 |
Размер компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях
|
|
|
|
Компенсация за использование личного имущества сотрудника
2 февраля 2015 5342
· Темы:
· Общие вопросы по УСН
· Аренда
Популярное по теме
- Уменьшение суммы налога УСН 113
- Возврат аванса при УСН 217
- 12 главных тем по УСН 4751
- Налоги ИП УСН 2016 1666
- Сроки уплаты налогов в 2016 году 402
Из этой статьи вы узнаете:
· Какие документы нужно получить от сотрудника, имущество которого будет использоваться в работе
· На что обращают внимание проверяющие, если фирма выплачивает сотрудникам компенсации за эксплуатацию их компьютеров, автомобилей или другого имущества
· За какую технику платить компенсацию работнику с точки зрения налогообложения будет невыгодно
Нередко сотрудники используют в служебных целях личное имущество. Например, автомобиль, ноутбук или телефон. Означает ли это, что в подобных случаях работодателю всегда нужно платить компенсацию? Как оформить такую выплату и отразить ее в учете? Ответы на эти и другие вопросы, которые встают перед каждым бухгалтером, когда речь заходит о компенсациях, вы найдете в нашей статье.
Компенсация за использование личного имущества сотрудника
Сотрудник, использующий в своей работе личное имущество, вправе требовать от вас компенсацию, только если вы давали согласие на такое использование. Об этом сказано в статье 188 ТК РФ. Если согласие вы не давали, можете оформить решение о компенсации задним числом. Либо попросту отказать работнику в денежном возмещении.
Чтобы спорных ситуаций не возникало, советуем согласие на использование сотрудником своего личного имущества излагать предельно четко и лучше оформить его в виде отдельного соглашения с работником. Опишите в нем подробно само имущество и срок, в течение которого объект будет использоваться. Если точный период не известен, укажите лишь дату начала эксплуатации имущества, а в отношении конечного срока можно прописать, что имущество будет использоваться, пока стороны не придут к взаимному согласию прекратить его использование. Также в соглашении сразу определите, в каком порядке и какой сумме сотруднику будут возмещаться расходы.
|
|
|
Приложите к соглашению копию техпаспорта (при его наличии), также желателен документ, который подтвердит, что имущество принадлежит сотруднику именно на праве собственности. Например, это может быть договор купли-продажи. Ведь если имуществом сотрудник пользуется на другом законном основании, например арендует автомобиль или управляет им по доверенности, нельзя вести речь о выплате компенсации за такое имущество. Так считает Минфин России (письма от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629 и от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228).
Правда, есть судебные решения против такого подхода (постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 по делу № А12-2881/2012). Основание: ТК РФ не обязывает работодателя проверять наличие у сотрудника права собственности на используемое им имущество. Тем более в российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом.
Учитывая, что вопрос спорный и однозначной арбитражной практики нет, полагаем, если есть возможность, лучше придерживаться позиции Минфина. Как минимум это нужно делать при выплате компенсаций за использование автомобиля. Если же речь идет о другом имуществе, более простом, полагаем, документ о праве собственности не потребуется, хотя бы потому, что он в принципе не оформляется в отношении телефонов, компьютеров и т. п.
Как подтвердить, что сотрудник использует личное имущество в работе
Итак, вы дали согласие на то, что ваш сотрудник использует для служебных нужд свое личное имущество. Однако этого недостаточно, чтобы выплата компенсации считалась обоснованной. Еще нужно иметь подтверждение, что имущество сотрудник фактически эксплуатирует в рабочих целях.
|
|
|
Для этого прежде всего оформите приказ о выплате компенсации, в котором будет разъяснено, почему работнику приходится использовать личное имущество. Например, в виду отсутствия соответствующих средств у вас или их нехватки.
Также посмотрите содержание трудового договора с сотрудником, а если есть должностная инструкция — то и ее. В этих документах должны фигурировать обязанности сотрудника, которые предполагают использование такого имущества. Например, в трудовом договоре с сотрудником, использующим в служебных целях личный автомобиль, надо сделать указание на то, что работа имеет разъездной характер.
Кроме указанных документов, которые оформляются в самом начале, требуйте от работника по возможности непосредственные доказательства того, что он использует имущество. Так, если сотрудник эксплуатирует транспортное средство, нужны путевые листы и чеки на покупку горюче-смазочных материалов. О необходимости оформления путевых листов сказано, в частности, в письме Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6.
А если используется мобильный телефон, нужна детализация счетов или акт на услуги связи. Кстати, без данных документов не обойтись еще и потому, что согласно уже упомянутой статье 188 ТК РФ вы должны платить сотруднику не только за использование имущества, но и покрывать расходы, возникающие при использовании. Согласитесь, нельзя посчитать эти расходы, скажем, по автомобилю без путевых листов и чеков на ГСМ.
Размер компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях
Вы сами решаете, сколько платить за то, что сотрудник использует свое имущество в работе, и прописываете эту сумму в соглашении с сотрудником. Обратите внимание: речь идет не о компенсации конкретных расходов — стоимости бензина, оплаты телефонных разговоров, а о плате за тот факт, что для работы сотрудник использует личное имущество. При этом конкретные произведенные расходы можете компенсировать отдельно, на основании авансовых отчетов, составляемых работником. Здесь у вас свобода выбора, и трудовое законодательство какой-либо конкретной суммой размер компенсации не ограничивает. Есть нормы только для целей налогообложения, но об этом мы расскажем чуть ниже.
|
|
|
Однако подобная свобода в вопросах выбора размера компенсации еще не значит, что за использование и износ имущества вы можете назначать любые суммы. Так или иначе нужно исходить из принципов разумности, учитывать первоначальную стоимость имущества и скорость его износа.
Например, сотрудник будет постоянно использовать в работе недавно купленный им персональный компьютер. Сумму компенсации за использование можно посчитать исходя из цены имущества и нормативного срока его использования. Так, если стоимость компьютера составляет 27 000 руб., а срок использования — 5 лет, то можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 450 руб. (27 000 руб.: 60 мес.).
Если определить компенсацию в твердой сумме затруднительно, можете разработать порядок, согласно которому будете рассчитывать величину выплаты. Исходя из прописанного размера или порядка его определения, и выплачивайте компенсацию ежемесячно. А если возникает надобность увеличить размер выплаты, внесите в соглашение соответствующие изменения.
Что касается расходов, которые несет сотрудник при использовании имущества, то возмещайте их отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов и авансового отчета сотрудника. Информацию о порядке возмещения этих эксплуатационных расходов также включите в соглашение с работником.
|
|
|
