 |
Софт для вывода графика встреч Делегата – «супер-админ»
|
|
|
|
АЛГОРИТМ РАБОТЫ НА ПЛОЩАДКЕ
ДОЙТИ ДО СТОЙКИ РЕГИСТРАЦИИ, ОТМЕНИТЬ ВСТРЕЧУ, ПОПЫТКА ПЕРЕНЕСТИ ВСТРЕЧУ.
Место:
- Стойка информации ММ на 1ом этаже
- Стойка информации ММ на 2ом этаже (Ресепшен стенда Москвы)
Персонал:
- 1 этаж: 2 волонтера на стойке информации + 3 волонтера-помощника
- 2 этаж: 3 менеджера на ресепшен + 3 помощника.
Зачем:
Это основная информационная стойка для делегатов.
Функционал:
Отменить/переносить встречу.
Распечатать график.
Помочь найти свою зону, на своем этаже.
Попросить переводчика.
Варианты:
- Делегат пришел на неправильную стойку регистрации с вопросом – куда мне идти на встречу? Его сканируют (в СУПЕРАДМИНЕ), видят, что встреча на другом этаже. Его отправляют на правильный этаж на стойку (вас проводит волонтер или рассказывают, как дойти).
- Делегат пришел на стойку информации ММ на 1ом этаже или на 2-м этаже. Там его сканируют, видят в «супер админе» его зону и направляют туда (вас проводит волонтер или рассказывают, как дойти).
- Делегат пришел на обычную регистрацию ИАСПа и спрашивает про ММ. Там его направляют на стойку информации или регистрации ММ на первом или втором этаже (на стойке регистрации ИАСПа знают, где она).
Все варианты реагирования подробно описаны в скрипте
РЕГИСТРАЦИЯ ДЕЛЕГАТА («ПИК») в зоне ММ
Место:
- 2 стойки регистрации на 1ом этаже при входе в Городское кафе - «City Café MatchMaking zone, 1st floor»;
- 2 стойки регистрации на 2ом этажепри входе в зону ММ рядом со стендом правительства Москвы - «Moscow Government MatchMaking zone, 2nd floor»,
Персонал:
- 1 этаж: 1 менеджер + 1 волонтер + 2 волонтера помощника
- 2 этаж: 1 менеджер + 1 волонтер + 2 волонтера помощника
Зачем: делегат проходит регистрацию в зоне и проходит за свой стол.
|
|
|
Возможность видеть текущее состояние встреч, кто пришел/кто не пришел
Варианты:
- Делегат пришел на встречу первым, его стол свободен. Его регистрируют, еще раз сообщают номер стола и просят пройти и подождать вторую сторону за столом. Если времени еще много, а стол свободен – можно подождать в зоне ожидания. Но лучше – за столом. Предлагают чай или кофе (с помощью официанта).
- Делегат пришел на встречу первым, но его стол еще занят.Его регистрируют, еще раз сообщают номер стола, говорят, что предыдущая встреча пока идет и просят либо пройти в зону к барной стойке/зону ожидания и выпить кофе (если до конца предыдущей встречи 5-7 мин) и подождать освобождения стола.
- Делегат пришел на встречу вторым. Его регистрируют, озвучивают номер стола. Говорят, что его вторая половинка уже пришла (это видно и в софте, и визуально) и ждет его в зоне ММ.
- У делегата встречи каждый час с перерывом 30 минут. Ему озвучивают номер стола на встречу 1, говорят, что перед остальными встречами нужно подойти опять на стойку и зарегистрироваться.
- У делегата 2 или больше встречи подряд в одной зоне. Тогда он не выйдет, просто перейдет со стола на стол. Софт должен понять, что делегат уже в зоне, автоматически отметить его в 10.30 (, допустим, время начала второй встречи) как вошедшего и так далее.
- Подошел Делегат и говорит, что он пришел на встречи вместо своего коллеги, который изначально был инициатором/ответчиком встречи. Находим изначально делегата по имени или компании, меняем статус в софте вручную.
- Пришел Делегат, который думает, что у него должна состояться встреча, но она изначально не была подтверждена второй стороной. Смотрим в софт, сообщаем, что, к сожалению, встреча изначально не была подтверждена второй стороной, поэтому она не состоится
- Делегат опоздал или не пришел вообще. См. пункт «обзвон».
|
|
|
Все варианты реагирования подробно описаны в скрипте
ВНУТРИ ЗОНЫ ММ
Место:
- «City Café MatchMaking zone, 1st floor»;
- «Moscow Government MatchMaking zone, 2nd floor»,
Персонал:
- 1 этаж: 1 менеджер + 8 основных волонтеров со свободным англ. яз. для обзвона, контроля столов и расстановки флагов + 3 волонтера помощника в зоне + 1 волонтер «флажист»
- 2 этаж: 1 менеджер + 6 волонтеров + 2 помощника в зоне + 1 волонтер «флажист»
Зачем: контролируют наличие делегатов за столами. Кто пришел, кто не пришел. Торопят по телефону тех, кто опаздывает, предупреждают вторую сторону. Сообщают обо всех изменениях по встречам. Расставляют флаги стран
3.1. ДЕЛЕГАТ НЕ ПРИШЕЛ
Алгоритм:
Каждый основной волонтер закреплен за 3-мя столами.
