 |
Техника делового разговора
|
|
|
|
В деловом мире правила этикета не только отражают ваше поведение на рабочем месте и содержимое электронного ящика, но и демонстрируют окружающим ваше умение общаться. Большинство людей считают, что этикет делового разговора подразумевает непосредственный контакт лицом к лицу, но это относиться и к телефонным разговорам.
В обоих случаях всегда нужно помнить о добром старом правиле "Выслушай, потом говори".
Сначала желательно немного пообщаться с вашим новым собеседником, выяснить все интересующие вас вопросы у нового клиента, а затем уже можно заключать соглашения или позвонить другому представителю компании.
Независимо от причины звонка, вы должны знать, когда и что говорить, а когда лучше выслушать собеседника. Это один из кирпичиков в фундамент вашей карьеры. От правильных действий зависит, будет это деловой разговор или просто веселая беседа.
Как только ваш собеседник почувствовал себя удобно, а вы уже перестали волноваться, решение поставленной задачи намного упростится. Но не только это поможет вам достичь желаемого результата. Давайте посмотрим на некоторые основы этикета делового разговора.
Будьте формальным
Классическое правило – формальность. В деловых отношениях очень важна уверенность и ваша манера поведения. Начините с рукопожатия и, если вас с кем-то знакомят, придерживайтесь титула (мистер, миссис, профессор, доктор и т.п.), пока вам не назовут имя человека.
Логично, что телефонный разговор не подразумевает рукопожатие, однако правило остается. Вы можете расположить человека к себе, если вы также назовете ему свое имя. И что самое важное, как только вам назвали имя, постарайтесь его не забыть.
|
|
|
Запоминание имен означает уважение, поэтому делайте, что вам нужно и запоминайте имена. Одним из хороших способов запомнить имя человека – произнести его во время общения и не один раз.
Во время разговора, ведите себя формально и старайтесь сдерживать свои плохие привычки. То есть не нужно жевать резинку, прерывать собеседника на слове или пить воду посередине предложения. Это особенно недопустимо во время телефонного разговора (не нужно кушать или пить чай в это время).
Когда разговор завершается, не забудьте попрощаться (рукопожатие), еще раз произнести имя собеседника и обменяться визитками. Своим поведением и манерой общения во время разговора, вы продемонстрируете свою уверенность и тактичность.
Когда завершается телефонный разговор, не забудьте поблагодарить собеседника за потраченное время, выразить свое убеждение, что данный разговор будет только началом будущего успешного сотрудничества и надежду на скорую встречу.
Следите за своими словами
Слова, которые вылетают у вас изо рта, являются ключом к успешному деловому разговору. Как и в суде, то, что вы скажете, можно будет использовать против вас. Одно неверное слово и сделка может быть сорвана.
Деловой разговор не должен быть эмоциональным. Крики и недопонимание обычно связаны с религией и деньгами. Если кто-то старается перевести разговор в подобное русло, старайтесь не вестись на подобные провокационные темы. Игнорируйте их, и если кто-то начинает громко кричать или выражать свои эмоции, отвечайте негромко, чтобы разрядить ситуацию.
Безопасная и не деловая тема означает отсутствие провокационных вопросов и комментариев. Среди профессионалов часто встречаются следующие темы: спорт, события в мире, личные интересы и, конечно же, работа. Разговор о работе – это правильно решение, однако нужно все-таки разбавлять разговор.
|
|
|
Если вы говорите о своей карьере, не нужно говорить о вашем начальнике и сотрудниках, если только вы не хотите сказать о них что-то хорошее.
Если будете аккуратны, то вам не нужно будет беспокоиться о выборе там для разговора, которые могут привести к недопониманию.
Не говорите слишком много
Как и во время любого разговора, качественное деловое взаимодействие является основой дальнейшего сотрудничества. Некоторые из нас на самом деле любят поболтать.
Это хорошо в ночном клубе, на свадьбе, на вечеринке, но для человека, который вас совсем не знает, это может совсем не понравиться. А что, по-вашему, еще хуже: человек, который доминирует в разговоре или человек, который считает, что он ведет разговор?
Людям не нравится ни то, ни другое, поэтому старайтесь не вызывать появление подобных раздражающих ситуаций во время делового разговора.
Это можно сделать, если вы четко будете придерживаться деловой тематики. Если вам задали вопрос, ваш ответ не должен быть дольше 60 секунд.
В то же время, ваш ответ не должен содержать всего несколько слов. Цель – поддержать разговор и внимание собеседника на должном уровне. В случае телефонного разговора очень важно быть внимательным, поскольку своего собеседника вы не видите и не можете оценить уровень его внимания.
Когда вы молчите, пусть собеседник обязательно закончит свою мысль. Когда придет ваша очередь говорить, человек ответит вам взаимностью.
Если вы уважительно ведете себя с собеседником, старайтесь оказывать должное уважение и всем присутствующим. Это относиться как ко всем коллегам вашего собеседника, так и к собеседникам во время телефонного разговора.
Равное уважительное отношение делает вас открытым человеком, что никогда не остается незамеченным. Кроме того, это полезно во время телефонного разговора, если собеседник переведет ваш разговор на другого нужного вам человека.
Если вы сдержите себя, будете вести себя вежливо, и не будете много говорить, слова будут иметь большее значение.
Слушайте внимательно
Если вы научились не болтать по пустякам, пришла пора научиться и слушать других правильно. Это позволит вам лучше познакомиться с собеседником, понять его и правильно сформировать свои ответы и комментарии.
|
|
|
Еще один момент. Важно не только слушать собеседника, но и показать ему, что вы его слушаете, т.е. что вы активный слушатель. Если вы общаетесь с человеком непосредственно, используйте язык тела (глаза в глаза, движения головы) в ответ на его фразы.
Старайтесь вставлять краткие комментарии, которые бы показали собеседнику, что вы следите заходом мысли. Подумайте об этом, как о разделении вашего понимания и уровня внимания с говорящим человеком.
Слушать становится трудно, если вашему собеседнику почти нечего вам сказать. Конечно, можно просто вежливо отойти, однако вы можете просто задать человеку множество вопросов, допускающих разные толкования, и использовать ключевые слова, чтобы поддержать уровень внимания человека на должном уровне.
Как только вы это сделаете, человек почувствует себя комфортнее и увереннее, что является основой откровенного разговора.
Не будь глупцом и упрощай
Хороший деловой разговор не содержит эмоций, в нем нужно придерживаться простоты. Вы можете заинтересовать человека, если будете говорить четко, кратко, уверенно, а также продемонстрируете свое умение слушать.
Вежливость и формальность в разговоре поможет вам заключить много контрактов и установить множество деловых контактов. Будьте проницательны, и счастливой охоты во время следующего раунда деловых переговоров.
|
|
|
