 |
Документооборот в учреждениях социальной защиты
|
|
|
|
Управленческая деятельность любой организации, в том числе и учреждений социальной защиты, базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации, используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности.
Компетентность в вопросах делопроизводства, наличие необходимых умений и навыков в работе с документами, понимание их роли в системе управления — важнейший признак современной деловой культуры и высокого профессионализма руководителя.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация чаще всего принимает фиксированный, документальный характер. Собственно, документирование заключается в фиксации на бумаге или других информационных носителях управленческих действий и включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Согласно ГОСТу Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
|
|
|
Управление учреждением социальной защиты требует создания многих видов документов. Так, коллегиальная деятельность по управлению учреждением фиксируется в протоколах; единоличная распорядительная деятельность — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу; работа комиссий — в актах; административно- хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах и т.д. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как они являются основными носителями информации, на базе которой принимаются решения. Развитие любого социального учреждения требует документального оформления его деятельности в соответствии с организационно-правовыми нормами и действующим законодательством. Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, зависит решение вопроса, а от быстроты получения и обработки информации — своевременность принятия решения.
Документооборот — это своего рода конвейер по переработке документов, и этот конвейер имеет свои этапы, на которых определенными должностными лицами выполняются определенные действия. Представим, что этот конвейер остановился или на каком-то участке произошел сбой. Каковы будут последствия? Парализация основной деятельности организации. Чтобы этого не произошло и конвейер работал эффективнее, нужен достаточный уровень подготовки всех, кто стоит у этого конвейера. А участие в этом процессе принимают все сотрудники: одни учитывают, другие исполняют.
Состав управленческих документов. Деятельность любого государственного органа власти, его подразделений и подведомственных учреждений обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией государственного органа, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между, например, Департаментом социальной защиты населения, его подразделениями и подведомственными учреждениями, а также с другими органами управления и организациями субъектов РФ.
|
|
|
Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:
нормативные правовые акты;
распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
Нормативные правовые акты — принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.
Нормативным правовым актом является постановление.
Постановление — нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Распорядительные документы — вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерств, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.
Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.
Приказ, распоряжение принимается полномочным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия.
Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующие подразделения департаментов. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
|
|
|
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части Указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «П Р И К А 3 Ы В А Ю», которое печатается вразрядку.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Указание — распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Организационные документы — это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся: положения
о департаменте, структурных и территориальных структурных подразделениях, правила, инструкция, должностные регламенты.
Информационно-справочные документы — документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.
|
|
|
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем — приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;
повестка дня;
докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали — Выступили — Постановили (Решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.
Служебные письма готовятся как:
ответы о выполнении поручений по входящим документам;
исполнение поручений по обращениям граждан;
сопроводительные письма;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора Резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица,
о его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания.
|
|
|
Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.
Докладная записка — это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка — документ, поясняющий какое- либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) — форма внутренней переписки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких- либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Стенограмма — дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
План — документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны подписываться Должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
Этапы документооборота. Доставка служебной корреспонденции в адрес отраслевого управления, его подразделений и подведомственных учреждений осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
Прием, первоначальная обработка. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению.
Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению под роспись в указанном журнале. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.
Регистрация и распределение поступившей корреспонденции. Поступившие документы подлежат регистрации и распределяются на следующие группы:
а) требующие рассмотрения руководством;
б) направляемые непосредственно в подразделения и ответственным исполнителям (к этой группе документов относятся документы, адресованные непосредственно подразделениям или их руководителям).
Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в автоматизированную систе му делопроизводства и документооборота (в электронную форму учета документов) или в журналах (на карточках).
Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты, документы на иностранных языках без перевода, ведомственные статистические отчеты, рекламные материалы, прейскуранты, пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки, документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, документы без подписей).
Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу с добавлением цифрового индекса подразделения и индекса «исх.». Рассмотрение поступивших документов производится в подразделениях и подведомственных учреждениях — руководителями подразделений и подведомственных учреждений и их заместителями.
Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.
После рассмотрения руководителями структурных подразделений и подведомственных учреждений документы возвращаются в службы делопроизводства структурных подразделений и подведомственных учреждений для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение.
На документах с отметкой «Контроль» и документах с поручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнение проставляется отметка (штамп) «Подлежит возврату».
Выдача документов представителям (нарочным) структурных подразделений производится под роспись в специальном журнале (разносной книге).
Виды регистрационного учета :
Учет нормативных правовых документов:
поступившие нормативные правовые документы из вышестоящих организаций;
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
распоряжения по основной деятельности.
Учет обращений граждан.
Учет служебных входящих документов.
Учет служебных исходящих документов.
Исполнение документов осуществляется после рассмотрения руководителем. Документы передаются службами Делопроизводства в соответствии с поручением (резолюцией) на исполнение под расписку в используемой учетной форме (регистрационно-контрольной карточке).Подготовленный ответ на исполняемый документ передается на подпись руководителю подразделения (подведомственного учреждения) вместе с этим документом. Ответ подписывается руководителем в соответствии с установ ленными полномочиями и правами и передается вместе с исполняемым документом в службы делопроизводства подразделений и подведомственных учреждений для регистрации и отправки.
Во всех случаях исполнение документов начинается с момента их поступления в подразделения (подведом ственные учреждения), при этом исполнитель проект исполненного документа должен представить на подпись не позднее 7 суток до установленного срока исполнения или подготовить предварительный ответ.
Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения (подведомственного учреждения) вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или с копией входящего документа.
Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации; наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов:
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.
При оформлении реквизита «Справочные данные об организации» указывается почтовый адрес, номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и д
Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 марта 2010 г.) или цифровым (двумя нарами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например: 12.03.2010. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 12.03.2010 №.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль; например: 08.02.2010.
При обозначении в документах временного периода (план 2005—2010 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами.
Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова «включительно») или слов «по состоянию на...», например: «с 2005 по 2010 г.», «за период с 15.12.2010 по 31.12.2010», «по состоянию на 15.12.2008». Слово «год» сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения «с.г.» и «т.г.». При включении в дату конкретного месяца слово «месяц» не указывается: («в марте 2010 года», а не «в марте месяце 2010 года»). Слово «квартал» в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой («в I квартале 2010 года»). Номер полугодия пишется словами «в первом полугодии 2010 года».
Реквизит «Регистрационный номер документа» — цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату Документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, Докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
® организация, управление и администрирование
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Гриф «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа).
Визы согласования документа. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например: Министерство юстиции Российской Федерации. Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией, например:
Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Заместителю начальника Управления В. Д. Матвееву.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования или должности адресата.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например: руководителям учреждений социальной зашить! населения города Москвы.
В составе реквизита «Адресат» элементы почтового! адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес: улица, номер дома, квартиры, название населенного пункта, индекс.
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
Утверждение документа. Гриф утверждения документа располагается в верхнем нравом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Резолюция — реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.
В резолюции определяются подразделения или должностные лица Департамента, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей (наименование подразделений), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Заголовок к тексту — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств. К тексту документов, оформленных на бланках Формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.
Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде буквы «К» или штампа «КОНСОЛЬ. СРОК».
Текст документа. Оформление приложений к документу. Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: приложение — на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение:
Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также
имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минюста России от 17.02.2010 № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на... л.
Подпись документа.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
При подписании документов на бланке должностного лица, должность подписавшего не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (подпись) Н. В. Куликов
Члены комиссии (подпись) К. М. Артемьева.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве в государственных органах с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Названиями разделов номенклатуры дел государственных органов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.
В государственных органах номенклатуру дел составляют службы делопроизводства при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и архивами государственных органов.
Основы охраны труда и безопасности жизнедеятельности
Управление охраной труда в учреждении — это подготовка, принятие и реализация решений по сохранению здоровья и жизни работника в процессе его производственной деятельности. Управление охраной труда — часть общей системы управления учреждением. Объектом управления охраной труда является деятельность структурных подразделений по обеспечению безопасных и здоровых условий труда на рабочих местах.
Охрана труда — одна из актуальных и социально значимых проблем государственной политики. Основные направления в этой области обеспечиваются согласованными действиями всех ветвей государственной власти при участии работодателей и профсоюзов. Последние участвуют в законотворческой деятельности, совершенствовании системы социального партнерства через систему коллективных договоров и соглашений по охране труда, осуществляют контроль за соблюдением трудового законодательства.
Стратегическим направлением в области охраны труда является обеспечение приоритета жизни и здоровья работников по отношению к результатам производственной деятельности.
Для успешной реализации этой стратегии работодатель руководствуется следующими принципами организации работы по охране труда:
обязательность соблюдения и выполнения правил и норм охраны труда на всех уровнях управления;
ответственность каждого из руководителей — от работодателя до заведующего структурным подразделением — за безопасность труда в учреждении;
вовлечение в решение проблем охраны труда всех сотрудников учреждения;
обучение безопасности труда всех работников (включая руководителей и специалистов), являющееся неотъемлемой частью профессионального обучения и повышения квалификации.
Учитывая, что общее руководство работой по охране труда и обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя (ст. 212 ТК РФ), основными направлениями деятельности работодателя являются.
реализация государственной политики в области охраны труда;
выполнение целевых государственных программ улучшения условий и охраны труда;
профилактика несчастных случаев и повреждения здоровья работников;
защита законных интересов работников, пострадавших от несчастных случаев на производстве или получивших профессиональные заболевания, на основе обязательного социального страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
установление порядка обеспечения работников средствами индивидуальной и коллективной защиты, санитарно-бытовыми помещениями и устройствами, лечебно-профилактическими средствами за счет работодателя;
распространение передового отечественного и зарубежного опыта работы в области охраны труда;
организация проведения государственной экспертизы условий труда работников, аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией организации работ по охране труда;
организация обучения и подготовки работников по вопросам охраны труда, повышение их квалификации.
При этом работодатель обязан обеспечить'.
безопасность работников при осуществлении трудовой деятельности;
выполнение требований охраны труда;
принятие мер по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья работников при возникновении таких ситуаций, в том числе по оказанию пострадавшим первой медицинской помощи;
расследование и учет несчастных случаев на производстве в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами;
ознакомление работников с требованиями охраны труда;
рассмотрение возможности применения дисциплинарного взыскания к работникам, не соблюдающим требований охраны труда;
режим труда и отдыха работников в соответствии с законодательством РФ и соответствующего города;
разработку и утверждение с учетом мнения профсоюзного органа инструкций по охране труда работников;
обучение безопасным методам и приемам выполнения работ по охране труда и оказанию первой медицинской помощи при несчастных случаях на производстве, вводный инструктаж, инструктаж по охране труда на рабочем месте, стажировку и проверку знаний требований охраны труда, безопасных методов и приемов выполнения работ;
недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда;
организацию контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты;
проведение аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией работ по охране труда;
недопущен
|
|
|
