные слова
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
- С пожеланиями успехов.
- Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
- Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
К началу
|
|
|
Этические нормы деловой переписки
Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.
Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:
- начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
- навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру"
- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами "срочно", "незамедлительно", "в более короткие сроки". Лучше воспользуйтесь этикетными формулами "Прошу Вас ответить до такого-то числа", "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении"
- намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа "Предлагаю внимательно изучить…".
Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:
- отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
- оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.
Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.
|
|
|
