 |
Понятие электронного офиса. Программные средства, обеспечивающие функционирование ЭО. Техническая основа электронного офиса.
|
|
|
|
Понятие электронного офиса. Программные средства, обеспечивающие функционирование ЭО. Техническая основа электронного офиса.
2. 1. Основные задачи, решаемые системами документооборота.
2. 2. Общая классификация систем документооборота
2. 3. Обзор основных систем документооборота, представленных в России.
2. 4. Внешний электронный документооборот
2. 5. Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота
2. 1. Основные задачи, решаемые системами документооборота.
Электронный документооборот автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. Основные понятия электронного документооборота:
Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документ (ЭД) документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
|
|
|
Под электронным офисом понимают полноценное информационное предприятие, преобразующее исходную информацию с учетом имеющихся информационных ресурсов в информационный продукт.
Электронный офис - это организованная для достижения общей цели совокупность специалистов, средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их отношений, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов
Основные функции электронного офиса:
· общая обработка документов управления, установление их подлинности, и оформление;
· локальное хранение документов;
· обеспечение сквозного доступа к документам без их дублирования на бумаге;
· дистанционная и совместная работа служащих над документом;
· поддержка общения без отрыва от рабочего места;
· электронная почта;
· персональная обработка данных;
· составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов;
· обмен информацией между базами данных; ввод данных или форм и веление персональных баз данных;
· генерация отчетов по обработке данных;
· управление ресурсами;
· контроль исполнения;
· управление личным временем;
· контроль автоматической корреспонденции;
· передача данных;
· обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;
· обеспечение стилистического качества документов;
· моделирование решений и имитация их принятия;
· информационная поддержка принятия решений;
· создание адаптируемых АРМ;
· обмен локальной и персонализированной информацией;
· служба видеотекста;
· обмен и интеграция программных средств;
· перенос документов с одного носителя на другой:
· полиграфическое оформление документов;
· групповой контакт через терминалы.
|
|
|
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:
- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.
Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление " горячих точек" в деятельности).
- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
- исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
|
|
|
