 |
Выражения, объясняющие мотивы
|
|
|
|
· В порядке оказания технической помощи...
· В связи с тяжелым положением...
· В связи с проведением совместных работ...
· В соответствии с письмом заказчика...
· В соответствии с протоколом...
· В целях усиления охраны государственного имущества...
· В ответ на вашу просьбу...
· В подтверждение нашего телефонного разговора...
· В подтверждение нашей договоренности...
· Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (...вашу телеграмму от 13 июля, заказываем...)
· На основании + существительное в родительном падеже (...Торгового соглашения между Россией и Германией...)
· В ответ на + существительное в винительном падеже (...ваш запрос от 20 января 2000 г. предлагаем...)
Отправка документов или материальных ценностей
· Направляем... (...чертежи сборки машин...)
· Высылаем... (...подписанный с нашей стороны договор...)
· Посылаем... (...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...)
Подтверждение
· Подтверждаем... (...получение спецификаций на...)
· С благодарностью подтверждаем.. (получение Вашего заказа и приступаем к его выполнение)
· Завод "Прогресс" подтверждает... (...условия поставки оборудования...)
Напоминание
· Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...;...в соответствии с... вы должны...)
· Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...;срок представления рукописи истекает...)
Извещение
· Сообщаем, что... (к сожалению, не можем вам выслать...;задержка в отгрузке произошла в связи с...)
· Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода приняло решение...;...ваше предложение принято...)
Предложение
· Мы можем предложить вам... (...автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2001 г....)
|
|
|
· Предлагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...)
· Мы можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с... по...)
Приглашение
· Приглашаем... (...представителя вашего предприятия посетить...;...Вас принять участие в обсуждении проекта...)
· Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...)
Отказ и отклонение предложения (проекта)
· Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...
· Присланный вами проект... нами не может быть утвержден по следующим причинам:...
Интерпретация собственной позиции
· Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
· Возражений против конструкции не имеем.
· Мы не можем поставить вам...
Интерпретация действий другой стороны
· Совершенно необъяснимо, почему ваш завод задерживает высылку пресс-форм...
· Данные вами обещания не выполняются. Такая задержка может привести...
Заключительные слова
· Убедительно просим вас не задерживать ответ...
· Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку)...
· Надеемся, что наша просьба будет выполнена
· С уважением (подпись)
· ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА
Информационное письмо ставит своей задачей
· своевременное оповещение адресата (другой организации или заинтересованных лиц) о произошедшем событии или свершившемся факте.
· с целью рекламы деятельности отдельных организаций.
· Информационные письма констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.
· Объем информационного письма может меняться от одного предложения до сообщения, занимающего несколько страниц.
· В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. В зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Часто для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
|
|
|
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
(извещение, уведомление)
· готовится при необходимости информирования о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес для отправителя и адресата.
· Примером таких писем являются: сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.
· Может быть отправлено из вежливости, в знак благодарности за скорый ответ, как выражение готовности к сотрудничеству и т. п.;
Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.
Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:
В ответ на Ваше письмо...
В дополнение к нашему письму...
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
На основании устной договоренности...
Согласно Вашей просьбе...
Согласно протоколу о взаимных поставках...
Для согласования(решения) спорных вопросов...
Для согласования вопросов участия...
В целях безопасности прохождения груза...
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам...
В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа.
Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).
Ключевая фраза письма имеет вид:
Сообщаем, что...
Извещаем...
Уведомляем...
Информируем...
Ставим Вас в известность, что...
Считаем необходимым поставить Вас в известность о...
Доводим до Вашего сведения, что...
Нам приятно сообщить (Вам), что...
|
|
|
Имеем честь сообщить (Вам), что...
С радостью сообщаем (Вам) о...
· Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:
ООО "Престиж" уведомляет Вас о том, что...
ОАО "Максимум" информирует партнеров (клиентов) о...
Заключительная часть выраженная комплиментом.
ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ
· направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п.
· может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
· Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.
· Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.
· В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола "подтверждать". Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.
При подтверждении получения документа, письма, товаров и т. п. в письме используются стандартные выражения:
Мы получили ваши письма от...
Ваше письмо от... получено нами
Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от...
(Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (... нового прейскуранта)
Подтверждаем получение документов на Ваши условия поставки...
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...
ОАО "Логос" подтверждает получение товаров...
При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки заказа и т. п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие формулировки:
Подтверждаем...
Посылаем Вам наше подтверждение...
С удовлетворением подтверждаем...
Фирма "Орион" подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с... и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны
Объединение "Петросервис" не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи. Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...
|
|
|
ПИСЬМО-ЗАЯВЛЕНИЕ
· не следует путать с обычными заявлениями, широко распространенными при ведении внутренней переписки (документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения).
· имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора письма (организации-отправителя) по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к сути вопроса и порядку разрешения). Письмо-заявление позволяет подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества, определить пути выхода из спорной или конфликтной ситуации.
Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление по конкретному поводу (к примеру, в поддержку делового партнера).
Композиция и структура таких писем аналогична стандартным
1. Во вводной части письма в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины, вызвавшие необходимость подготовки письма-заявления.
Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:
Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями,...;
Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия,...;
Исходя из долговременных интересов корпорации...;
Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами,...;
...официально заявляю (заявляем) следующее...;
...исходим из необходимости заявить о...;
...о намерении руководства...
...о планах предприятия...
...имею (имеем) честь сделать следующее заявление...