Волонтеры находятся в специальной зоне рядом с основной зоной ММ, где также расположены ноутбуки, с помощью которых волонтеры отслеживают состояние прихода делегатов + обзванивают их + готовят флаги к следующей встрече.
Волонтеры- помощники нахолодятся в зоне и отвечают на вопросы участников, подключаются к помощи основным волонтерам в случае необходимости. Контролируют ситуации, когда делегат вошел в зону (его зарегистрировали), а потом хочет уйти, не предупредив об этом никого.
Волонтер-«флажист» - отвечает за порядок с флагами, следит за их сохранностью, помогает основным волонтерам подобрать нужные и т.п.
Как обзваниваем:
Обзваниваем тех делегатов, которые опаздывают или не дошли до регистрации в назначенное время. По времени – если встреча в 10:00, то начинаем звонить в 09:50. Если успеваем прозвонить всех до 10:15, то можно сделать повторный звонок тем, кому не дозвонились в первый раз.
Звоним по следующим приоритетам (по убыванию): 1) один делегат пришел, второго нет, 2) ни один не пришел, но у делегата много встреч, 3) ни один не пришел, у делегата всего одна эта встреча.
Варианты в процессе обзвона:
- Дозвонились, делегат опаздывает. Говорим, куда подойти, ждем. Если делегата ждут, то предупреждаем, что вторая сторона опаздывает. Информируем вторую сторону о том, что делегат идет.
- Дозвонились, делегат не придет. Уведомляем вторую сторону, извиняемся за него.
- Не дозвонились (не менее 2х попыток). Просто ждем. Через 5 минут говорим второй стороне, что пытаемся связаться с делегатом – чтобы он меньше волновался, видел, что у нас получается. После 15 минут предупреждаем вторую сторону, что встреча скорей всего не состоится.
|
|
|
Все варианты реагирования подробно описаны в скрипте
РАБОТА С ФЛАГАМИ
Алгоритм работы с флагами
Каждый «флагоносец» отвечает за флаги, которые должны находиться на специальном столе в порядке. Основные волонтеры расставляют флаги на своих столах. В момент начала 1го сета встреч все нужные флаги уже должны стоять на столах. В процессе текущей встречи основной волонтер готовит флаги для следующей встречи и в момент, когда участники встают из-за стола меняет флаги. Все флаги в нужно кол-ве располагаются на специальном столе вблизи зоны мм.
В случае, если по каким-то причинам произошли изменения в составе участников (сменится страна), то основные волонтеры могут видеть все изменения в софте. Но подобные изменения практически исключены, поскольку есть гипотеза, что каждая организация представляет собой одну страну, а значит, смена людей не приведет к смене стран.
ЗАКАНЧИВАЕМ ВСТРЕЧУ
Алгоритм. Первый делегат пришел на встречу, второй подошел, они пообщались. Через 23 минут от начала планового времени начала встречи делегатам напомнили, что встреча должна закончиться через 2 мин. Через 25 минут от начала планового времени делегатов просят освободить стол. Стол освободили. Пришел следующий делегат – стол свободен. Если следующая встреча в 10.30, то стол должен быть железно свободен в 10.28.
Это делают волонтеры, привязанные к столам, у которых есть все списки со всеми расписаниями.
Варианты:
- Встреча началась вовремя, но через 25 минут делегаты все еще общаются и через 5 мин должна начаться другая встреча. Делегатам предлагается освободить стол и переместиться в открытую зону кафе (если погода хорошая и там будет открыта дверь) либо куда-то еще (понять, где есть работающее кафе).
- Делегаты задерживаются, но дальше встреч за этим столом нет. Не трогаем, пусть общаются.
|
|
|
- У делегата несколько встреч подряд. Уведомление делаем только тем делегатам, которые должны уйти. Тем, у кого следующая встреча, говорим, за каким столом она пройдет. Все это видно в софте.
- В зону ММ хотят пройти делегаты, хотят посидеть попить кофе и т.п. Общая инструкция для волонтеров на входе в зону – это зона забронирована для ММ, поэтому к сожалению, нельзя. Если есть свободные столы и/или встреч немного и/или нужна движуха, то пропускаем, но предупреждаем, что если придут люди на встречу, то стол придется освободить. На все остальные случаи (пришли ВИПы от Правительства Москвы и т.п.) на входе в зону на втором этаже буду стоять я (Аня Чечик)).
Все варианты реагирования подробно описаны в скрипте
СОФТ
Существует 3 вида софта, задействованного на площадке:
СОФТ ДЛЯ ВЫВОДА ГРАФИКА ВСТРЕЧ ДЕЛЕГАТА – «СУПЕР-АДМИН»
Цель:
нужен для того, чтобы сообщать Делегатам информацию по расписанию и месту проведения их встреч, а также распечатывать их график встреч. "Супер – админ" позволяет выводить расписание делегата, которое есть в онлайн системе Сколково при сканировнии штрих кода на бейдже Делегата.
Место:
- информационная стойка мм на 1ом этаже и ресепшен на стенде Москвы.
Оборудование:
- 1 этаж: 2 ноутбука, 2 сканера, 2 принтера на стойку мм
- 2 этаж: 3 ноутбука, 3 сканера, 3 принтера на стойку ресепшен на стенде Москвы.
|
|
|
