Главная | Обратная связь
МегаЛекции

Информационная система




«Отдел сбыта продукции предприятия»

Функции отдела сбыта

В качестве предметной области рассматриваются некоторые функции, выполняемые сотрудниками отдела сбыта предприятия в процессе:

а) планирования:

— отгрузки продукции в соответствии с договорами;

— сдачи цехами продукции на склад;

— поступления денежных средств за продажу продукции;

б) учета:

— фактически отгруженной продукции;

— фактически сданной цехами продукции на склад;

— поступления денежных средств, перечисленных в качестве предоплаты за заказанную продукцию;

в) анализа:

— корректности договоров на поставку продукции;

— выполнения цехами плана сдачи продукции на склад;

— текущего запаса продукции на складах;

— выполнения плана отгрузки;

— поступления предоплаты за заказанную продукцию.

Цель выполняемых функций

Перечисленные выше функции обеспечивают решение следующих основных задач, решаемых отделом сбыта продукции предприятия:

— согласование планов выпуска цехами продукции и планов;

— отгрузки продукции;

— постоянный контроль за состоянием запаса продукции на складах и за выполнением договорных обязательств предприятия;

— контроль оплаты заказчиками отгруженной и/или заказанной продукции;

— анализ выполнения годового финансового плана предприятия в части оплаты отгруженной и/или заказанной продукции.

Описание предметной области

Информация, циркулирующая в рассматриваемой предметной области, отображается в документах. Ниже (см. формы 1–10) приведены образцы документов и справочников (они адаптированы к условиям учебного процесса) и таблица «Описание реквизитов документов». Информация, содержащаяся в документах, разделяется на условно-постоянную и оперативную.

Наиболее традиционной является следующая форма построения документа:

1) заголовочная часть (наименование вида документа, регистрационный номер документа, постоянные реквизиты),

2) содержательная часть,

3) оформляемая часть (дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих информацию документа и придающих ему юридическую силу).

Варианты структуры содержательной части документов:

— анкетная форма (наименование и соответствующее значение реквизита документа);

— табличная форма (многострочная таблица с наименованием граф (колонок), наличием детальных и итоговых строк);

— комбинированная форма.

Условно- постоянная информация включает справочные данные о номенклатуре изделий, выпускаемых предприятием, о его цехах и складах, сведения о плательщиках (заказчиках). Эти данные отображаются в документах «Справочник товаров», «Справочник плательщиков», «Справочник цехов» и «Справочник складов» (см. формы 1–4).

Поскольку код товара, ИНН плательщика, номера цеха и склада в соответствии с ограничениями предметной области (см. подраздел 5.3) уникальны и неизменны, то они однозначно определяют остальные реквизиты в соответствующих документах (см. формы 1–4). Предполагается, что цена товара не меняется на протяжении срока действия договора на поставку товаров.

 

Оперативная информация включает следующие данные:

 

Форма 1 СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ
Kод товара Наименование товара Ед. изм. товара Цена за ед. измерения Нормативный запас Номер склада
           
           
           

 

Форма 2

СПРАВОЧНИК ПЛАТЕЛЬЩИКОВ

№ ИНН Наименование Адрес
     
     
     

 

Форма 3 Форма 4

СПРАВОЧНИК ЦЕХОВ СПРАВОЧНИК СКЛАДОВ

Номер цеха Наименование цеха
   
   
   
Номер склада Наименование склада
   
   
   

 

 

 

— планы выпуска продукции цехами предприятия,

— выставленные плательщикам счета,

— планируемые поставки товаров покупателям,

— оплата товаров покупателями,

— сдача цехами продукции на склады предприятия,

— отгрузка товаров получателям.

В зависимости от типа документа используется тот или иной термин из множества синонимов: покупатель, получатель, плательщик или заказчик.

Ниже приведены документы (см. формы 5–10) с оперативной информацией. Содержательная часть этих документов имеет комбинированную форму и состоит из двух частей — анкетной и табличной.

Данные о планах выпуска продукции цехами предприятии содержатся в документе «План выпуска продукции цехом» (форма 5). Содержательная часть этого документа в анкетной части включает номер и наименование цеха, а в табличной части — данные о планируемых к выпуску товарах по месяцам года. Номер цеха является уникальным для предприятия и однозначно определяет наименование цеха. Наименование товара является уникальным и однозначно определяет его единицу измерения. В соответствии с ограничениями предметной области один и тот же товар может выпускаться несколькими цехами. Каждый товар может выпускаться в различные месяцы. Следовательно, количество товаров по плану определяется совокупностью трех реквизитов: наименованием товара, номером цеха и месяцем выпуска.