...относительно...
...в связи с..
...касающееся...
...по поводу...
Стандартным началом письма-завления может быть также фраза "Настоящим посланием (письмом) заявляем (заявляю) о..."
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
2. Заключительная часть также может включать в себя одну из стандартных формулировок, например:
Прошу (Просим) принять данное заявление к сведению для....
Направляем Вам документы...
подтверждающие...
свидетельствующие... и т. п.
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ
(письмо-предупреждение)
Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства.
· следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.
|
|
|
· может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка "вторично".
· Отличительными особенностями письма-напоминания являются:
- ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т.
- более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
- информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и нанапоминание так и не последует соответствующей реакции.
· состоит из двух частей:
1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:
Напоминая о сроках...;
Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание...;
Настоящим письмом напоминаем (педупреждаем)...
Считаем необходимым уведомить...
Полагаем настоятельно необходимым напомнить...
Вынуждены официально предупредить...
Настоящее напоминание имеет целью...
Напоминая об этом, просим...;
Напоминаем, что...
...согласно договору... Ваше предприятие должно...;
...Ваша задолженность по оплате... составляет...;
...срок оплаты... истекает...
...в соответствии с... Вы должны... и т. п.
Несмотря на неоднократные напоминания...;
...Ваша фирма до сих пор не представила...;
...мы до сих пор не получили... и т. п.
2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:
Просим в...-дневный срок подтвердить...
Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на...
Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для...
Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания...
Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание...
Предлагаем Вам закончить предусмотренные... работы к...;
Вынуждены вынести Вашей организации официальное предупреждение в связи...
При неполучении Вашего ответа...
... продукция будет отправлена другим потребителям...
... Ваш заказ будет аннулирован... и т. п.
... в противном случае мы будем вынуждены...
... подать на Вас иск...
... передать... на рассмотрение суда... и т. п.
РЕКЛАМНО-ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
предназначены для презентации какой-либо продукции, организации, персоны (в порядке саморекламы).
· обращено к публике и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По этой причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.
Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь случаем, обращаем ваше внимание на...». Кроме этой, возможны и следующие формулировки:
Мы хотели бы привлечь ваше внимание к...;
Поводом для этого письма является...;
Прошу рассматривать данное письмо как..
Это событие представляет большое значение для...
Предстоящие мероприятие, несомненно, должно привлечь ваше внимание к...
Главными достоинствами...
Ваша поддержка будет крайне желательной...
Ваш выбор может иметь решающее значения для исхода...
При изложении соответствующей информации следует привлечь внимание адресата к наиболее важным преимуществам, описанным в послании.
· В заключение необходимо побудить адресата к действию - допустим, к получению дополнительной информации или к непосредственному участию в чем-либо. Обычно презентационное письмо имеет приложение - в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п.
· Часто допускаемой ошибкой в презентационных письмах является написание местоимения "Вы", "Ваш" с прописной буквы. Такое написание допустимо лишь в случае обращения к одному конкретному лицу в официальных или личных сообщениях. Во всех остальных случаях используется строчное написание местоимения вы, ваш и т. д.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
· предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.
· адресуются организации или отдельному лицу.
· Слово " гарантия" вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию.
· Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п.
· Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.
· отличают ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: " Настоящим письмом гарантирую...".
В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: " Оплату гарантируем" или "Своевременную и полную оплату гарантирую ".
Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика. Такое письмо обязательно имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера и скрепляется печатью организации.
В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:
Гарантируем, (что)...
Фирма "Партнер" гарантирует...
Оплату гарантируем...
Настоящим гарантируем...
ПИСЬМО-ЗАПРОС
Документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу.
· Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:
1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
· причина обращения
В связи с неполучением счета-фактуры...;
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...;
Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.
· цель обращения
В целях скорейшего решения вопроса...;
В целях безопасности прохождения груза...;
Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.
· ссылки на основание для обращения
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...;
На основании нашего телефонного разговора...;
Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.
При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.
2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата.
· Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки...;
Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку...;
Мы будем признательны, если...;
Не откажите в любезности сообщить нам о...;
Прошу Вас выслать образцы материалов... и т. п.
Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому такие письма часто завершаются фразой, указывающей на желательный срок ответа, например:
С нетерпением ждем Вашего письма.
Просим ответить по возможности скорее.
Просим ответить в двухнедельный срок.
Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.
ПИСЬМО-ОТВЕТ
· выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу.
· обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему.
· В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
· повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к... сообщаем..., В ответ на Ваш запрос о... направляем...;
· изложение информации по запросу.
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
· повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
· аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
· констатация отказа или отклонения предложения.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма.
Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос...; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия..., К глубокому сожалению, проблемы с... не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время... и т. п.
При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
· о принятии запроса к рассмотрению;
· о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
· об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
· об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В таком случае при составлении письма ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:
Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар...;
Идя навстречу Вашим пожеланиям...;
Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если...;
К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако...;
Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что...;
Учитывая Ваши соображения по данному вопросу...;
Надеемся, Вас заинтересует наше предложение...;
ПИСЬМО-ПРОСЬБА
· это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных
Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
· причина обращения
В связи с неполучением...;
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...;
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...;
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...;
Ввиду задержки получения груза...;
Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.
Цель обращения
В целях выполнения распоряжения...;
В целях скорейшего решения вопроса...;
Для согласования вопросов...;
В целях обеспечения безопасности прохождения груза...;
Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п
|
|
|