Форма 5

 

ПЛАН ВЫПУСКА ПРОДУКЦИИ ЦЕХОМ №

 

 

 

(наименование цеха)

 

Наименование товара Ед. изм. Склад Месяц выпуска Количество по плану
         
         
         

 

Данные о счетах, выставленных плательщикам, содержатся в документе «Счет» (форма 6).

Содержательная часть этого документа в анкетной части включает номер счета поставщика, номер договора, на основании которого выписан счет, данные о плательщике и общую сумма счета. Номер счета в соответствии с ограничениями предметной области является уникальным для поставщика и однозначно определяет номер договора и дату выписки счета1. В табличной части счета приводятся данные о подлежащих оплате получателем по данному счету товарах.

Счет может содержать несколько наименований изделий. Один и тот же товар может быть поставлен по нескольким счетам. Поэтому количество оплачиваемого товара определяется двумя реквизитами: наименованием товара и номером счета.

Данные о планируемых поставках товаров покупателям содержатся в документе «Договор на поставку продукции» (форма 7). Реквизиты: построчные суммы в графе «Сумма» и «Общая сумма счета» — в БД не хранятся.

 

Форма 6

СЧЁТ №

 

 

 

Основание: Договор №     от «___» ___________200__г.

 

Поставщик: Плательщик:

 

Наименование _________ Наименование _________ Адрес: ________________ ИНН _________________
Адрес: ________________
ИНН _________________

 

Наименование товара Ед. изм. Цена ед. изм. Количество Сумма
         
         
         

 

Общая сумма счёта:_____________

Генеральный директор: /Фамилия И. О./

Главный бухгалтер: /Фамилия И. О./

 

Договор состоит из двух частей. В первой части приводятся номер договора, дата его составления, данные о поставщике и получателе и общая сумма договора. Номер договора является уникальным и однозначно определяет дату составления договора и ИНН получателя. Единица измерения и отпускная цена единицы измерения определяются наименованием товара.

 

Форма 7
ДОГОВОР №  

на поставку продукции

от «___» ___________200__г.

 

Поставщик_______________ Получатель  

(наименование поставщика) (наименование получателя)

заключили договор на период:

с «____» _____________200__г. по «____» ______________200__г.

Общая сумма договора составляет

________________________________________________

(сумма договора в ценах на момент заключения договора)

Адреса и реквизиты сторон:

 

Поставщик: Получатель:
___________________ ______________________ (почтовый индекс) ______________________ (город) № ИНН _______________
(почтовый индекс)
___________________
(город)
№ ИНН____________

 

СПЕЦИФИКАЦИЯ

на поставку товаров к договору №_____ от «____»_______ 200__г.

Поставщик_______________

Получатель_______________

 

Наименование товара Ед. изм. Месяц поставки Отпускная цена ед. изм. Количество Сумма
           
           
           

 

Поставщик _______________ Получатель _______________

(подпись) (подпись)

 

 

Табличную часть договора называют спецификацией. Спецификация также состоит из двух частей. В ней приводятся данные о поставляемых по данному договору товарах. Один и тот же товар может быть поставлен по нескольким договорам, а по одному и тому же договору — в нескольких месяцах. Поэтому количество поставляемого товара определяется совокупностью реквизитов: наименованием товара, номером договора и месяцем поставки. Очевидно, что единица измерения и отпускная цена определяются наименованием товара.

Данные об оплате товаров покупателями содержатся в документе «Платежное поручение» — ПП (см. форму 8).

В анкетной части ПП содержатся номер ПП, номер товарно-транспортной накладной (ТТН) или номер счета, дата составления документа и сведения о плательщике. Номер этого документа уникален только для плательщика и, следовательно, может повторяться у разных плательщиков. Для однозначной идентификации ПП в БД поставщика ПП должно ссылаться на номер конкретной ТТН или номер конкретного счета. Поэтому однозначное определение даты выписки ПП и ИНН плательщика осуществляется одновременно двумя реквизитами: номерами ПП и ТТН или номерами ПП и счета. Одной ТТН или одному счету может соответствовать несколько ПП. В табличной час ти ПП приводятся данные об оплачиваемых получателем по ПП товарах. Платежное поручение может содержать несколько наименований товаров. Один и тот же товар может быть указан в нескольких ПП, причем один и тот же номер ПП может повториться для разных ТТН (номеров счетов). Поэтому количество оплаченного товара определяется тремя реквизитами: наименованием товара, номерами ПП и ТТН (или номером счета). Единица измерения и цена единицы измерения определяются наименованием товара. Реквизиты «Сумма» и «Общая сумма платежа» в БД не хранятся.

 

Форма 8
ПЛАТЁЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ №  

 

Основание: (№ ТТН или № счета)     от «___» _________200__г.

 

Плательщик: Наименование _________ Адрес: ________________ ИНН _________________

 

Наименование товара Ед. изм. Цена ед. изм. Количество Сумма
         
         
         

 

Общая сумма платежа:______________

Генеральный директор:_____________________ /Фамилия И. О./

Главный бухгалтер:________________________ /Фамилия И. О./

 

 

Данные о сдаче цехами продукции на склады предприятия содержатся в документе «Цеховая накладная» (форма 9).

 

Форма 9
ЦЕХОВАЯ НАКЛАДНАЯ №  

 

от «___» ___________200__г.

 

Цех:      

(номер цеха) (наименование цеха)

 

Склад:      

(номер склада) (наименование склада)

 

Наименование товара Ед. изм. Количество
     
     
     

 

Отпустил_______________ Принял_______________

(подпись) (подпись)

 

 

В анкетной части этого документа содержатся его номер и дата выписки, номер и наименование цеха и склада. Номер этого документа уникален только для данного цеха и, следовательно, может повторяться в накладных разных цехов. Однозначная идентификация цеховой накладной в базе данных осуществляется указанием номера цеха. Поэтому однозначное определение реквизитов «Дата составления цеховой накладной» и «Номера склада» осуществляется одновременно двумя реквизитами: «Номер цеховой накладной» и «Номер цеха».

Очевидно, что наименование цеха определяется его номером, а наименование склада — номером склада. В табличной части цеховой накладной приводятся данные о товарах, сдаваемых на склад, и их количестве. Один и тот же товар может быть указан в нескольких цеховых накладных, причем один и тот же номер цеховой накладной может повториться для разных цехов. Поэтому количество сдаваемого на склад товара определяется тремя реквизитами: наименованием товара, номером цеховой накладной и номером цеха. Единица измерения определяется наименованием товара.

Данные об отгрузке товаров получателям содержатся в документе «Товарно-транспортная накладная» (форма 10).

Форма 10
ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ №  

 

Основание: Договор №»     от «___» ___________200__г.

 

Поставщик: Плательщик:

 

Наименование _________ Наименование _________ Адрес: ________________ ИНН _________________
Адрес: ________________
ИНН _________________

 

Наименование товара Ед. изм. Цена ед. изм. Количество Сумма
         
         
         

 

 

Общая сумма по накладной:_____________

Отпустил_______________ Принял_________________

(подпись) (подпись)

 

 

В анкетной части этого документа содержатся его номер и дата выписки, номер договора, сведения о получателе и общая сумма по накладной. Номер ТТН является уникальным для предприятия. Он определяет дату выписки ТТН, номер договора и общую сумму по накладной. ИНН получателя определяется номером договора, а наименование и адрес получателя — его ИНН. В табличной части ТТН приводятся данные об отгруженных по данной ТТН товарах. Один и тот же товар может быть указан в нескольких ТТН. Поэтому количество отгруженного товара определяется совокупностью двух реквизитов: наименованием товара и номером ТТН. Очевидно, что единица измерения и отпускная цена определяются наименованием товара.

В приведенных выше формах документов с нормативно-справочной и оперативной информацией жирной линией обведены реквизиты, значения которых должны храниться в БД СУБД. Эти значения вводятся с клавиатуры компьютера или выбираются из списков в экранных формах. Производные реквизиты: построчные суммы в графе «Сумма» (произведение цены на количество) и общая сумма (сумма произведений цены на количество во всех строках табличной части документа) подсчитываются автоматически в процессе ввода данных при помощи экранных форм и в БД не хранятся.

Реквизиты поставщика и фамилии ответственных лиц, подписывающих платежные документы, в БД не хранятся.

Ниже приведены рекомендуемые характеристики реквизитов документов предметной области. Проектировщик при необходимости может их изменить, а также добавить другие реквизиты.

 





©2015- 2017 megalektsii.ru Права всех материалов защищены законодательством РФ.